照片檔案管理系統(tǒng)

檔案管理系統(tǒng)有兩種：一種是管理電子類文檔（照片、視頻、word、excel、ppt、pdf、cad等）為主的系統(tǒng)，不涉及硬件設備，這種系統(tǒng)適用于各類型單位；二種是管理實體紙質文檔或電影拷貝等為主的系統(tǒng)，需要涉及硬件設備，這類系統(tǒng)主要在人事部門、財務部門等需要對紙質文件進行長期存儲的地方。
第二種因為涉及硬件設備及應用場合較為特殊，所以價格通常非常昂貴。我目測樓主想探討的應該是第一種，例如我工作中拍的各種照片和視頻，希望有個系統(tǒng)能幫我存儲起來，想要看或使用時能夠快速的搜索出來，還能快速的分享給其他同事便于工作協(xié)同，那這就是我們通常說的KM知識文檔管理系統(tǒng)了，市面上對應的產品很多，Teemlink KM系統(tǒng)、藍凌KM系統(tǒng)、致得KM。。。都應該能滿足。

有關電子檔案管理系統(tǒng)論文

檔案的收集整理占用到檔案工作中大部分的工作量,是電子檔案系統(tǒng)的核心模塊,能真正體現出電子檔案系統(tǒng)相比傳統(tǒng)手工檔案管理業(yè)務的優(yōu)勢。下面是我為大家整理的電子檔案管理系統(tǒng)論文，供大家參考。

[摘 要]計算機技術的發(fā)展讓不再丟失文件成為可能，利用電子信息管理文件和文檔已經是各行業(yè)、各企業(yè)的日?；竟ぷ?，信息檔案的建立更是標志著辦公自動化的完成，但是與此同時利用電子平臺進行檔案管理也存在一定的缺陷和風險。如何完善建立電子信息檔案管理系統(tǒng)，針對電子信息管理的弊端來采取一定的防范 措施 是一個值得探索的問題。

[關鍵詞]電子信息;檔案;管理

中圖分類號：TU855 文獻標識碼：A 文章 編號：1009-914X(2015)17-0175-01

一、 電子信息檔案數字化標準

符合規(guī)范性指的是在利用信息時，要遵循電子信息使用規(guī)則了解信息的來源、閱讀和使用信息時不應超出管理規(guī)范。嚴格遵守電子檔案信息資源使用規(guī)范的相關規(guī)則目的在于提升整個電子檔案信息管理系統(tǒng)的便利性，方便對檔案信息進行采集、整合、存儲、傳送以及利用并進行統(tǒng)一系統(tǒng)化管理便于反饋和查找。在整個管理系統(tǒng)中精準性、真實性和實時性是需要把握的關鍵，精準性和真實性保證了檔案信息的真實、可靠，實時性保證了檔案信息的價值，在管理這些信息時，按照檔案價值進行合理利用，充分遵循科學發(fā)展規(guī)律，符合規(guī)范性是管理電子信息檔案的首要標準。

符合一致性和完整性指的是檔案在經過數字化處理之后要與實際的檔案信息內容完全相同并能完整呈現。一致性就是要保證用戶在使用電子檔案時與真實使用檔案有同樣的感受，照片和圖鑒都要清晰、真實呈現。完整性是要保證電子檔案在數字化之后具有完善的結構和內容，保障可以查詢到互聯(lián)網上記載的相關文件，能夠清晰明朗檔案包含的信息并便于日后查閱。

符合共享性和安全性指的是在提升檔案利用率實現共享的同時保障數字檔案信息的安全。共享性旨在為檔案信息提供一個可以被充分利用的平臺，方便信息間的傳遞和高效運用，而安全性則保障了這一便利的正常使用，安全性的保障不僅要從已經錄入的檔案信息著手，保證信息不外漏，也要注意在儲存和掃描檔案文件時做好檢測和約束工作。

