檔案數(shù)字化創(chuàng)新

檔案管理怎么做到數(shù)字化管理？

離不開人和物。提升檔案人員的綜合管理素質(zhì)必不可少，而同時，現(xiàn)代化的管理軟件和硬件設(shè)備更是能給檔案管理工作帶來事半功倍的效果。

設(shè)備是檔案數(shù)字化管理中必不可少的內(nèi)容，是影響檔案管理工作效率的重要因素。因此，在推進(jìn)數(shù)字化檔案管理進(jìn)程中，加大設(shè)備投入、積極引進(jìn)現(xiàn)代化設(shè)備、及時更新計算機(jī)系統(tǒng)與程序是當(dāng)下數(shù)字化進(jìn)程中的首要方向。

除了要做好軟件設(shè)備的優(yōu)化，順應(yīng)檔案數(shù)字化工作的發(fā)展不斷推陳出新更好地為檔案數(shù)字化服務(wù)，還要更新落后的硬件設(shè)施，并加強(qiáng)對硬件設(shè)備的保養(yǎng)，這樣不僅可以延長設(shè)備的使用期限，還可以提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率。

好的檔案管理軟件系統(tǒng)包括。影像加工掃描系統(tǒng)、數(shù)字化加工管理系統(tǒng)以及人事檔案管理系統(tǒng)，在這樣的環(huán)境背景下不斷優(yōu)化更新，順應(yīng)檔案數(shù)字化發(fā)展成熟運用于各大檔案整理行業(yè)的。

此外在硬件的創(chuàng)新研發(fā)上，還要有成熟的技術(shù)團(tuán)隊，專業(yè)解決檔案數(shù)字化方向的技術(shù)問題，研發(fā)為檔案人量身定制的檔案盒打印機(jī)，其自動化程度高、操作簡單、打印速度快、打印效果好、模板創(chuàng)建方便、數(shù)據(jù)導(dǎo)入便捷等優(yōu)點，可滿足檔案服務(wù)行業(yè)大批量打印，企事業(yè)單位差異化打印的需求，極大提高了檔案人的工作效率。

