檔案整理及時性

要做好一個合格的檔案管理員，首要要了解以下幾點檔案管理員工作職責：
1、負責管理公司各個部門產生的檔案材料，包括文件材料的接收、整理，檔案的提供利用等。
2、建立和完善檔案管理的相關制度。
3、責任心強，維護公司檔案歷史真跡，確保檔案的真實性和安全性，據實用檔，切實履行保密義務。
4、對公司各個部門的兼職檔案員進行業(yè)務指導，確保檔案收集工作的規(guī)范性，并督促各部門及時歸檔。
5、完整接收各部門移交的檔案，對未及時移交的檔案資料主動向使用或產生該檔案的部門催收。
6、做好公司檔案編研工作，整理公司大事記，為公司宣傳工作提供數(shù)據和信息。 7、完成領導下發(fā)的任務。
另外要對檔案整理工作流程及要求 了解清楚
一、 收集
了解部門職能職責，將平時在工作活動中形成的文字，圖表，聲像等材料完整地收集起來。
二、 鑒定
對收集的材料逐份鑒定，看是否屬于部門文件材料的歸檔范圍，不屬歸檔范圍的，可作參考資料保存，屬于部門歸檔的文件材料，按照檔案整理流程及要求逐一整理。
三、 分類
根據文件、圖表的形成規(guī)律，將相互聯(lián)系的文件材料、圖表等組合在一起列為同一類別。
四、 組卷
組卷的具體做法：項目施工文件按單項工程、單位工程或裝置、階段、結構、專業(yè)組卷；項目竣工圖按建筑、結構、水電、暖通、電梯、消防、環(huán)保等順序組卷；設備文件按專業(yè)、臺件組卷；管理性文件按問題、時間或項目依據件、基礎性、竣工驗收文件組卷；監(jiān)理文件按文種組卷；原材料試驗按單項工程、單位工程組卷。
五、案卷及卷內文件的排列
1、管理性文件按問題、時間或重要程度排列； 2、竣工圖按專業(yè)、圖號排列；
3、卷內文件一般文字在前，圖樣在后；譯文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。
六、卷內文件頁號的編寫
1、卷內文件有書寫內容的頁面都要編寫頁號。
2、頁號編寫的位置：單面書寫文件在右下角；雙面書寫文件，正面在右下角、背面在左下角。圖樣頁號編寫在右下角，或標題欄外右下方；成套圖樣或印刷成冊文件，不必再重新編寫頁號。案卷封面、卷內目錄不編寫頁號。
七、加蓋檔號章與檔號的編寫
檔號章蓋在每件材料的右上角空白處。檔號由三部分組成：項目代號+分類代號+案卷流水號，如：中國鐵建〃國際城（ZGTJ〃GJC）+部門標準簡稱（如ZHB）+案卷流水號。
八、卷內目錄的編制（卷內目錄式樣見圖A.3）
文件排列與編號之后，每份文件在卷內的位置已固定，為了便于文件利用，按規(guī)定格式逐件填寫卷內文件目錄，卷內目錄的內容包括以下內容：
1、序號,用阿拉伯數(shù)字從1起依次標注卷內文件的順序，一份文件一個號。正件與附件、轉發(fā)文與被轉發(fā)文、印件與定稿、請示與批復、來文與復文在整理時視為一件。
2、文件編號，填寫文件文號或圖樣的圖號。不能簡寫。沒有文號或圖號的文件，此欄不填寫。
3、責任者，填寫文件形成部門或主要責任者。填寫的責任者應是全稱或標準簡稱。
4、文件題名，填寫標題的全稱，不能簡寫。
5、日期，填寫文件形成日期，格式為八位數(shù)，如“20110712”。 6、頁數(shù)，頁數(shù)的填寫有幾頁填幾頁。
7、備注，可填寫該份文件的密級，如無密級則不填寫。 九、檔案盒
檔案盒一律采用無酸牛皮紙的科技檔案盒，其規(guī)格為：310㎜×220㎜,厚度分別為20㎜、30㎜、40㎜、50㎜、60㎜，各部門根據需要統(tǒng)一規(guī)格相同的檔案盒.
十、案卷封面和案卷脊背的編制（案卷封面、案卷脊背式樣見圖A.1、A.2）
1、擬寫案卷題名，即案卷標題，由三部分組成：①項目的名稱或代字、代號；②項目的專業(yè)、階段的名稱、代號；③項目文件的名稱。
2、立卷單位：填寫檔案的形成單位。
3、起止日期：填寫案卷內項目文件形成的起止日期。具體的方法是通過查閱卷內目錄，找到最早的一個時間，即為起日期；找到最晚的一個時間，即為止日期。
4、保管期限：保管期限根據《文件材料歸檔范圍和保管期限表》的規(guī)定劃分，保管期限有永久、長期、短期（文書類有永久、30年、10年）三類。
5、密級：填寫依據保密規(guī)定確定的卷內文件的最高密級，如無保密文件，則不填寫。
6、檔號：把編寫好的檔號填在案卷封面上。
十一、填寫案卷目錄（案卷目錄式樣見圖A.4）
案卷目錄項目有序號、檔號、案卷題名、總頁數(shù)、保管期限、備注6項，根據檔案盒和卷內目錄內容逐一填寫，裝訂成冊，以便查閱。
十二、上架。檔案整理完畢后，根據盒號順序依次放入檔案密集架，便于查找利用