二、 電子信息檔案的風險管理

(一) 電子信息檔案管理__

隨著 網絡技術 的不斷發(fā)展與信息化的全面推進，給電子信息__也帶來了一定的難度。首先，我國的《保密法》在對于保護電子信息檔案方面還不夠健全， 規(guī)章制度 不夠明確;其次，檔案管理工作人員保密觀念淡薄，保密意識有待進一步提高;再次，我國網絡信息保密技術相對落后，不能給信息檔案帶來全方位的保障。

針對以上種種問題，制定一個較為完備的措施來做好信息檔案的__是當前急需解決的問題。首先，從制度上說，要完善電子信息檔案保密管理制度，有了良好的制度，才能按照制度執(zhí)行操作和監(jiān)督。在制度上要注重對信息檔案資料的登記、查閱紀錄、復制和銷毀制度的管理，不同權限的管理員只能按照制度在自己的職權范圍內對信息檔案進行修改，不能越權執(zhí)行。為了確保機要信息不被泄漏，做好各層級的__是對信息保密的重要保障，而嚴格遵循信息檔案保密制度才能將這項管理工作落實到位。其次，從管理信息本身來說，加強對電子信息的保管和整理是必要措施。管理檔案信息不僅需要對紙質檔案信息進行管理整合，對于電子信息還要對磁盤和光盤類文件加密防改寫，儲存的時候要注意避開有損關盤、磁盤的環(huán)境。另外，在涉密檔案管理如有必要則需要單獨設立一個檔案庫與辦公室和閱覽室分開，并對檔案庫設立門禁系統(tǒng)隔離有損檔案文件安全的外界環(huán)境。最后，做好__還需要工作人員認真履行電子信息檔案查詢使用系統(tǒng)相關使用制度，并對電子檔案管理系統(tǒng)知識做到及時的更新。遵循電子信息檔案使用制度，如借閱檔案信息必須授權批準，秘密登記較高的電子檔案信息要避免對其進行拷貝，因此要做好防復寫加密處理，如工作需要借閱電子檔案信息必須加強__，對涉密人員的權限進行嚴格控制，不得將秘密信息非法外傳，借閱時要將整個借閱過程紀錄下來。及時更新電子信息化知識，主要針對日益發(fā)展的電子信息系統(tǒng)，提高管理人員的專業(yè)素質。可以對__管理人員進行定期知識上的更新培訓，還可以從多 渠道 、多方式上對保密人員進行 教育 和知識的傳導。例如，加強密碼加密技術、數據保護技術、鑒別技術等等。只有擁有了高素質的__人員，才能從根本上保障電子檔案信息的安全性。

(二) 電子信息檔案管理風險控制

風險控制與__是相輔相成的，除了上述對__的闡述外，風險控制也有相應的避免措施。如果說__是事先的、全面的__，那么風險控制則顯得更加緊急、更加具有針對性。積極引進最新的信息技術以及制定一系列的規(guī)章制度是及時消除風險、預防風險、保護電子信息基礎。對風險的控制可以從緩解風險、分散風險以及評估風險三個方面著手。

緩解風險簡單來說就是將風險降到最小，將外界問信息的干擾最小化。目前最常見的緩解風險的措施是轉移風險，即制定應變計劃或者重新布置等手段來恢復受干擾的電子信息減少損失。一定要記住的是，不論什么時候、什么情況下在第一時間對風險情況進行及時處理才是最重要的。分散風險則是利用更改配置設置、外包給分支機構處理、購買 保險 等等方式分散風險，還可以與供應商協(xié)調優(yōu)化原有的電子檔案信息管理系統(tǒng)簡化風險問題。當然，外包的同時也會存在一定的風險，對這部分的風險需要嚴格審核外包人員的資質，因此分散風險的關鍵是要遵守相應的標準。評估風險有助于防范可能發(fā)生的風險，對風險進行評估其目的是為了更加科學合理地探究引起風險的因素，并了解風險發(fā)生的概率和可能帶來的危險性，從而制定出合理的防范方案。電子信息風險是客觀存在的難以預測的，其危害性大，只有制定一套完善的風險防范系統(tǒng)才能有效達到控制風險的目的。

