檔案數(shù)字化文件

什么叫檔案數(shù)字化，檔案數(shù)字化的好處
檔案數(shù)字化是一種新型的檔案信息管理模式，它把各種載體的檔案資源轉化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網絡化的形式互相連接，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現(xiàn)資源共享。
1.代替原件使用，有效延長原件的保存時間。
2.數(shù)字化副本分地保存。要長期或永久保存的重要檔案，用數(shù)據(jù)備份的方法制成多份數(shù)字化副本的備份分地保存。
3.恢復檔案材料模糊褪變的字跡。對字跡出現(xiàn)模糊擴散或褪變的檔案，可經過計算機掃描等處理技術恢復模糊褪變字跡。
4.提高辦公效率，數(shù)字化檔案管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用，從而提高辦公效率。
5.提高經濟效益，數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，不僅節(jié)約了保管費用，節(jié)省了占地空間，而且查閱方便迅速，避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。

數(shù)字化檔案與傳統(tǒng)紙質檔案有哪些區(qū)別

數(shù)字化檔案與傳統(tǒng)紙質檔案有哪些區(qū)別

對于檔案數(shù)字化管理好還是傳統(tǒng)紙質檔案管理好的爭論由來已久，相信對于這個問題，每個人心中都有自己的答案。 以下是我為大家整理數(shù)字化檔案與傳統(tǒng)紙質檔案有哪些區(qū)別相關內容，文章希望大家喜歡！

一、整理的方法不同

數(shù)字化檔案無須檔案人員進行整理。紙質檔案的整理非常復雜，分類方案涵蓋本單位各種門類、載體的檔案，要求類目錄設置合理、編號科學，整理規(guī)范，符合國家和行業(yè)有關標準。整理上架，各門類、載體檔案分別排列存放，便于查找，無積存零散文件。

二、收集的方法不同

數(shù)字化檔案的收集，對紙質文件生成階段的管理，檔案人員很少直接參與，一般只要把好歸檔接收環(huán)節(jié)就行。數(shù)字化檔案的'收集工作體系采用文檔一體化的管理方式，保證數(shù)字化文件的內容等信息的完整性，它不因時間推移、環(huán)境變化對文件形成的背景等信息被丟失或被破壞。而紙質檔案的收集，它要求制定文件材料歸檔范圍和保管期限表，文件字跡材料符合國家規(guī)定的質量要求，文件形成程序規(guī)范，簽署完備，內容準確，分門別類等。

三、使用的方法不同

檔案工作為領導決策服務、為審判工作服務、為社會利用服務是檔案部門的職責。數(shù)字化檔案為開展檔案信息服務工作提供了良好的條件，通過數(shù)字化檔案網絡可以開展電子檢索服務，資源共享，在各級法院之間檔案互傳、交換信息，查找、調閱、復制非常便捷。紙質檔案的使用相對繁瑣，檔案部門有一整套查借、閱檔案的管理規(guī)定。

四、保管的方法不同

數(shù)字化檔案載體具有特殊性，它不同于傳統(tǒng)紙質檔案保管條件，其主要是數(shù)字化檔案設備安全和信息安全。設備安全是抵御自然災害、突發(fā)事件等。信息安全則由一系列措施給予保障，保證數(shù)字檔案的可讀性和使用性，及時更新，防止信息丟失、被非法修改等。紙質檔案的保管對庫房的設置，庫房內的溫、濕度要求很高，檔案人員每天要進行測記，溫、濕度偏高或偏低應及時采取相應措施。定期檢查檔案，看有無破損、霉變、塵污、蟲蛀、褪色等，如有破損、霉變、塵污、蟲蛀、褪色，要進行修復、復制處理等。

