檔案整理服務公司外包服務是怎么定義的呢？企業(yè)或者政府單位等機構將所有需要整理的各種類型的檔案全部外包給專業(yè)的檔案外包服務商去做這些工作，由外包商對檔案進行必要的排序整理并予以整體優(yōu)化部署等工作，客戶只需與外包商緊密聯(lián)系，在工作中及時溝通問題解決問題，并以雙方約定的方式向外包商支付費用，總之，專業(yè)的流程性整理工作會更加便于檔案的查詢，檔案歸檔的規(guī)范性。

　　檔案局制定并下發(fā)《關于促進檔案服務業(yè)健康發(fā)展的意見》，也開展了檔案服務企業(yè)信用評價，對檔案服務業(yè)的健康發(fā)展起到一定的促進作用。

　　《檔案服務外包工作規(guī)范第3部分：檔案管理咨詢服務》（DA/T 68.3—2020，以下簡稱《規(guī)范》）規(guī)定了檔案管理咨詢服務外包相關方的工作，包括檔案管理咨詢服務內容、發(fā)包方工作規(guī)范、承包方工作規(guī)范、工作流程、信用評價與質量監(jiān)督等要求，適用于機關、團體、企事業(yè)單位及其他組織開展檔案管理咨詢服務外包工作。《規(guī)范》由國家檔案局于2020年5月18日發(fā)布，2020年6月1日起正式實施。

　　制定背景

　　隨著經濟高速發(fā)展和政府職能轉換，在提倡政府購買服務、政府數字轉型和發(fā)展檔案事業(yè)大數據的背景下，檔案服務外包的社會需求迅速增長,提供檔案服務的檔案整理服務公司也應運而生并快速發(fā)展。

　　但是，由于缺乏統(tǒng)一的標準規(guī)范，發(fā)包單位對檔案服務外包項目放任自流，沒有承擔應承擔的責任；承包方服務無標準操作依據，實施流程不規(guī)范，造成服務質量參差不齊。服務過程中產生的材料未及時歸檔，服務成果的權益、保密要求、知識產權等容易被忽視。

　　檔案管理咨詢服務作為檔案服務外包中除整理、數字化和寄存等類別外的一項十分重要的外包服務，不僅可以彌補檔案行政管理部門業(yè)務指導力量不足的情況，輔助其為社會提供相對較為專業(yè)的檔案管理工作指導，還可以從基礎性和決策性上保證檔案管理工作符合檔案事業(yè)發(fā)展的要求。

　　隨著《檔案服務外包工作規(guī)范第1部分：總則》（DA/T 68.1—2020，以下簡稱《總則》）的發(fā)布，檔案管理咨詢服務外包工作被正式明確提出，不再依附于整理和數字化等檔案服務工作中。因此，檔案管理咨詢服務外包的工作規(guī)范的出臺，顯得尤為重要。

　　編制思路及特點

　　編制思路

　　《規(guī)范》從檔案管理咨詢服務內容、發(fā)包方工作規(guī)范、承包方工作規(guī)范、咨詢服務工作流程、信用評價與質量監(jiān)督五大方面對咨詢服務外包進行了全過程規(guī)定，可為機關、團體、企事業(yè)單位及其他組織開展檔案管理咨詢服務外包工作提供參考依據。

　　《規(guī)范》的制定將作為指導各檔案服務業(yè)機構開展檔案管理咨詢服務的依據，規(guī)范檔案管理咨詢服務項目開展，提高檔案服務業(yè)服務水平和服務質量，實現(xiàn)檔案服務業(yè)服務能力新提升。

　　特點

　　一是依法依規(guī)起草《規(guī)范》條文。嚴格遵循國家和檔案行政管理部門頒布的法律、法規(guī)、規(guī)章和規(guī)范性文件起草標準條文，使該標準提出的各項條款合法合規(guī)。

　　二是著眼于管理流程的規(guī)范性。為發(fā)包方、承包方列出了檔案咨詢服務工作具體內容和工作規(guī)范，并將咨詢服務工作流程細化，為各方提供了可操作性的依據。

