檔案整理數字化，指的就是對傳統(tǒng)的檔案實體進行處理，利用各類現代信息技術手段對其進行加工處理，將其轉換為以二進制形式存儲在特定的計算機檔案管理系統(tǒng)內的數字化檔案的過程。其中，檔案整理可以為檔案數字化奠定良好的基礎。隨著網絡的不斷發(fā)展，數字化已經深入到我們生活的各個角落，而檔案整理數字化更是成為了很多國企事業(yè)單位不可忽視的工作。檔案整理數字化，簡而言之，就是將傳統(tǒng)的紙質檔案轉化到數字載體上，以便于存儲、查詢和管理。

　　檔案整理數字化的優(yōu)勢顯而易見。數字化檔案可以大大節(jié)省存儲空間。紙質檔案需要大量的物理空間來存放，而數字檔案則只需占用硬盤u盤、服務器或云端的虛擬空間，大大節(jié)省了成本。并且數字化檔案查詢更為便捷。通過檔案管理系統(tǒng)，我們可以迅速找到所需的檔案，提高了工作效率。另外數字化檔案更易于備份和恢復，避免了因自然災害或人為因素導致的檔案損失。新昌縣是中國浙江省紹興市下轄縣，位于浙江東部、紹興東南部。

　　新昌檔案整理數字化

　　新昌檔案整理數字化的具體內容：

　　基本操作流程介紹：

　　1.檔案整理：對檔案進行拆分、檔號核實等檔案準備的前處理工作。

　　2.檔案掃描：采用專業(yè)當掃描軟件，使用掃描儀對檔案進行掃描。

　　3.圖像修正：檢查所掃描圖像的質量，特別是檢查圖像是否清晰、有無缺頁、影像方向是否正確。

　　4.文件命名：嚴格按照《文書檔案目錄數據交換格式與著錄細則》中檔號的命名規(guī)則對生成的圖像信息以相應的檔號進行命名。

　　5.數據對接：建立目錄數據和檔案圖像之間的一一對應關系。

　　6.數據校對：對掃描的圖像與相應數據信息鏈接的準確性進行檢查。

　　7.刻錄光盤：將掃描的圖像和相關的信息及時地刻錄到光盤上，一式三份，異地保存。

　　8.檔案還原：將拆分掃描的紙質檔案重新裝訂，恢復其原貌。

　　新昌檔案整理數字化的操作規(guī)范要求：

　　(一)檔案整理

　　1.必須逐卷、逐份驗收和檢查，檔案以全宗為單位分類組成案卷，案卷按順序編號，且有根據相應數據要求所建的目錄。無關和重復的文件要剔除，有正式件的文件不掃描原稿。

　　2.對影響掃描質量的裝訂物(如訂書釘、別針、其他固定器具)、裝訂線要先拆除，拆除原件的裝訂物時應注意保護原件。如拆除后不能復原的珍貴原件，應請示主管部門再決定是否拆除。

　　3.破損嚴重、無法進行掃描的原件要先進行修復;折皺不平影響掃描的原件應先用電熨斗熨平或壓平后再進行掃描。

　　(二)檔案掃描

　　1.認真無漏填寫紙質檔案前處理、掃描交接單。

　　2.對每份文件的每頁進行糾偏處理，其左右歪斜偏差小2度。

　　3.對橫向排放的頁面進行左右旋轉90或270度處理，以符合閱讀習慣。

　　4.對于除文字內容外，紙張邊界內有個別較大的黑點、黑線條、黑框、黑邊時進行去黑處理。

　　5.掃描過程中因操作原因或紙張質量引起的卡紙而導致的紙張破損或斷裂時，應盡可能按原縫隙粘貼好，再用平板掃描儀掃描。

　　6.每一案卷紙質檔案掃描完后，掃描人員應核對案卷內每一文件的實際掃描張數與前處理人員填寫的文件張數是否一致，不一致時應在備注欄填寫具體原因或向現場管理人員詢問。

　　7.A4寬幅單面掃描儀快速掃描雙面文檔并正確排序的使用方法。

　　先將全部正面掃描并保存后，再將全部反面掃描(中間的白頁也要掃描)。排序時每次將最后一頁依次在雙數頁前插入即可，直到最大頁碼數減2為止。最后將文檔中的空白頁刪除。在實際操作過程中，當全部頁數少于21時可用縮略圖中剪切與粘貼功能;當全部頁數大于21時可用CTRL+E和數字鍵實現快速排序;最后將空白頁刪除。

　　8.R、G、B顏色過濾及其應用支持紅、綠、蘭三色過濾的掃描儀可以分別將紙張上的三種顏色之一過濾(不掃描)，設置參數時應根據紙張的顏色選擇過濾或不過濾。例如：紙張上的紅色表格、表框、紅頭文件時不能選擇過濾，當紅底黑字時就要選擇紅色過濾。

　　9.紙張底色較淺，字跡較深、黑、明顯(如毛筆字、碳素墨水字等)時其明暗度應設為默認值(0);當紙面上有較多的表格時，為了達到較好的效果應適當提高明暗度參數值(推薦10-20)。

　　10.紙張底色較淺，字跡較淺、淡、不明顯（如復寫紙復寫過和字、藍色墨水、圓珠筆、鉛筆字等）時應適當提高明暗度參數值(推薦20-30，或者40-50)。