江門：“一標(biāo)三片區(qū)”模式為全省提供樣板

在進(jìn)行農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)登記頒證的過程中，工作人員通過航拍、定位、實測、繪圖等，留存了海量的檔案記錄，這些檔案記錄經(jīng)規(guī)范整理后將成為永久性的檔案資料。
這些資料大有用途：是農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)工作的真實反映和歷史見證，是維護(hù)農(nóng)民合法權(quán)益的原始依據(jù)，是穩(wěn)定農(nóng)村土地承包制度的重要保證。
然而，這些檔案資料如何管理是土地確權(quán)真正發(fā)揮作用重要的一環(huán)。
為此，2014年11月底，原農(nóng)業(yè)部、國家檔案館就印發(fā)了《農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)登記頒證檔案管理辦法》，2017年，《廣東省農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)登記頒證檔案管理實施辦法》也正式出臺，均對農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)登記頒證檔案管理作出規(guī)范。
隨著數(shù)字農(nóng)業(yè)農(nóng)村的發(fā)展，土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)登記頒證檔案的電子化已然成為一個重要的趨勢，江門順勢而為，創(chuàng)新“一標(biāo)三片區(qū)”模式，全力推進(jìn)確權(quán)檔案數(shù)字化。
成效
掃描超1729萬頁，約占總量80%
確權(quán)檔案數(shù)字化加工是確權(quán)檔案進(jìn)館移交的基礎(chǔ)工作之一，江門市農(nóng)村土地確權(quán)工作涉及鎮(zhèn)（街）71個、農(nóng)戶（承包方）566267戶、經(jīng)濟(jì)合作社（發(fā)包方）11980個。
只有全面做好土地確權(quán)檔案的收集整理、數(shù)字化及安全保管工作，才能確保土地確權(quán)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全。
為此，江門市在完成農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)登記頒證工作的基礎(chǔ)上，創(chuàng)新“一標(biāo)三片區(qū)”模式，投入465萬元，整市推進(jìn)農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)檔案數(shù)字化加工工作。
2019年，江門市農(nóng)業(yè)農(nóng)村局通過公開招標(biāo)采購的方式，選定3家確權(quán)檔案數(shù)字化加工服務(wù)供應(yīng)商，按照《廣東省農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)登記頒證檔案管理實施辦法》和《廣東省農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)登記頒證檔案整理與移交工作要求》的標(biāo)準(zhǔn)，分片區(qū)負(fù)責(zé)全市農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)檔案數(shù)字化加工工作。
截至2020年5月，已完成掃描約1729萬多頁，約占總量的80%。其中蓬江區(qū)、江海區(qū)、臺山市已基本完成檔案掃描，待圖片質(zhì)檢無誤后，開展編號、數(shù)據(jù)存儲及數(shù)據(jù)掛接等工作，其他市（區(qū)）的掃描工作正在有序進(jìn)行中?？梢哉f，全市基本完成紙質(zhì)檔案整理、掃描等基礎(chǔ)工作，正籌備檔案數(shù)字化加工成果驗收及檔案后續(xù)移交進(jìn)館等工作。
舉措??
做好統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，明確責(zé)任
在推進(jìn)農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)檔案數(shù)字化工作時，江門首先做到統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，明確責(zé)任。全市加強(qiáng)統(tǒng)籌，以政府購買服務(wù)形式實施農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)檔案數(shù)字化加工項目。
市、縣級農(nóng)業(yè)農(nóng)村部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)確權(quán)實體檔案歸檔、檔案數(shù)字化加工服務(wù)項目采購、工作進(jìn)度檢查督導(dǎo)及成果驗收等工作，確保中標(biāo)服務(wù)商順利完成檔案數(shù)字化加工各項工作；市、縣級檔案管理部門和檔案館負(fù)責(zé)檔案實體與數(shù)字化加工標(biāo)準(zhǔn)制定、技術(shù)指導(dǎo)及確權(quán)檔案管理的監(jiān)督和培訓(xùn)，協(xié)同推進(jìn)實體檔案歸檔和數(shù)字化加工、成果驗收，及后續(xù)移交進(jìn)館等工作。各鎮(zhèn)（街）做好確權(quán)原始材料收集、歸檔與保存，加強(qiáng)與檔案數(shù)字化加工服務(wù)商溝通協(xié)作。
同時，全市協(xié)調(diào)資金，優(yōu)化配置。2014年，全市各級財政編制的農(nóng)村土地確權(quán)工作專項經(jīng)費預(yù)算中未包含檔案數(shù)字化工作費用，也未納入確權(quán)技術(shù)服務(wù)采購內(nèi)容。結(jié)合江門市確權(quán)工作專項經(jīng)費實際結(jié)余情況，經(jīng)請示市政府，同意調(diào)整江門市農(nóng)村土地確權(quán)工作專項資金用于確權(quán)檔案數(shù)字化加工工作，所需采購資金由各市（區(qū)）在農(nóng)村土地確權(quán)頒證經(jīng)費中統(tǒng)籌安排解決，按照確權(quán)補(bǔ)助經(jīng)費管理辦法實行總額包干。充分做到了資金的優(yōu)化配置，為確權(quán)檔案數(shù)字化工作提供了資金保障。