檔案數(shù)字化的標準是什么

　　檔案數(shù)字標準化是實現(xiàn)互聯(lián)互通、資源共享、業(yè)務協(xié)同的基石，檔案數(shù)字化建設同樣需要堅持標準化原則。

　　我國 1998 年提出了信息化建設的二十四字方針(統(tǒng)籌規(guī)劃、國家主導、統(tǒng)一標準、聯(lián)合建設、互聯(lián)互通、資源共享)，其中第三條就是統(tǒng)一標準，由此可見標準化對于檔案數(shù)字化建設的重要作用和意義。

　　檔案數(shù)字化一般分兩塊，一部分是紙質的“老檔案”，這部分檔案是過去計算機技術未大面積普及的情況下，手工書寫、紙質化保存、庫房存儲。

　　采用人工方法進行查閱無需計算機就可以直接查看的紙質檔案形式。

　　一部分是現(xiàn)在不斷生成的“新檔案”，這部分檔案是在當前計算機技術、通信技術、網絡技術、數(shù)據(jù)庫技術以及多媒體技術等新技術日益普及的情況下。

　　由計算機生成、各種存儲介質保管存儲、采用數(shù)據(jù)庫+專用檔案管理軟件進行日常管理，只有在計算機條件下才可以查看的電子檔案形式。

　　對于“老檔案”而言，我們是通過掃描、拍照等方式，轉換成為計算機可以識別的圖片文件，再對其建立電子目錄來實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化，故要對其生產的掃描型電子文件進行統(tǒng)一。

　　而對于“新檔案”而言，由于文件的生成階段就是電子文件信息，就要對其文字型電子文件、視頻和多媒體電子文件、音頻電子文件等文件格式進行統(tǒng)一。

　　所以說但不管是紙質的“老檔案”還是當前的電子文件形的“新檔案”，都應該堅持標準化原則，制定相應的標準和規(guī)范，按照統(tǒng)一的規(guī)范、標準，使傳統(tǒng)介質檔案數(shù)字化，電子文件歸檔，數(shù)字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實現(xiàn)有序化、標準化和規(guī)范化，避免出現(xiàn)各自為政，互不兼容，重復建設等現(xiàn)象。

　　信息化建設必須有標準化的支持，尤其要發(fā)揮標準化的導向作用，以確保其技術上的協(xié)調一致和整體效能的實現(xiàn)。

什么是檔案數(shù)字化？

什么是檔案數(shù)字化？
檔案數(shù)字化是隨著計算機技術、掃描技術、掃描矩陣CCD技術、OCR技術、數(shù)字攝影技術(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫技術、多媒體技術、存儲技術的發(fā)展而產生的一種新型檔案信息形態(tài)。
它把各種載體的檔案資源轉化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網絡化的形式互相連接，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現(xiàn)資源共享。
主要負責對文件、圖書資料進行整理、掃描、圖像處理以及目錄制作，工作區(qū)域是在辦公室。檔案數(shù)字化加工人員是掃描、錄入的專業(yè)人員，組織電腦信息錄入、文檔資料掃描、文檔圖形圖像處理、檔案裝訂整理等，是檔案數(shù)字化的專業(yè)人員。
數(shù)字檔案可以有效地解決這些實際檔案工作中的痛點。首先，數(shù)字檔案可實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化和自動化，便于檢索和借閱，有效的提高工作效率。其次，數(shù)字檔案可以聯(lián)通檔案孤島，進行整合，實現(xiàn)資源聯(lián)通共享。再者，數(shù)字檔案可以使檔案管理流程更加順暢，系統(tǒng)可為檔案的完整、準確、安全提供有力保障。
檔案數(shù)字化可以提高檔案信息化管理水平，有利于提高檔案館工作效率和現(xiàn)代化水平，有利于確保數(shù)字檔案永久保存和安全保管，有利于促進公共檔案服務能力拓展和實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。

傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化轉換后得到的數(shù)字副本,具有替代原件的全部作用

傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化轉換后的數(shù)字副本，具有代替原件的全部作用，其全部作用如下：