三、結語

綜上所述，建立一個完善的電子信息檔案管理系統(tǒng)不僅要從系統(tǒng)標準上著手進行基礎性建構，更重要的是注意電子信息檔案管理系統(tǒng)在運用過程中的__和風險防范工作。__需要不僅需要對文件進行加密保護，更重要的是對涉密人員的專業(yè)素養(yǎng)及時更新和教育，而在風險控制中，除了及時處理風險問題分散風險和緩解風險外，還應當對風險進行評估，防范于未然。

參考文獻

[1]張貴芬.《淺談信息時代檔案管理中的__》[J]. 管理科學. 2013(6)：49-51

[2]趙吉友.《略論電子信息檔案管理的風險控制 方法 》[J]. 網友世界. 2011(8)：122-133

[3]黃小玫.《電子信息檔案管理技術問題研究》[J]. 公共行政. 2014(3)：100-101

摘要:人們在日常生活和工作中形成的有保存價值的照片,一經歸檔,就形成了電子照片檔案。如何科學、高效地管理這些照片檔案?顯然必須借助于優(yōu)秀的工具――電子照片檔案管理系統(tǒng)。本文從系統(tǒng)的功能設計與管理實踐的角度進行探討。

關鍵詞:電子檔案 管理 系統(tǒng)

一、系統(tǒng)功能模塊設計的自動化、智能化與人性化原則

電子照片檔案管理系統(tǒng)一般包括數據采集、統(tǒng)計、檢索、發(fā)布和目錄打印等五大功能模塊。一套優(yōu)秀的系統(tǒng)應將自動化、智能化與人性化充分體現于上述功能模塊中。自動化原則。屬性信息和歸檔信息由軟件自動采集,照片號和底片號可根據構成規(guī)則自動生成。需要人工操作的主要是內容信息和部分管理信息,約十余項內容。系統(tǒng)為方便用戶著錄,應提供用戶最方便錄入、最能提高效率的錄入工具,如Txt數據著錄模板、 Excel 數據著錄模板。大量內容相同的信息可通過下拉式復制拷貝完成,并可無縫導入電子照片檔案數據庫。自動化更體現在:只要著錄的信息準確、規(guī)范,就會自動生成各種統(tǒng)計圖表;自動生成各種適合紙質相冊的照片說明標簽、冊內目錄;根據利用和編研需要提供各種專題目錄,如歸檔照片分組目錄、全引目錄、專題目錄、攝影者目錄、年度目錄、內設機構照片目錄等。智能化原則。利用數據透視功能,數據質檢人員可從多個角度觀察數據的準確性和規(guī)范化程度,對數據進行清洗、轉換和規(guī)范。如照片號、底片號的查重與構成規(guī)則,題名、文字說明、年度、攝影者、拍攝日期等內容信息是否為非空字段。檔案員可自主地從多個角度進行統(tǒng)計分析,如可選擇專題、機構、年度、期限、冊號、組號、照片類型等作為維度,照片號作為計數的度量值,進行單項統(tǒng)計分析或組合統(tǒng)計分析。人性化原則。呈現給用戶的前端工具是“數碼書架”,既形象又美觀,非常貼近生活中的書架和相冊。用戶可建多個書架,每個書架可建多本相冊,每本相冊根據需要可放置幾十張至一百多張照片。相冊的封面、背景、芯頁均“可換膚”,還設計了背景音樂、書立和密碼。最好用的是它的移植性,管理者只需復制和備份Data文件,就可輕松將我們所做的電子照片包括照片說明等信息移植到另一臺裝有“數碼書架”的電腦中。電子照片管理的后臺采用Access或SQLServer數據庫,只需點擊一個按鈕,就能將前臺的電子照片和數據著錄信息傳遞并顯示在后臺數據庫中。這些數據庫中的信息可非常方便地上傳到數字檔案館(室)平臺,或轉成精美的照片陳列網頁,發(fā)布到數字檔案網站,供多人共享。照片檢索提供類似google的模糊檢索和高級檢索功能。