在此基礎(chǔ)上，江門全市壓實責(zé)任，加強(qiáng)督導(dǎo)。聯(lián)合印發(fā)《關(guān)于加快農(nóng)村土地確權(quán)檔案數(shù)字化加工工作的通知》，明確協(xié)調(diào)機(jī)制與進(jìn)度安排，要求縣級農(nóng)業(yè)農(nóng)村部門加強(qiáng)對農(nóng)村土地確權(quán)檔案歸檔、數(shù)字化加工與驗收及移交進(jìn)館等工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，督促各鎮(zhèn)（街）完善原始材料的收集，督促測繪公司加快整理并移交檔案，督促檔案數(shù)字化加工中標(biāo)公司加快完成檔案數(shù)字化加工等工作；要求縣級檔案部門和檔案館加強(qiáng)對農(nóng)村土地確權(quán)檔案的監(jiān)督指導(dǎo)和培訓(xùn)，協(xié)同推進(jìn)確權(quán)檔案實體和數(shù)字化加工、成果驗收及后續(xù)移交進(jìn)館等工作。
創(chuàng)新??
完善機(jī)制，總結(jié)經(jīng)驗?zāi)Ｊ?br>江門建立健全工作協(xié)調(diào)、檢查督導(dǎo)、情況通報、信息報送等工作機(jī)制，明確檔案數(shù)字化加工成果縣級驗收、市級聯(lián)合檢查審定、實體檔案和數(shù)字化成果移交進(jìn)館等具體工作節(jié)點，倒逼各市（區(qū)）克服困難、因地制宜、創(chuàng)新方式方法，加快推動各項工作。同時，及時交流、總結(jié)工作中形成的經(jīng)驗?zāi)Ｊ?，努力形成農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)檔案數(shù)字化的“江門探索”，供全省有關(guān)工作推進(jìn)作參考。
這種“江門探索”中一大創(chuàng)新就是形成了“一標(biāo)三片區(qū)”模式，按照確權(quán)工作實際及檔案預(yù)估掃描量，將轄下7個市（區(qū)）按工作需求情況分為A、B、C三個片區(qū)，以市級名義統(tǒng)一進(jìn)行招標(biāo)采購，并分類督導(dǎo)推進(jìn)各項工作。
目前，全市確定3家檔案數(shù)字化加工服務(wù)商，分別負(fù)責(zé)三個片區(qū)的檔案數(shù)字化加工工作。同時，各市（區(qū)）作為檔案數(shù)字化加工實施主體，做好與各檔案數(shù)字化加工服務(wù)商、各鎮(zhèn)（街）的溝通協(xié)作，充分保障檔案數(shù)字化加工場所、設(shè)備運行及檔案保存等工作條件；各鎮(zhèn)（街）積極配合，按要求將紙質(zhì)檔案移交檔案數(shù)字化加工服務(wù)商進(jìn)行數(shù)字化加工。全市形成市級統(tǒng)籌、縣級實施、鎮(zhèn)級配合、分類推進(jìn)的良好工作格局。
江門還在實踐中總結(jié)經(jīng)驗。各市（區(qū)）在數(shù)字化工作中積極克服困難，組織數(shù)字化服務(wù)供應(yīng)商與確權(quán)測繪公司進(jìn)行溝通，針對確權(quán)檔案缺頁、漏頁和順序錯誤等問題，與雙方公司協(xié)商整改方案，充分發(fā)揮主觀能動性，形成了一套“數(shù)字化公司反饋問題，測繪公司將問題轉(zhuǎn)包至數(shù)字化公司整改”的模式。通過數(shù)字化發(fā)現(xiàn)并由測繪公司委托數(shù)字化公司解決問題的方式，提高了工作效率解決了現(xiàn)實問題，加快了數(shù)字化項目進(jìn)程。目前，相關(guān)合作細(xì)節(jié)正在進(jìn)一步溝通中。
臺山：所有檔案已移交數(shù)字化公司進(jìn)行掃描
臺山市承包地經(jīng)營權(quán)確權(quán)工作涉及農(nóng)戶多、范圍廣，在江門市委、市政府的高度重視下，克服財政緊張的困難，每年積極爭取檔案存放工作經(jīng)費接近20萬元，為當(dāng)?shù)卮_權(quán)檔案存放工作提供財政保障。
同時，2018年起，臺山市已于新寧體育館二樓租賃兩間386平方米辦公室用于臨時存放確權(quán)檔案及數(shù)字化加工辦公。同時，按照相關(guān)檔案管理要求配備檔案柜200套，安裝了鐵窗、鐵門、空調(diào)抽濕，配置有監(jiān)控設(shè)備和實行24小時值班人員巡邏，確保檔案資料安全。
為督促各鎮(zhèn)（街）、中標(biāo)技術(shù)公司扎實做好自查、核查，認(rèn)真組織做好驗收工作，臺山市農(nóng)業(yè)農(nóng)村局結(jié)合實際，于2018年12月21日轉(zhuǎn)發(fā)《江門市檔案局 江門市農(nóng)業(yè)局〈江門市農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)登記頒證檔案整理及移交實施方案〉的通知》，組織不少于10次培訓(xùn)會議下鄉(xiāng)指導(dǎo)鎮(zhèn)（街）、中標(biāo)技術(shù)公司做好入盒、裝訂、資料存放等工作，制作標(biāo)準(zhǔn)模板和整理規(guī)范。
從2019年8月15日開始，臺山市農(nóng)業(yè)農(nóng)村局聯(lián)合市檔案局、市自然資源局分期分批開展檔案驗收，做到成熟一批驗收一批、檔案不完善經(jīng)整改再驗收，確保檔案資料真實完整，符合移交標(biāo)準(zhǔn)。
截至2020年6月，已組織開展5次驗收，5次整改工作，完成17個鎮(zhèn)（街）（鎮(zhèn)級634件、84盒；村級10947件、835盒）、4個中標(biāo)技術(shù)公司（村級281盒、村小組3919盒；發(fā)包方4791盒；承包方17858盒）確權(quán)檔案的驗收并移交數(shù)字化掃描公司。
為確保年內(nèi)全面完成土地確權(quán)檔案數(shù)字化加工工作，根據(jù)江門市農(nóng)業(yè)農(nóng)村局、江門市檔案局《關(guān)于加快農(nóng)村土地確權(quán)檔案數(shù)字化加工工作的通知》要求，現(xiàn)臺山市所有檔案已移交數(shù)字化公司進(jìn)行掃描。
目前，完成617萬頁電子化數(shù)據(jù)加工，占總進(jìn)度93%，計劃6月底全面完成數(shù)字化加工工作。接下來，將聯(lián)合市檔案館協(xié)同推進(jìn)確權(quán)檔案實體和數(shù)字化加工、成果驗收及后續(xù)移交進(jìn)館等工作。

