進入二十一世紀，隨著信息化時代的到來，電腦的廣泛普及和應用，咸陽檔案整理服務公司辦公方式也由傳統(tǒng)的手工為主轉變?yōu)橐杂嬎銠C為主的自動化時代，文件的起草和修改大都是以電腦設備為主，即使有手動修改，隨后也會在電子文件上及時改動，打印出的文件定稿也就不再留下修改痕跡。

　　近幾年，為優(yōu)化發(fā)展環(huán)境，整合機構職能，推進政府部門高效有序運行，打造精簡高效政務生態(tài)，更好地服務人民群眾和經濟社會各項事業(yè)發(fā)展，各級黨委政府提出“一次辦好”“全程網辦”“一網通辦”等工作目標，政府部門進行職能整合，推進政務辦理過程中的“流程再造”，這既是推進國家治理體系和治理能力現代化建設的重要舉措，企業(yè)和人民群眾更是大受裨益。

　　咸陽檔案整理服務公司認為在歸檔文件整理中幾個重要環(huán)節(jié)也需進行“流程再造”，通過流程再造、守正出新，不斷優(yōu)化整理操作過程，節(jié)約人力和管理成本，推進歸檔文件整理工作的高效有序運行，同時又利于檔案的安全保管和開發(fā)利用。

　　沒有修改痕跡的定稿不用保存

　　《歸檔文件整理規(guī)則(DA/T 22—2015)》（以下簡稱規(guī)則）規(guī)定，文件正本與定稿為一件。在歸檔文件整理工作中，單位發(fā)文一般是將正文、定稿加發(fā)文稿紙（即文件簽發(fā)單）三者作為一個整理單位進行整理。

　　這種規(guī)定和傳統(tǒng)的檔案整理立卷方式一脈相承，主要是基于檔案的憑證價值做出的具體規(guī)定，體現檔案的原始記錄性。在計算機沒有普及之前，起草公文都是以手寫為主，由于歷次修改都會留下改動的痕跡，整理歸檔時保存的最后一次修改稿即定稿，為的是和正文相互佐證，領導簽發(fā)大多也是在定稿首頁進行簽字，保存定稿完全是有必要的。

　　這樣的定稿除了沒有紅頭和公章，內容與正文完全一致，領導簽發(fā)和辦文流程都在發(fā)文稿紙上體現，定稿上面不再保留修改和簽字痕跡，也就不具備憑證屬性，這樣就失去了它的保存價值。

　　加之機關事業(yè)單位檔案人員流動性較強，業(yè)務基礎不夠扎實，在歸檔文件整理時對檔案價值鑒定存在一定誤區(qū)，導致對文件定稿在認識上存有模糊概念，在整理歸檔時，不是將最后一版保留有修改痕跡的一稿當作定稿保存，多是將用電腦修改完畢后直接打印出來，沒有保留任何修改痕跡的最后一次修改稿當作定稿，放在正文和發(fā)文稿紙之后當作一個整理單位進行歸檔，這樣的定稿不但沒有保存價值，還為整理工作和今后保管，以及數字化加工都會造成很大人力和資金上的浪費。

　　為改變這種情況，在近幾年的市直部門單位歸檔文件集中整理工作中，我們采取先培訓后整理的方式，首先就整理歸檔常見問題進行講解說明，特別將歸檔文件的齊全完整作為重點，既強調定稿歸檔的重要性，又指出沒有任何修改痕跡的定稿可以不用保存，以后工作中，注意將保留有修改痕跡的最后一次修改稿當作定稿進行收集，一并整理歸檔，保持歸檔文件的完整性，體現檔案的原始記錄性，也就是憑證價值。這樣就將沒有修改痕跡的定稿排除在外，既節(jié)約了檔案人員的整理時間，也節(jié)約了今后數字化加工和庫房、裝具、設施等管理費用，在源頭上保證了館（室）藏檔案的進一步優(yōu)化。

　　文件處理單可以放在正文之后

　　按照規(guī)則，收文的組件原則應是文件處理單在前，正文在后，體現收文的辦理過程和辦理結果。同時規(guī)定，紙質歸檔文件應以件為單位編寫頁碼，頁碼應逐頁編制，分別標注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置，最后將一件收文的總頁數填寫在歸檔章“頁數”一欄。這種填寫頁碼的規(guī)定是非常有必要的，使每件歸檔文件都有一個總頁數，對以后的管理、利用、統(tǒng)計、鑒定等都將起到重要的輔助作用，如有缺頁情況也便一目了然，檔案的安全同時得到保障，這也是新規(guī)則的亮點之一。

　　一件收文的頁碼編寫應從文件處理單開始，然后是正文，兩者頁碼相加就是一件收文的總頁數。按照正常的行文規(guī)范，正文上面都有一個獨立的頁碼編號，也就是原始頁碼。這樣的編號規(guī)則就使正文出現了兩個頁碼，一個是原始頁碼，一個是歸檔頁碼，只是標注位置不同。收文整理時，檔案工作人員要對正文進行重新編寫頁碼，僅此一項工作就需要大量的工作時間，一些收文較多的機關單位，工作量更是繁重。

　　在歸檔文件整理時，如果我們調整一下收文的排序，這種問題就會迎刃而解。也就是將正文排列在前，文件處理單排列在后，這樣編寫頁碼的時候就從正文開始，然后是文件處理單，我們可以借用正文的原始頁碼，只須順延標注文件處理單頁碼即可。