二、電子檔案管理系統(tǒng)的現代化功能

1、數據錄入功能檔案部門一項重要的工作便對對各種類型的檔案(如科技、文書、基建等)進行歸檔,包括錄入完整的工程項目信息、案卷信息及文件信息。一旦檔案信息錄入了歸檔庫,其他用戶即可通過(檢索子系統(tǒng))在網上瀏覽、查詢,以及通過(借閱子系統(tǒng))借閱所錄入的檔案。此外,(數據錄入子系統(tǒng))還將完成所錄入的電子圖紙的批量掛接,以及修改后圖紙的重新歸檔等。檔案管理人員可以通過該子系統(tǒng),在自定義的界面下錄入、編輯各種檔案數據原件的掛接,可完成項目錄入、案卷錄入、文件錄入等工作,并能對文件進行修改和重新歸檔。

2、數據檢索功能檢索子系統(tǒng)安裝在終端機上,提供檢索數據和瀏覽圖紙等功能。用戶登錄本系統(tǒng)后,首先選擇需要檢索的檔案類型,再用“數據檢索”或“分類檢索”檢索此類案卷或文件信息,若想用本地機上的系統(tǒng)瀏覽文件,可用“文件瀏覽器進行設置,在不同的終端上可以有不同的設置互不干擾。在用戶權限允許的條件下,可以直接瀏覽到所需信息的全文,可以下載到本地機上供檢索者利用。檢索完畢后,應用“退出系統(tǒng)”關閉檢索子系統(tǒng),防止他人盜用用戶的身份和權力。

3、統(tǒng)計報表功能統(tǒng)計報表子系統(tǒng)的功能主要是根據用戶的要求選擇打印數據和制定報表樣式。如:案卷目錄、文件目錄、案卷封皮、備考表等。

4、數據轉換功能受網絡建設和存儲容量的限制,幾年前的檔案管理軟件主要是管理檔案的條目信息,為了進行數據轉換,首先需要進行轉換關系的定義,即指定原來數據庫的字段與本系統(tǒng)中某檔案類型數據庫字段的對應關系。

三、保障電子檔案的安全

為保證電子檔案的質量,系統(tǒng)應該提供一系列措施保障電子檔案在內容、結構上的安全,如它應該能記錄下那些因為隱含安全問題而被拒的請求等,以確保電子檔案的真實性。為保障電子檔案的真實性、完整性,筆者認為應從電子檔案密級設定、保密技術使用、系統(tǒng)備份與恢復三個方面著手。

1、保密技術。保密技術主要用于保證電子檔案在系統(tǒng)流轉過程中的真實性與有效性。電子簽名技術、電子水印技術、電子印章技術都是現在流行的電子檔案防偽技術。除此之外,一些適合電子檔案長久保存的文件格式也可以防止電子檔案被修改,如PDF文件格式。

2、系統(tǒng)備份與恢復。系統(tǒng)備份與恢復用于電子檔案管理系統(tǒng)在出現突發(fā)性事件時的恢復與備份,這項功能是否運行良好直接影響到整個系統(tǒng)的所有實體與功能。僅對利用實體與電子檔案使用者而言,如果用戶在交了費用但是還未得到電子檔案時發(fā)生突發(fā)性中斷事件,系統(tǒng)備份與恢復將記錄下用戶的交費行為,并在系統(tǒng)的隨后運行中將電子檔案發(fā)送給用戶。

3、電子檔案密級設定。電子檔案密級設定的主要目的在于將用戶的權限與相應級別的電子檔案相連。根據我國國家標準DA/T18-1999《檔案著錄規(guī)則》,檔案的密級可以分為:絕密級、機密級、秘密級、內部級、國內級、公開級等六個級別。筆者認為,鑒于電子檔案管理系統(tǒng)是面向廣大群眾服務的,服務種類多而且廣,系統(tǒng)可以根據服務的種類劃分更多電子檔案的密級,用戶訂購了哪種類別的服務,則相應具有哪種電子檔案的訪問權。