檔案數(shù)字化應(yīng)遵循哪些基本原則

1、基本原則：

紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本原則是使檔案信息資源準(zhǔn)確、方便、快捷地提供利用，使可以公開的檔案信息資源得到共享，以滿足社會對檔案利用的需求。

2、數(shù)字化對象的確定原則：

應(yīng)當(dāng)對所要進(jìn)行數(shù)字化的對象按照一定的原則和利用方法進(jìn)行確認(rèn)，只有符合一定要求的紙質(zhì)檔案文獻(xiàn)才能進(jìn)行數(shù)字化。

3、符合國家法律法規(guī)的原則：

紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，必須符合國家檔案開放規(guī)定以及有關(guān)規(guī)定。

4、價值性原則：

屬于歸檔范圍且應(yīng)永久或長期保存的、社會利用價值高的檔案可列入數(shù)字化加工的范圍。

5、安全保密管理原則：

確保檔案原件和數(shù)字化檔案信息的安全。

6、完整性原則：

紙質(zhì)檔案數(shù)字化的各個環(huán)節(jié)均應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)的登記，并及時整理、匯總，裝訂成冊，在數(shù)字化工作完成的同時建立起完整、規(guī)范的記錄。

擴(kuò)展資料：

檔案整理的步驟：

1、目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備：

按照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T18)等的要求，規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容。包括確定檔案目錄的著錄項、字段長度和內(nèi)容要求。如有錯誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、賈任者、起止頁號和頁數(shù)等，應(yīng)進(jìn)行修改。

2、拆除裝訂：

在不去除裝訂物情況下，影響掃描工作進(jìn)行的檔案，應(yīng)拆除裝訂物。拆除裝訂物時應(yīng)注意保護(hù)檔案不受損害。

3、區(qū)分掃描件和非掃描件：

按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區(qū)分開。普發(fā)性文件區(qū)分的原則是：無關(guān)的重份的文件要剔除，有正或件的文件可以不掃描原稿。

4、頁面修整：

破損嚴(yán)重、無法直接進(jìn)行掃描的檔案，應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)，折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進(jìn)行相應(yīng)處理(壓平或燙平等)后再進(jìn)行掃描。

5、 檔案整理登記：

制作并填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工過程交接登記表單，詳細(xì)記錄檔案整理后每份文件的起始頁號和頁數(shù)。

6、裝訂：

掃描工作完成后，拆除過裝訂物的檔案應(yīng)按檔案保管的要求重新裝訂?；謴?fù)裝訂時，應(yīng)注意保持檔案的排列順序不變，做到安全、準(zhǔn)確、無遺漏。

參考資料來源：安鄉(xiāng)縣檔案局-中華人民共國行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范

以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化的特征包括

以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化的特征包括檔案資源多樣化、檔案利用便捷化、檔案管理信息化、檔案安全高效化、檔案隊伍專業(yè)化。

（1）檔案治理法治化?；拘纬奢^為完整的檔案法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)、高效的檔案法治實施、嚴(yán)密的檔案法治監(jiān)督、有力的檔案法治保障的檔案法治體系，檔案法治治理能力和水平顯著提升。檔案工作體制機(jī)制更加完善，在國家治理中的基礎(chǔ)支撐作用明顯增強(qiáng)。