　　三是提供服務質量監(jiān)督途徑。對承包方提供的檔案管理咨詢服務外包工作進行評價和服務成果進行質量監(jiān)督，建立企業(yè)信用評價檔案。

　　主要內容解讀

　　定義

　　《規(guī)范》不僅對檔案管理咨詢、檔案管理咨詢服務機構的定義進行了明確，還對從事檔案管理咨詢服務的人員及能力要求進行明確。

　　1、檔案管理咨詢

　　《規(guī)范》定義為：承包方受發(fā)包方委托，運用先進的管理思想、科學方法和技術手段，通過調查、研究、分析為發(fā)包方提供檔案工作體系設計、檔案管理方案設計、檔案信息開發(fā)利用方案設計、檔案信息化方案設計、檔案外包服務項目方案設計、檔案科研、檔案工作用房建設咨詢、檔案工作評估、檔案培訓等服務的行為。該定義清楚地將檔案管理咨詢與檔案整理、保管等區(qū)分開來，界定了業(yè)務邊界。

　　2、檔案管理咨詢服務機構

　　《規(guī)范》定義為:依法設立、提供檔案管理咨詢服務、實行獨立核算的社會組織。該定義明確規(guī)定約束的對象為社會組織，而非個人。也就是說，個人提供的咨詢，無論口頭的，還是書面的，都屬于個人行為，不適用于該標準的操作規(guī)則。

　　3、項目經理

　　《規(guī)范》定義為：檔案管理咨詢服務機構派出的，對整個項目策劃、實施進行全面管控的管理人員。明確了提供咨詢服務的人員屬性，必須是由檔案管理咨詢服務機構派出的，能夠對整個項目策劃、實施進行全面管控的管理人員。

　　4、咨詢員

　　《規(guī)范》定義為：檔案管理咨詢服務機構派出的，在項目經理領導下具體承擔咨詢工作的人員；明確了實施咨詢服務全過程人員的工作隸屬屬性。

　　檔案管理咨詢服務內容

　　《規(guī)范》結合目前市場上的需求和未來可能衍生的項目，對咨詢服務的內容作了說明，以供參考?！兑?guī)范》明確咨詢服務的內容是技術咨詢而非技術實施：如《規(guī)范》中羅列的關于檔案工作體系設計服務，是指為發(fā)包方提供檔案工作戰(zhàn)略規(guī)劃編制、檔案工作機制策劃、檔案管理制度和業(yè)務規(guī)范編制、檔案工作流程設計等服務的行為。

　　明確發(fā)包方建立檔案工作體系所需的內容和承包方應提供相應的內容。又如《規(guī)范》中關于檔案管理方案設計服務，是指為發(fā)包方提供文件資料的收集、整理、鑒定、保管、查詢、統(tǒng)計等管理方案咨詢服務的行為，與早前市場上統(tǒng)稱的檔案整理咨詢服務作了清楚的界定。

　　發(fā)包方工作規(guī)范和承包方工作規(guī)范

　　《規(guī)范》在遵循《總則》的基礎上，歸納出檔案咨詢服務工作的特點，對發(fā)包方和承包方的工作提出了應承擔的責任和應履行的義務。

　　《規(guī)范》要求，項目的確定是發(fā)包方應遵循國家法律法規(guī)、有關工作標準等規(guī)定，在項目發(fā)包前，對檔案管理咨詢的需求進行信息敏感性評估，確定咨詢服務外包的范圍、內容，明確涉密或敏感信息項目的服務外包承包方須持有涉密資質等特殊要求，編制科學、合理、可行、標的明確的招標文件。無須對外招標的項目參照該部分執(zhí)行。

　　《規(guī)范》要求，在合同執(zhí)行與監(jiān)督中，對于檔案咨詢服務成果的權益，就應在合同中明確。有利于行業(yè)的健康發(fā)展，有利于孵化優(yōu)質的檔案管理咨詢服務機構。

　　《規(guī)范》明確承包方應以發(fā)包方需求為中心，在咨詢服務流程中按照PDCA（計劃—實施—評估—改進）循環(huán)執(zhí)行，持續(xù)提升服務質量和用戶滿意度。對應到工作流程中，就是要實現(xiàn)全過程管理并持續(xù)改進。