簡述如何保證檔案管理的規(guī)范性和及時性

會博通綜合檔案管理系統(tǒng)：全生命周期管理

提供檔案采集、錄入、整理、掃描上傳、歸檔入庫、利用、編研、注銷等全生命周期的管理功能。

會博通綜合檔案管理系統(tǒng)：實現(xiàn)檔案業(yè)務的全面標準化、流程化

為檔案移交、歸檔、借還等業(yè)務，提供可由企業(yè)自由定義的標準化管理流程，實現(xiàn)檔案業(yè)務的流程化管理。

檔案管理工作要如何做好

導語：檔案是信息資源的重要組成部分，檔案在文化記憶、個人記憶和基因記憶的遺忘、構建、重構和恢復中具有重要的社會功能，是尋找遺忘記憶和發(fā)現(xiàn)過去記憶事實真相的重要載體，是知識的存儲器，是知識咨詢和轉換的媒介，是保護過去、記錄現(xiàn)在和聯(lián)系未來的橋梁。

1.當前檔案管理中存在的問題

1.1對檔案的重視程度不夠，管理意識不強

長期以來，相當一部分人員包括部分領導干部對檔案工作的認識都存在一些誤區(qū)，認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經濟效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應付外調、查檔就行了。輕視檔案工作的思想都表明了一些人對檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作已無法適應現(xiàn)在的管理需求。

1.2管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后

大部分人員沒有經過專業(yè)的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務不太了解，檔案收集意識淡薄。而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足，日常事務往往只是將材料放人檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴重影響了檔案管理水平。其次一些歸檔的材料還不夠真實和準確。

1.3檔案硬件投入及經費不足

近年來，隨著科學技術的進步，計算機及網絡技術在管理中廣泛運用，管理手段不斷進步。而運用計算機及網絡技術管理檔案的單位較少，基本還采用手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的'收集、利用和開發(fā)。

對檔案管理必備的條件解決落實差，檔案室建設不標準、不規(guī)范，檔案柜陳舊老化，檔案保管條件簡陋。有些單位檔案多、檔案室狹窄、潮濕、“八防”設備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。有些管檔單位必備的切刀、統(tǒng)一的檔案夾，都無法購置齊備。

1.4在信息開發(fā)和編研工作上也存在一些問題。一些檔案部門為達標升級應付檢查隨便選幾個題人人都來編研使編研產品層次低質量差實用性不大利用價值更小。有的選題雖好緊跟形勢但因編研時間過長失去了時效性影響了作用的發(fā)揮。

2.檔案管理工作面臨問題的幾點建議

2.1強化檔案意識對檔案工作有巨大的推動作用

對于檔案管理人員來說應根據新時期的特點，解放思想，轉變觀念，樹立全新的服務意識，打破傳統(tǒng)的封閉型服務模式，建立開放型、超前性服務模式，主動了解社會需求，進行專題分析研究，大力發(fā)掘館(室)藏中的各類信息，運用各種現(xiàn)代化技術手段加大檔案信息資源的綜合開發(fā)，為社會提供高效能的檔案信息服務。這樣才能形成一個檔案工作的良性循環(huán)，唯有如此，全社會的檔案意識才會真正得到增強。