（2）檔案資源多樣化。依法管理檔案資源，各級國家機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位檔案實現(xiàn)應(yīng)歸盡歸、應(yīng)收盡收；檔案資源更加齊全完整、豐富多元，覆蓋人民群眾的檔案資源體系更加完善。

（3）檔案利用便捷化。檔案利用服務(wù)模式創(chuàng)新和檔案信息開放取得實質(zhì)性進(jìn)展；檔案信息整合共享程度明顯提升，檔案利用服務(wù)更加便捷普惠，方便人民群眾的檔案利用體系更加完善。

（4）檔案管理信息化。全面推進(jìn)檔案資源存量數(shù)字化、增量電子化、利用網(wǎng)絡(luò)化；創(chuàng)新檔案信息化管理模式，加快與信息社會融合，以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化水平明顯提升。

（5）檔案安全高效化。檔案安全的基本條件和應(yīng)急、災(zāi)備機(jī)制更加完善，人防、物防、技防“三位一體”的安全防范體系更加健全，檔案網(wǎng)絡(luò)和信息系統(tǒng)風(fēng)險管理能力全面提升。

（6）檔案隊伍專業(yè)化。擴(kuò)大檔案專業(yè)技術(shù)人才隊伍培養(yǎng)規(guī)模，培養(yǎng)和造就高層次人才和特殊人才，建設(shè)全國檔案專家信息庫，拓展檔案人才發(fā)展空間。