　　《規(guī)范》還對承包方的服務能力建設十分看重，從5個維度對承包方的服務能力提了最基礎的要求：

　　一是承包方應依法取得法人資格，并具有檔案管理咨詢相關業(yè)務范圍的資質。

　　二是在開展檔案管理咨詢服務之前，承包方應根據發(fā)包方的實際需求進行調查研究，明確完成目標所需的人員、時間、技術、設備、制度等條件。

　　三是承包方應與員工簽訂安全保密協(xié)議，履行用人單位管理義務，維護檔案安全。四是承包方應根據項目需要，配備具有相應知識水平、工作經驗和業(yè)務能力的項目經理和咨詢員，并保證項目團隊成員在服務過程中的穩(wěn)定性。五是承包方應組織項目人員參加檔案管理崗位培訓、繼續(xù)教育和相應業(yè)務培訓，不斷提升服務能力。

　　工作流程

　　工作流程是《規(guī)范》的核心，從洽談到簽訂合同再到項目實施、工作開展、項目驗收、后續(xù)工作，《規(guī)范》對服務的全過程進行了描述，步驟清晰、要求明確，具有可操作性又不失靈活。

　　《規(guī)范》提出發(fā)包方與承包方通過商務洽談明確咨詢服務的目的、內容和需求的，承包方根據洽談結果制定咨詢服務建議方案，基本確定服務目標、范圍、工作方法和計劃、人員及費用等應在合同體現(xiàn)出來的內容。

　　《規(guī)范》明確合同簽訂可按照相關法律法規(guī)或參照《總則》中的模板來簽訂合同。

　　為更好地開展檔案管理咨詢服務，《規(guī)范》提出項目實施應分為兩個步驟，第一個是工作準備，第二個是工作開展。

　　項目實施正常情況下都應在簽訂合同之后，若遇到特殊情況，可由發(fā)包方和承包方協(xié)商確定，但在項目實施之前，首先應做好工作準備，實施前承包方應成立項目組，確定項目經理和咨詢員，明確職責、服務內容、進度和要求，還要與發(fā)包方確定工作場所，配備相應設施，制定服務細則。

　　準備工作完成后，承包方咨詢服務團隊的人員務必開展實際調研。根據服務的內容，經調研分析設計，形成相應的咨詢成果。

　　成果的形式不局限于《規(guī)范》中羅列的3項。承包方提交的初步成果由發(fā)包方進行審定，審定依據主要是合同條款，審定方式可由發(fā)包方組織確定，最后的審定應形成書面意見給到承包方，承包方再次改進，并提交改進后的成果。

　　《規(guī)范》規(guī)定，項目驗收分為項目自評和項目驗收。自評是項目完工后，承包方對項目成果進行自評，形成咨詢服務工作總結報告，報告內容至少應包括項目概況、合同變更與履行情況、項目成果統(tǒng)計表、經驗與存在問題總結、后續(xù)改進對策等。

　　驗收是根據合同約定，發(fā)包方應組織相關部門或專家組對成果的技術指標、可行性、效果質量等方面進行驗收，出具驗收報告。

　　后續(xù)工作，費用核算明確發(fā)包方是根據項目合同、驗收報告等進行結算并支付服務費用。一次咨詢服務完成的材料，承包方最好能及時歸檔，不僅有利于承包方形成相對完善的檔案咨詢服務經驗，更有利于承包方回看回查、總結、改善和提高。最后對發(fā)包方進行回訪，總結項目情況并持續(xù)改進

　　信用評價與質量監(jiān)督

　　《規(guī)范》從信用評價、服務質量監(jiān)督和服務質量投訴3個方面給出了參考意見，都可為承包方選擇發(fā)包方提供擇優(yōu)的依據?！兑?guī)范》將《檔案管理咨詢服務評價意見》《受理投訴登記表》作為附錄，建立相對統(tǒng)一的評價標準，方便發(fā)包方對承包方進行有效的選擇。