檔案整理服務(wù)外包是近些年檔案管理方面常說的專有名詞，“檔案”指的就是我們的工作對象，紙質(zhì)檔案、電子檔案、實物檔案等;“服務(wù)”是指該項工作的性質(zhì)，一般指操作性的工作，如開展檔案整理加工、實施檔案數(shù)字化、進行檔案文字識別等;“外包”是指把相關(guān)的工作對外打包出去，無需自己親自處理，可以將該項工作委托給機構(gòu)、企業(yè)或者公司協(xié)助完成工作任務(wù)。檔案服務(wù)外包工作的開展要明確工作目的和任務(wù)，要建立規(guī)范的檔案服務(wù)管理制度，外包工作開展過程中機關(guān)單位的檔案工作人員要全程跟蹤，做好監(jiān)督和指導(dǎo)工作，確保各項工作的開展符合制度和法規(guī)的約束，順利完成工作任務(wù)。

　　深圳檔案整理外包公司的開展工作時的注意事項：

　　第一，要選擇有資質(zhì)的檔案外包服務(wù)機構(gòu)。選擇的外包服務(wù)機構(gòu)人員要具備豐富的檔案整理和數(shù)字化經(jīng)驗，具有專業(yè)水平和能力，進行目錄錄入和數(shù)字化掃描的相關(guān)設(shè)備為非上網(wǎng)設(shè)備，這些方面的情況可以通過查看公司的外包整檔工作案例進行查證。

　　第二，對外包服務(wù)機構(gòu)要有明確的需求和目標。在檔案整理工作進行外包之前，整檔單位需要對外包服務(wù)機構(gòu)提出整檔時間和質(zhì)量要求，明確需要整理檔案的類型，必須配備與檔案館檔案管理軟件相匹配的系統(tǒng)，最終形成的目錄和數(shù)字化副本能夠順利導(dǎo)入檔案館檔案數(shù)字資源總庫。

　　第三，確保檔案安全和保密。檔案整理外包服務(wù)要處理好涉及機密和敏感信息文件的整理，整檔單位和服務(wù)機構(gòu)要簽署嚴格的保密協(xié)議，明確保護檔案安全和保密的責任和義務(wù)。對涉密檔案的整理，在檔案主管部門的監(jiān)督指導(dǎo)下只整理實體檔案，原則上目錄進行抄寫登記，嚴禁拍照和數(shù)字化。完成非涉密檔案目錄和文件數(shù)字化后，及時將目錄和數(shù)字化副本移交檔案館資源總庫，同時給整檔單位拷貝一份作為備份，最后要在計算機硬盤中徹底刪除相關(guān)數(shù)據(jù)。

　　第四，檔案主管部門要加強監(jiān)督指導(dǎo)。對立卷歸檔進行外包的單位不能“一包了之”放任不管，縣級檔案主管部門要通過執(zhí)法檢查等手段，逐個檢查驗收外包單位安全環(huán)境、檔案整理質(zhì)量，做好百分制評分、合格證發(fā)放、臺賬登記和數(shù)據(jù)移交的指導(dǎo)和審核工作，進一步提高檔案管理的效率和質(zhì)量。

　　第五，立卷歸檔單位要主動和業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門溝通。檔案外包服務(wù)可以有效解決立卷歸檔單位人員不足、業(yè)務(wù)經(jīng)驗缺乏的問題，但不意味著整個檔案整理過程是全面的、到位的，整檔單位要主動和縣檔案局、檔案館溝通，看文件收集是否全面、期限劃分是否準確、內(nèi)外標注是否規(guī)范，對存在的問題要早發(fā)現(xiàn)、早糾正，力爭整理的每一盒檔案都是合格、規(guī)范的。

　　選擇深圳檔案整理外包公司的好處和優(yōu)勢：

　　1. 專業(yè)經(jīng)驗豐富。檔案整理外包公司擁有專業(yè)的檔案管理團隊，成員通常具備檔案學專業(yè)背景及豐富實踐經(jīng)驗，熟悉各類檔案整理規(guī)范與標準。以天津的檔案整理工作為例，外包公司能精準應(yīng)對不同類型檔案，無論是政府部門復(fù)雜的政策文件檔案，還是企業(yè)多樣的商業(yè)資料檔案，都能依據(jù)其特點進行科學分類、編目與整理，大大提高整理質(zhì)量。

　　2. 成本效益顯著。自行組建團隊進行檔案整理，需投入大量資金用于人員招聘、培訓、設(shè)備購置及場地使用等。選擇外包公司則可避免這些高額的前期固定成本。外包公司通過規(guī)模化運作，能有效降低單位檔案整理成本，天津在檔案整理項目中，可借助外包公司的成本優(yōu)勢，將資金投入到更關(guān)鍵的檔案管理環(huán)節(jié)，實現(xiàn)資源優(yōu)化配置。

　　3. 先進技術(shù)與設(shè)備。為滿足不同客戶需求，檔案整理外包公司會持續(xù)投入資金更新技術(shù)與設(shè)備。在天津檔案數(shù)字化需求方面，外包公司擁有先進的掃描設(shè)備，可實現(xiàn)高速、高精度掃描，搭配專業(yè)的圖像識別與處理軟件，確保檔案數(shù)字化質(zhì)量。同時，利用先進的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的便捷存儲、檢索與共享，提升整體管理水平。

　　綜上所述，為了更好地發(fā)揮檔案的價值和作用，各個企事業(yè)單位和其他社會組織都積極開展檔案整理工作。深圳檔案整理外包公司可以為其提供很大幫助，大大減輕其檔案整理壓力，提高檔案整理工作效率。