如何創(chuàng)新企業(yè)檔案管理工作

　檔案管理是企業(yè)管理工作的一部分，必須適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)和新時期發(fā)展的需要，樹立新的觀念，建立新的體制，實行新的管理制度。企業(yè)檔案工作和其他方面的工作不同，不是只局限于某一領(lǐng)域的活動，也不僅僅是檔案工作人員的事情，而是需要企業(yè)所有部門中所有成員共同參與才能取得成效的一項事業(yè)。企業(yè)沒有創(chuàng)新就沒有活力和希望，檔案工作也是如此。因此，檔案工作人員亦應(yīng)創(chuàng)新思路，開拓檔案管理的各項功能,并積極探索和體現(xiàn)觀念、機(jī)制、管理的創(chuàng)新。\x0d\x0a一、觀念創(chuàng)新，使檔案在服務(wù)中發(fā)揮經(jīng)濟(jì)效益\x0d\x0a　?。ㄒ唬┮芎脵n案、用好檔案，首先要熟悉檔案。隨著產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)逐步調(diào)整、優(yōu)化，整體的技術(shù)含量也在不斷提高，單位也由計劃經(jīng)濟(jì)下按計劃完成工作任務(wù)，逐步走出去開辟市場，完成億元以上的貨幣工程量，逐步由承建二級路面建設(shè)，轉(zhuǎn)為參與強(qiáng)烈的市場競爭，承建一級路面的建設(shè)任務(wù)，因此，檔案管理人員也要為接收和管理好這一類科技檔案而轉(zhuǎn)變觀念，不要在辦公室坐等，要主動請教有關(guān)技術(shù)人員，深入施工一線，熟悉了解施工工藝流程，弄懂技術(shù)檔案的內(nèi)涵關(guān)系和保存意義，使檔案人員對各種科技檔案資料做到“胸中有數(shù)”。\x0d\x0a　?。ǘ┮_立檔案是資產(chǎn)的觀念，在企業(yè)無論是科技、還是文書、聲像、會計檔案，都是全體員工從事生產(chǎn)實踐活動的勞動結(jié)晶和智慧積累，是企業(yè)發(fā)展歷程的真實記錄和客觀評價。以產(chǎn)品為例，從設(shè)計、預(yù)算到整個工程竣工，無不包含著一代甚至幾代領(lǐng)導(dǎo)者和員工的聰明才智和辛勞汗水，無不凝聚在以文字、數(shù)據(jù)、圖紙、音像等各種形式的檔案載體上。檔案是一種非常重要的資產(chǎn)，它除了具有企業(yè)無形資產(chǎn)的屬性外，還具有專有性、地域性等公共屬性。企業(yè)法人認(rèn)識到檔案是資產(chǎn)以后，就會千方百計去管理、保護(hù)、利用好這些資產(chǎn)，就會下決心做好檔案工作。\x0d\x0a　?。ㄈ┮_立檔案是企業(yè)獨有的信息和知識觀念。在當(dāng)今瞬息萬變的知識經(jīng)濟(jì)大潮中，企業(yè)各自的檔案是獨有的原始記錄，如各種設(shè)計資料、預(yù)算、圖紙數(shù)據(jù)等。占有這方面的檔案就是占有企業(yè)的技術(shù)秘密和獨有知識。如果企業(yè)的檔案材料不收集、整理、保管好，在市場競爭和信息流通的今天，很可能給企業(yè)造成無法挽回的損失。只有管理好、利用好檔案資料，關(guān)鍵時刻能產(chǎn)生好的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。\x0d\x0a二、體制創(chuàng)新，使檔案工作適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的高速發(fā)展\x0d\x0a現(xiàn)代企業(yè)制度的基本特征是產(chǎn)權(quán)清晰，權(quán)責(zé)明確，政企分開，管理科學(xué)。企業(yè)的檔案工作要適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度，就必須對企業(yè)檔案工作實行機(jī)構(gòu)創(chuàng)新、機(jī)制創(chuàng)新和制度創(chuàng)新。\x0d\x0a　　（一）機(jī)構(gòu)創(chuàng)新的核心是精簡。無論哪個企業(yè)，精干是一個必然趨勢，企業(yè)檔案工作也要順應(yīng)企業(yè)的需要，檔案管理的工作方法也必須創(chuàng)新，其內(nèi)容就是要擴(kuò)大檔案工作的外延，深化檔案工作的內(nèi)涵，把過去只是單一的管理檔案的檔案室擴(kuò)大為集檔案、資料、情報、信息、統(tǒng)計等為一體的“企業(yè)檔案信息中心”。這個中的主要任務(wù)和職責(zé)是負(fù)責(zé)單位各類檔案資料和信息資料的收集、整理、保管和提供利用等工作，例如，公路段可通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)與各分公司、各部室實施聯(lián)網(wǎng)，從而達(dá)到各種信息資源的聯(lián)合開發(fā)和資源共享，真正形成一個集團(tuán)化的信息聯(lián)合體。