參考文獻:

[1]美國國家檔案館.http://w w w.archives.gov/,2006年6月21日檢索

[2]安小米.《城市建設文件、檔案信息集成管理與集成服務的理論框架》.《檔案學通訊》,2004年第2期

[3]侯衛(wèi)真、于麗娟.《電子政務系統(tǒng)建設與管理》.中國人民大學出版社,2003年

[4]范小平、徐錦林.《淺談數字化工作流程中的信息及信息流》.《今日印刷》,2006年第4期

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“照片檔案”由什么構成？只用三分鐘，輕松帶你了解

現在各種各樣的信息對于我們的生活與工作起到了巨大的作用， 而這也奠定了檔案的重要地位與價值 ，但也會有人對檔案存在不滿。

因為多數檔案都為紙質，不好利用以及保存時間短成為了弊端， 于是“照片”被保存下來，成為了可利用的“檔案” ，那么這樣的 “照片檔案”是由什么構成的呢？ 我來分享一下。

檔案管理，我來幫你，我是案多星

照片是采用感光材料、利用攝影的方法記錄形象的單個畫面。 照片檔案是一種專門性的檔案。

在《照片檔案管理規(guī)范》中指出，照片檔案是國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的、以靜止攝影影像為主要反映方式、 有保存價值的歷史記錄 。

雖然說到這里，但是不要認為照片檔案就是只有照片， 照片檔案中是有很多種成份構成的 。

照片檔案主要是由三部分構成的，分別是： 底片、照片、文字說明 構成的。

底片分為原底片與翻版底片。原底片是照片在形成過程中，開始產生的底片。 原底片是照片檔案的最原始材料，也是照片檔案中的重點部分。

翻版底片，又稱復制底片。復制底片的目的，除了保護原底片以外， 還在于補充缺損或遺失的底片。一旦原底片損壞或損失，就可以將翻版底片補充進去 ，作為檔案保管。

照片是通過底片洗印而成的。照片清晰，便于辨認，一般情況下， 歸檔的每張底片均附有一張照片。

在底片損壞或遺失時，還可以根據照片翻制。隨底片同時歸檔的照片，可以作為檔案保存。

文字說明材料主要是指照片的題名與文字說明。 照片上所表現的形象只是事件的一個或幾個片段，它所反映和說明的事實具有一定的局限性 。

這個時候就需要有文字說明加以補充。 照片和文字說明是相輔相成的，是密不可分的整體 。與聲像檔案的文字說明是一樣的。

1. 新聞照片

新聞照片檔案是將已經選編并辦理審批手續(xù)， 完成新聞報道任務后的新聞照片，配以文字說明 ，經過分類整理集中保管起來的。

2. 科技照片

科技照片檔案是記錄和反映自然界中的各種現象的某個過程、某種現象的照片， 這些照片對以后的科學研究起到了不小的作用。

3. 藝術類照片

藝術照片是攝影造型藝術照片篩選而成，包括人像照片檔案、風景照片檔案、花卉照片檔案、動物照片檔案以及經過加工的歷史文物照片檔案、工藝美術品照片檔案等。

說到這，相信大家也知道照片檔案的組成部分了，照片檔案對于之后工作的利用， 以及科學研究都起到了很重要的作用。

所以我們要使用更加有效的檔案管理方式來管理檔案，這里就可以給大家推薦一下， 那就是“檔案管理系統(tǒng)”