　　無論正文在前，還是文件處理單在前，正文和文件處理單都是一個整理和保管單位，對其完整性和保管利用不會造成任何影響。這樣不但使歸檔文件頁碼顯得整齊劃一，既保持了歸檔文件的完整性，更為關鍵的是節(jié)約了檔案人員大量的重復勞動，提高了工作效率，節(jié)約了人力成本。

　　保管期限30年的不要使用不銹鋼釘裝訂

　　規(guī)則的實施，順適應了信息時代的變化和要求，簡化了整理，深化了檢索，這也是立卷制度改革的成功之處。文書檔案的整理方式實現了傳統(tǒng)的以“卷”為單位到以“件”為單位的轉變，檔案的裝訂方式也由以“卷”為單位變成以“件”為單位進行。

　　《歸檔文件整理規(guī)則》實施二十年來，在工作實踐中，基層檔案部門形成的永久保管期限的歸檔文件大都按要求實現了線裝，但也發(fā)現有些單位保管期限為30年的歸檔文件有使用不銹鋼釘裝訂的情況，這樣裝訂比“三孔一線”或“直角裝訂”更加簡便，也能夠提高工作效率。按照規(guī)則要求，定期保管且需要移交進館的歸檔文件，宜采取線裝法裝訂，使用不銹鋼訂書釘或漿糊裝訂的，裝訂材料應滿足歸檔文件長期保存的需要。

　　這里規(guī)定的定期保管且需要移交進館的指的就是保管期限為30年的歸檔文件，按照規(guī)則其在整理的時候是可以采用不銹鋼釘裝訂的。筆者認為定期保管為10年的歸檔文件可以采用不銹鋼釘（夾）或封套裝訂，因為保管期限較短，且不用移交進館。定期保管30年且需移交進館的歸檔文件盡量不要使用不銹鋼訂書釘裝訂，原因有以下幾點：

　　一是不銹鋼釘的性能、質量無法保證。雖然說是“不銹”鋼釘，但有些基層單位檔案室不具備恒溫恒濕等保管條件，它在經歷長期的低溫、高溫、潮濕、干燥等多變的氣候和環(huán)境下，能夠始終保持真正的“不銹”，不腐蝕紙張，沒有經過科學論證和實踐檢驗。

　　傳統(tǒng)的檔案整理實踐中，也都是要求將檔案文件中所有的金屬物剔除干凈，然后采用線裝法進行裝訂?，F實工作中，由于金屬物沒有去除干凈，檔案資料中的金屬裝訂物腐蝕紙張的情況也是屢見不鮮。

　　我國歷代留傳下來的檔案和古籍大都采用繁瑣復雜的線裝方法，而沒有采用更為簡便易行的金屬物裝訂檔案資料，可見先人的聰明智慧和采用線裝的獨到之處。

　　二是不銹鋼釘裝訂的檔案不易拆啟。由于不銹鋼釘質地堅硬，韌性極低，不易彎曲，在進行數字化或利用過程中需要拆啟檔案時，易將紙張造成不同程度地撕裂，給檔案實體造成損害；其次，如果操作不當，極易扎傷或劃破手指，給檔案人員造成不必要的傷害。

　　三是易對紙張造成機械磨損。由于不銹鋼釘質地堅硬，在整理、利用和存放過程中很容易與相對柔軟的紙張進行磨擦，造成紙張起毛和擦掛現象，不利于檔案的長期保存。

　　四是帶有不銹鋼釘的檔案不利于微波滅菌。在進行微波滅菌時，由于不銹鋼釘易傳導，受熱快，在通過微波長時間穿透的情況下，不銹鋼釘升溫很快，易將高溫傳遞給周圍的紙張，由于紙張燃點低，易燃燒，在達到一定溫度后，容易引燃紙張，造成火災，給檔案造成無法彌補的損失。之前也發(fā)生過此類事例，我們應高度重視，引以為戒。

　　以“案卷”為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過程中的聯(lián)系將其組合為案卷。所謂案卷，就是一組密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個分類、組合、編目的過程。

　　分類即按照立檔單位的檔案分類方案，對文件材料進行實體分類;組合即將經過分類的文件材料，按一定形式組合起來;編目即將經過組合以后的文件材料，進行系統(tǒng)排列和編目。

　　以“案卷”為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。案卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種，硬卷皮型號有1.2，1.5，2.0cm三個規(guī)格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒。以“案卷”為單位檔案整理的依據是1987年12月國家檔案發(fā)布的《機關檔案工作業(yè)務建設規(guī)范》和《文書檔案案卷格式》。

　　以“件”為單位整理

　　以“件”為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位即“件”來進行整理。一般來講，一份文書材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個獎杯等均為一件。

　　文書材料的正本與定稿作為一件，正文與文件處理單為一件(處理單包括：收文處理單、擬辦單、發(fā)文稿頭紙及領導批示的簽批條等)，轉發(fā)件與被轉發(fā)件為一件，正文與附件作為一件，原件與復制件為一件，報表、名冊、圖冊、刊物等每冊為一件，來文與復文及其他相關文件可為一件。

　　以“件”為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。以“件”為單位整理的文書檔案最后要裝入檔案盒內。以“件”為單位文書檔案整理的依據是2006年12月國家檔案局發(fā)布的8號令和2000年12月發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》。