這樣符合現(xiàn)代企業(yè)精干、高效的原則，有利于增加企業(yè)檔案管理的自主性和靈活性。\x0d\x0a　?。ǘC(jī)制創(chuàng)新的關(guān)鍵是高效。企業(yè)進(jìn)行整合改造的目的是適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)體制的需要，轉(zhuǎn)換機(jī)制，高效運行，創(chuàng)造最大的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。企業(yè)的檔案工作管理機(jī)制也要隨著企業(yè)管理機(jī)制的轉(zhuǎn)換而創(chuàng)新，要激活機(jī)體，堅持沒有創(chuàng)新就沒有發(fā)展的最基本管理理念，敢于否定自己，善于完善自己。從單純的檔案資料管理機(jī)制向檔案、情報、信息、科技一體化管理機(jī)制轉(zhuǎn)換；提高辦事效率，充分發(fā)揮人的聰明才智，讓檔案資源成為企業(yè)科技創(chuàng)新、技術(shù)改造的動力源之一。\x0d\x0a　?。ㄈ┲贫葎?chuàng)新的實質(zhì)是要從企業(yè)的實際出發(fā)，回顧多年來的檔案工作實踐，領(lǐng)導(dǎo)支持固然重要，但具體活動的開展卻要靠各項制度的規(guī)范和檔案人員的不懈努力。目前看來，適合各類性質(zhì)、各類機(jī)制的檔案管理制度還不夠健全，一些重要的檔案分散在各部門、各分公司，不夠規(guī)范，降低了利用率，制度創(chuàng)新已迫在眉睫，我們必須制定較為詳盡的制度，不斷創(chuàng)新單位檔案管理制度，明確規(guī)定檔案工作的年度方針和目標(biāo)，以及兼職檔案員在檔案工作中的義務(wù)和責(zé)任，評價檔案活動效果的方式、方法，制定考核辦法進(jìn)行總結(jié)考評。職責(zé)明確，獎罰分明，從而調(diào)動檔案人員的工作積極性。用制度來規(guī)范檔案管理工作。\x0d\x0a三、管理創(chuàng)新，全面提升檔案工作\x0d\x0a　　(一)企業(yè)發(fā)展了，企業(yè)的檔案管理工作亦應(yīng)上水平、上檔次、上規(guī)模，檔案工作的規(guī)范化形成和廣泛參與，要求提高企業(yè)全員的檔案意識和檔案業(yè)務(wù)知識，堅持依法治檔，確?！凹薪y(tǒng)一管理”?！凹薪y(tǒng)一管理”就是統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一機(jī)構(gòu)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一監(jiān)督和指導(dǎo)，為了提高檔案員及兼職要案員的業(yè)務(wù)水平，今年六月下旬，我們特邀專業(yè)老師前來舉辦檔案管理培訓(xùn)，對部門及公司十名兼職檔案員進(jìn)行為期七天的培訓(xùn)。這次培訓(xùn)的特點是理論結(jié)合實際操作，培訓(xùn)內(nèi)容針對各兼職檔案員所在部門形成的檔案進(jìn)行詳細(xì)講解，授課內(nèi)容分別為：文書、科技、會計檔案等基本知識，培訓(xùn)時要求每個兼職檔案員帶未整理裝訂的資料，面對面、手把手地指導(dǎo)他們?nèi)绾窝b訂、分類、排列、編號、編目、裝盒等一系列步驟。此次培訓(xùn)，效果顯著，也為單位檔案管理達(dá)國家2A標(biāo)準(zhǔn)奠定了良好的基礎(chǔ)。\x0d\x0a　　（二）辦公自動化后，要求無紙化辦公，每個崗位都形成電子文檔，這就要求每個員工懂得文書處理和歸檔的一整套程序，了解紙質(zhì)文件和電子文件歸檔的關(guān)系，明確各類文件材料形成、積累、歸檔在各個管理崗位上應(yīng)負(fù)的責(zé)任。檔案利用的廣泛性主要表現(xiàn)在計算機(jī)在企業(yè)內(nèi)部聯(lián)網(wǎng)后，企業(yè)各部門對檔案信息資源實現(xiàn)了共享。檔案部門要發(fā)揮信息中心的作用，對信息的利用和保密等問題，通過新的管理制度和管理方法來解決。\x0d\x0a　?。ㄈn案工作既是單位重要基礎(chǔ)工作之一，也是國家檔案的重要組成部分。為了規(guī)范檔案工作，必須加強(qiáng)自身基礎(chǔ)建設(shè)，大力開發(fā)利用檔案信息資源；提高整體管理水平，以便更好地為生產(chǎn)和發(fā)展服務(wù)。總之，企業(yè)檔案工作要適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的需要，檔案工作人員要不斷學(xué)習(xí)新技術(shù)、新知識，敢于創(chuàng)新、敢于開拓，與企業(yè)發(fā)展同步。