1、為檔案信息化建設打下堅實基礎檔案信息化建設是檔案管理發(fā)展規(guī)劃的重要任務，其核心是資源建設。資源建設包括兩大任務：一是現(xiàn)有館藏檔案的目錄數(shù)據(jù)庫建設和館藏重要檔案和照片、錄音、錄像檔案的數(shù)字化；二是電子文件歸檔與電子檔案管理。

2、利于長遠發(fā)展，保護檔案原件。用數(shù)字化的檔案代替原件使用，可以保護檔案原件。數(shù)字化副本異地保存，輸出縮微膠片供永久保存。這樣可使這些檔案資料在出現(xiàn)自然災害的情況下不會遭到毀滅性的破壞，有利于檔案的長遠發(fā)展?；謴蜋n案材料模糊褪變的字跡及對污損殘缺照片檔案的修復。

3、改善檔案的利用方式，提高利用率。一份文件可以以數(shù)字化形式同時提供給多個利用者，實現(xiàn)資源共享。數(shù)字化文件可以通過網絡傳輸，能異地調閱利用，擴大了檔案的利用空間。檔案數(shù)字化以后，將已開放的檔案上傳系統(tǒng)，利用者可以隨時使用開放的檔案文件，實現(xiàn)檔案信息資源共享?？s短檢索時間，利用效率有很大的提高。節(jié)約成本，提高檔案人員工作效率。

檔案數(shù)字化的網絡拓撲結構

檔案管理系統(tǒng)企業(yè)版支持集中式、分布式部署和存儲，集中或分級管理模式。對于網絡條件比較好的集團企業(yè)，推薦使用集中式部署模式，即采用總部集中建設模式，基于企業(yè)內部網絡，將檔案信息資源集中存放在總部。

通過網絡實現(xiàn)下屬分支機構之間、總部與各下屬分機構之間的檔案信息共享、匯總、移交和傳遞。通過通用的WEB查詢平臺和統(tǒng)一的權限管理，在任何分支機構都可以進行跨部門、跨單位、跨地域的檔案檢索、瀏覽和下載利用，形成總部和下屬分支機構之間的虛擬檔案信息中心。

檔案數(shù)字化包括哪些方面的內容

檔案數(shù)字化包括哪些方面的內容
檔案是企業(yè)開展業(yè)務活動的重要工具和憑證性信息記錄，是企業(yè)的核心信息資源與重要資產。集團企業(yè)具有機構龐大、下屬單位較多且層次復雜，各下屬單位分散等特點。對于集團企業(yè)，實現(xiàn)集中部署應用、分級管理，構建立體式企業(yè)數(shù)字檔案館，是集團企業(yè)數(shù)字檔案管理最佳解決之道。
檔案數(shù)字化是隨著計算機技術、掃描技術、掃描矩陣CCD技術、OCR技術、數(shù)字攝影技術(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫技術、多媒體技術、存儲技術的發(fā)展而產生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網絡化的形式互相連接，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現(xiàn)資源共享。
檔案數(shù)字化較之傳統(tǒng)檔案管理有不可替代的先進性：
一、提高經濟效益
過去一直使用粗放型模式即以增加辦公人員和辦公費用為解決這一難題的唯一手段，致使管理成本大幅上漲。而數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，不僅節(jié)約了保管費用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。
二、提高辦公效率
數(shù)字化檔案管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用。以組織部門為例，干部的任用、干部的提拔都需要詳細準確的檔案信息。然而檔案數(shù)字化管理變可提供詳細、即時的數(shù)據(jù)信息，為領導決策提供服務。與此同時，數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。由于信息的超時空流動，數(shù)字化檔案事實上成為“無墻界檔案”，檔案庫也從文件實體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心。
三、增強檔案原件保護
將紙質檔案轉變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。尤其對歷史久遠的檔案材料，數(shù)字化處理后無疑是對其更好的保護，另外，通過檔案的數(shù)字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。