所謂紙質檔案，主要是指以紙張為載體的書寫材料，現已有近兩千年的歷史。雖然目前出現了膠片和光盤等形式的檔案，但由于諸多原因，紙質檔案仍占多數。福州市是福建省的省會城市，也是中國東南沿海地區(qū)重要的中心城市之一。福州市的經濟結構多元化，涵蓋了多個行業(yè)。主要的產業(yè)包括電子信息、機械制造、化工、建材、紡織、食品加工等。綜合來看，福州在長遠的發(fā)展歷程中，積累了豐富的檔案資源。

　　紙質檔案有以下幾個特點：

　　一是書寫方便。甲骨硬度大，需要用尖刀鍥刻;簡牘、石刻質地堅硬笨重，需要用特制工具經過鑿、刻等程序才能完成書寫。紙張柔韌性較強、質地輕薄，書寫時容易著墨，非常方便，即拿即寫;

　　二是容量大。甲骨上最多可以刻30個字，竹簡最多也只有40個字左右。石刻上可以刻上百個字，但體積相對增大很多。而一張普通的紙可書寫幾百個字，印刷品可容納更多的字數，容量遠遠大于古代檔案其他載體;

　　三是制作成本低。相對于縑帛、青銅器而言，紙的制作成本比較低?？V帛為絲織品，價格昂貴，制作起來程序復雜。青銅器是貴族世家的標志，一般老百姓很少使用，說明其制作成本也是相對昂貴的;

　　四是利用便利。紙張輕而柔軟，可隨身攜帶，閱讀也很方便;保管時可使用卷軸式或水平疊放式進行存放，所占空間比較小，而且使用起來很方便，即拿即用。

　　福州紙質檔案整理掃描應遵循的原則包括：

　　第一，檔案整理原則：

　　1.遵循文件的形成規(guī)律。各項職能活動存在著各方面的聯系，所形成的文件之間必然有一定的規(guī)律，整理時應遵循其基本規(guī)律和特點。

　　2.文件之間的有機聯系。文件之間規(guī)律決定了文件之間存在著有機聯系，這種聯系更明確地反映職能活動的歷史面貌，同時也為歸檔后查找、利用提供方便。

　　3.區(qū)分不同價值。依據國家檔案局第8號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》和第10號令《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》，將應歸檔的文件材料，根據其不同的價值劃分出不同保管期限，然后分別進行整理歸檔。

　　4.便于保管和利用。這是歸檔文件整理最基本原則，也是整理歸檔的最終目的。

　　第二，福州紙質檔案數字化應遵循的原則：

　　1. 規(guī)范性原則。所有檔案信息必須按照規(guī)定的技術要求、文本格式和工作標準進行數字化,并盡可能采取通用標準。

　　2. 安全性原則。在檔案信息數字化過程中,要確保檔案原件的安全、確保數字化檔案信息的內容與檔案原件相吻合、確保檔案信息內容不泄密。

　　3. 效益性原則。應在充分調研的基礎上選擇最優(yōu)的檔案信息數字化方案，這包括從海量的檔案信息資源中選擇適當的數字化對象,選擇最優(yōu)的數字化工作流程、最合理的技術手段和最適宜的數字化加工設施等。

　　福州紙質檔案整理掃描的大致流程：

　　1. 前期檔案整理：專業(yè)團隊深入福州的各類機構，對紙質檔案進行全面收集。從政府部門堆積如山的政務文件，到企業(yè)海量的商務合同，再到學校的學籍資料以及文化機構承載歷史記憶的珍貴文獻，都在收集范圍內。整理時，工作人員會小心去除檔案中的金屬裝訂物，防止其氧化腐蝕紙張。對于破損頁面，運用專業(yè)紙張修復技術，如托裱、補洞等，確保檔案完整如初。同時，依據檔案來源、時間、主題等要素，按照統一標準進行分類編號，建立起科學規(guī)范的檔案目錄體系。

　　2. 中期掃描處理：根據檔案材質和規(guī)格，選用適配的掃描設備。對于普通 A4 紙張文件，高速文檔掃描儀可實現快速批量掃描;針對大幅面圖紙或古籍，專業(yè)的大幅面掃描儀和古籍掃描儀能保障圖像清晰度和完整性。掃描時，合理設置分辨率、色彩模式等參數。文字類檔案一般采用 300dpi 分辨率，彩色照片則采用 600dpi 以上分辨率，以精準還原檔案原始風貌。掃描完成后，對圖像進行初步處理，去除噪點、糾偏扶正，確保圖像質量符合后續(xù)數字化處理要求。

　　3. 后期數據錄入與索引建立：將掃描后的圖像轉化為可檢索的電子數據。對于印刷體文字較多的檔案，借助 OCR 技術快速識別文字并錄入;對于手寫內容或 OCR 識別困難部分，安排專業(yè)人員人工錄入，保證數據準確性。同時，依據錄入數據，建立多維度索引，包括關鍵詞索引、分類索引、時間索引等。