淺談事業(yè)單位的電子檔案管理

事業(yè)單位的電子檔案管理
檔案數(shù)字化建設(shè)有助于實現(xiàn)事業(yè)單位事務(wù)自動化，提高事業(yè)單位業(yè)績評價水平和工作效率，降低管理服務(wù)成本，對事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展至關(guān)重要。

深入探討了如何加快事業(yè)單位信息化建設(shè)，包括加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)、創(chuàng)新數(shù)字化服務(wù)、加快數(shù)字化建設(shè)步伐、加強(qiáng)OA辦公系統(tǒng)信息化建設(shè)，具有一定的參考價值。
隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，事業(yè)單位的管理和服務(wù)工作也進(jìn)入信息化時代，為其發(fā)展提供了罕見的機(jī)會，信息化建設(shè)有助于實現(xiàn)事業(yè)單位的辦公自動化，提高事業(yè)單位的業(yè)績評價水平和工作效率本文將討論如何加快事業(yè)單位信息化建設(shè)。
一、加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)人各事業(yè)單位，應(yīng)設(shè)立單位領(lǐng)導(dǎo)人、分管領(lǐng)導(dǎo)人副領(lǐng)導(dǎo)人、各科相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人為成員的信息化建設(shè)工作組，明確領(lǐng)導(dǎo)人責(zé)任，實行成員負(fù)責(zé)信息化建設(shè)的具體適當(dāng)性，使信息化建設(shè)工作負(fù)責(zé)人，環(huán)境負(fù)責(zé)人。與此同時，將信息化工作作作為事業(yè)單位管理的重要內(nèi)容納入年度目標(biāo)評價，與其他工作一起配置、組織和評價。另外，建立信息化建設(shè)管理工作網(wǎng)絡(luò)，形成分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)、辦公主任具體負(fù)責(zé)、各科合作共管的三級信息化建設(shè)管理網(wǎng)絡(luò)。
二、創(chuàng)新信息化服務(wù)事業(yè)單位的員工必須在信息化背景下勇于釋放思想，勇于創(chuàng)新信息化服務(wù)觀念。充分利用事業(yè)單位信息資源共享平臺，深入拓展信息利用渠道，同時改進(jìn)事業(yè)單位信息披露的宣傳方式，實現(xiàn)信息資源共享。其次，信息價值的真正有效發(fā)揮必須基于安全，事業(yè)單位的信息化建設(shè)離不開安全。但是，現(xiàn)在信息化的快速發(fā)展也帶來了系統(tǒng)癱瘓、黑客入侵、信息失密、病毒泛濫等現(xiàn)象，嚴(yán)重威脅信息安全，必須加強(qiáng)事業(yè)單位的信息安全。一是網(wǎng)站安全問題的整改。對本公司網(wǎng)站存在的安全危險，要求立即與網(wǎng)站開發(fā)維護(hù)公司對接，進(jìn)行安全危險的整改和漏洞的修補(bǔ)，將整改情況反饋給上級部門和公安局網(wǎng)絡(luò)監(jiān)督部門。二是信息管理系統(tǒng)的安全自我調(diào)查。各事業(yè)單位應(yīng)對使用中的信息管理系統(tǒng)進(jìn)行全面安全自我調(diào)查，整理使用中發(fā)現(xiàn)的問題，列出整改清單，逐一整改。三是落實基層單位信息安全管理工作。各基層部門應(yīng)開展自我調(diào)查和整改，要求在使用信息系統(tǒng)時做好相關(guān)安全管理。上級部門可隨時進(jìn)行系統(tǒng)后臺檢查和現(xiàn)場檢查，督促各部門安全措施落實。
三、加快信息化建設(shè)步伐事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)統(tǒng)一性、系統(tǒng)性、完整性整體要求，加強(qiáng)四項措施，開創(chuàng)信息化建設(shè)新局面，為促進(jìn)事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展提供有力支持。
一是從精益管理開始，抓住信息化管理。事業(yè)單位必須建立信息化制度的廢棄、改革、立足，逐步建立制度管理人、程序管理的信息化工作管理平臺，完善信息化工作流程，深化信息化基礎(chǔ)管理，實現(xiàn)信息化管理的科學(xué)化、制度化和規(guī)范化的安全運輸管理，建立統(tǒng)一的信息安全事件處理流程和應(yīng)對聯(lián)動機(jī)制，提高應(yīng)急事件的反應(yīng)能力和應(yīng)急處理能力，保障各業(yè)務(wù)和辦公系統(tǒng)的穩(wěn)定可靠運行。
二是從信息化科學(xué)計劃開始，抓住計劃執(zhí)行和水平提高。事業(yè)單位必須學(xué)習(xí)先進(jìn)單位信息化建設(shè)的科學(xué)方法和典型經(jīng)驗，重視統(tǒng)一設(shè)計和項目推進(jìn)，科學(xué)系統(tǒng)制定信息化發(fā)展計劃，確保計劃方向的一致性、目標(biāo)的合理性、技術(shù)可行性和結(jié)構(gòu)的完整性，提高信息化工作的實用性和創(chuàng)新性。同時，嚴(yán)格執(zhí)行年度計劃，抓住計劃落地實施，確保信息化工作取得實效。
三是以信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施下手，搞好運維管理和互聯(lián)網(wǎng)建設(shè)工作中。機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)秉著統(tǒng)籌協(xié)調(diào)“建、管、用”的標(biāo)準(zhǔn)，再次增加基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和互聯(lián)網(wǎng)建設(shè)資金投入幅度，做好信息化管理網(wǎng)絡(luò)升級更新改造工作中，做好運維管理，有目的性地清除常見故障安全隱患，減少運維管理成本費。
四是以進(jìn)行信息化管理學(xué)習(xí)培訓(xùn)下手，搞好信息化管理隊伍管理工作中。機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)緊緊圍繞提高信息化管理工作中團(tuán)隊的專業(yè)能力水準(zhǔn)，在各底層單位設(shè)定做兼職信息化管理技術(shù)人員，進(jìn)行數(shù)次信息化管理運用和專業(yè)技能學(xué)習(xí)培訓(xùn)，提升 信息化管理團(tuán)隊的業(yè)務(wù)水平和技術(shù)實力，并由點到面提升 機(jī)關(guān)事業(yè)單位信息化管理辦公室工作能力。