這也是現在檔案館與檔案保管組織使用的方式了，它可以將 檔案管理的過程進行信息化的轉型，減輕檔案管理的工作強度，提高效率。

如果是你，你會選擇使用“檔案管理系統(tǒng)”嗎？

這期就說到這里，覺得有用可以分享給身邊的人，有問題可以關注咨詢我，歡迎在評論區(qū)留下你的看法，我們下期再見。

有沒有什么好的檔案管理軟件呢

軒恩軟件、潤普軟件、泛微、晨科檔案、i人事。以上檔案管理軟件功能齊全，支持自定義模塊編輯，值得推薦。

1、軒恩軟件：提供用戶完整的電子檔案管理和網絡查詢利用，也可以與本單位的OA辦公自動化或MIS信息管理系統(tǒng)相結合?？晒芾砀黝愋问綑n案：文書檔案、人事檔案、照片檔案、實物檔案、會計檔案、基建檔案、工程檔案、客戶關系檔案等等。

2、潤普軟件：主要包括收文管理、行文管理、合同管理、檔案管理、查詢管理、用戶管理、系統(tǒng)維護等七大模塊?？梢源鎯Σ⒆x取各種格式的電子文檔。內置完備的打印格式，并可自定義打印格式，各類登記簿實現了流水、滿頁打印。

3、泛微：軟件內置完備的打印格式，并可自定義打印格式，各類登記簿實現了流水、滿頁打印?？稍O置為網絡版，實現局域網或廣域網上多臺計算機數據庫的共享。支持打印、讀取條形碼，支持讀取員工卡，為檔案文件的借閱登記提供了更多方便。

4、晨科檔案：支持收文序號由電腦自動編號，收文序號打印在收文登記簿上和收文批閱承辦箋的右下角，便于向各部室分發(fā)文件時檢索。如果收文登記簿或批閱承辦箋不慎損壞或丟失，可從數據庫中調出補充打印。

5、i人事：可打印的內容包括：歸檔文件目錄，歸檔文件目錄封面，歸檔文件封面、備考表、檔案移交清單等。支持數據采集、類目設置、分類排序、數據校檢、目錄生成、數據統(tǒng)計、打印輸出等基本功能。

檔案管理系統(tǒng)解決方案

檔案管理系統(tǒng)可以為企事業(yè)單位提供完整的現代化檔案管理解決方案，解決傳統(tǒng)檔案管理耗時長、工作量大、易出錯等痛點、難點，是一個功能強大、平臺一體化的信息管理系統(tǒng)，具有以下亮點：
1、高效整合資源，發(fā)揮檔案價值
通過數字化智能抓取與實時歸檔，對繁瑣的檔案信息進行收集與整合，實現檔案信息資源的集中管控，促進檔案的增值利用。
2、規(guī)范檔案管理，降低管理成本
自動化、標準化、規(guī)范化檔案全生命周期管理，解決傳統(tǒng)管理方式導致的耗時長、工作量大、易出錯等問題，提升檔案管理效率。
3、信息安全管控，規(guī)避檔案風險
多重檔案信息安全管控機制，嚴格文檔使用權限與安全控制，檔案使用全過程信息化可追溯，規(guī)避檔案信息遺失、泄漏等風險。
4、數據互聯(lián)互通，構建資源平臺
基于統(tǒng)一的數據標準，打破信息壁壘，將分散的檔案數據統(tǒng)一匯總、集中處理，構建完整的檔案資源信息共享服務平臺。

人事檔案管理系統(tǒng)照片插入不進去

人事檔案管理系統(tǒng)照片插入不進去原因如下：
Excel表格無法插入圖片的原因是未采用“插入”文件的功能，不能用直接復制粘貼的方法來插入圖片。

插入圖片的方法步驟：

版本：Microsoft Office Excel2016版

1、首先選中Excel表格圖標，雙擊打開。

2、然后在選定的工作簿中，選中要插入圖片的單元格。

3、點擊上方工具欄里“插入”選項。

4、點擊上方工具欄里“圖片”選項。

5、繼續(xù)在彈出的打開窗口中，選擇要插入的圖片文件，并點擊“確定”按鈕。

6、最后在選定單元格里成功插入圖片