2.2做好檔案工作全程服務意識

2.2.1做好檔案開發(fā)利用工作效果的全程服務，實現(xiàn)檔案開發(fā)利用工作的價值

在做好超前服務和參與服務工作后，及時總結、歸納、匯集和分析各種利用效果的數(shù)據，從中發(fā)現(xiàn)問題，找出規(guī)律，全程做好服務?？礄n案開發(fā)利用工作到底為業(yè)務工作提供了哪些服務，解決了什么問題，取得了哪些社會和經濟效益;看檔案工作自身存在哪些薄弱環(huán)節(jié)和不足之處，如檔案材料收集是否齊全，整理是否系統(tǒng)，組卷是否合理，鑒定是否準確，檢索工具是否實用等。

2.2.2做好全程服務，加強重點檔案信息資源的二次開發(fā)

在全程跟蹤服務過程中，通過對使用單位的調查、借閱內容的統(tǒng)計、使用方法的分析、編研實用性的排列等，對開發(fā)利用工作中使用過的檔案實體有一個全面的了解，從中發(fā)現(xiàn)使用頻率很高、查閱單位眾多、利用人次頻繁、涉及范圍廣泛的檔案材料。這部分檔案信息資源將是下一個或今后若干個開發(fā)過程中所需要和不可缺少的，也是在即將到來的利用高潮中，需要大量查閱和利用參考的。

為此，應該在進一步的追蹤服務中，掌握好檔案信息的回溯性、本源性、憑證性、連續(xù)性和內向型，并與相關的文獻、資料、情報和其他形式、載體的信息資源匯總融合，進行二次加工提煉，形成新的更具針對性、更切合實際，具有更高價值和水平的二次文獻，以滿足新的一輪實用需求。

2.2.3做好全程服務，完善檔案開發(fā)利用工作的分析和預測

首先應對過去階段利用狀況進行全面分析，為下一階段提供利用打好基礎。如檔案利用數(shù)量、范圍、卷次、類型，以及利用者類型、職業(yè)、要求、心理狀態(tài)、用途劃分等;其次要對過去階段利用特點進行分析，提取最具本部門業(yè)務特色的典型實例，以及對過去利用方向的熱點、敏感點和主要工作類型，加以分析和論證;第三要在前兩點分析基礎上，對下一階段開發(fā)利用的方向進行預測，包括具體業(yè)務部門的需求，發(fā)展動態(tài)分析，重點利用方向的跟蹤調查以及周期性需求變化等等。

2.3提高檔案信息資源的開發(fā)利用水平是檔案工作的根本

檔案收集、管理的主要目的是為了利用，利用才能充分顯示檔案的價值。因此，檔案工作者應加強開發(fā)利用檔案信息資源意識，通過為國家、社會乃至學校各項工作提供全方位的服務，以充分發(fā)揮檔案的作用。

在當今信息化時代里，如果檔案工作仍停留在收集、整理、保管及被動提供利用的水平上，是適應不了形勢發(fā)展需要的。因此，在開發(fā)利用檔案信息資源方面，檔案工作者首先要解放思想，更新觀念，從封閉型的檔案管理體制中擺脫出來，變被動為主動，改變過去那種坐等守攤的狀況。

2.4實現(xiàn)檔案管理工作創(chuàng)新的途徑

2.4.1思想觀念的創(chuàng)新

觀念創(chuàng)新是管理創(chuàng)新的前提。管理創(chuàng)新的過程將始終貫穿著觀念創(chuàng)新的思想。管理創(chuàng)新必須確立現(xiàn)代化管理意識，特別是檔案管理知識化、網絡化、社會化，把知識和創(chuàng)新作為檔案工作的管理目標，逐步改變以往“重藏輕用”的落后觀念。

2.4.2管理方式的創(chuàng)新

檔案館(室)雖然收藏有豐富的信息資源，但是相對于使用者的多樣化要求，人們仍然會感到館藏資源的不足。這一方面是由于檔案資源量的有限性，也是由于管理方式落后導致的利用效率不高。所以，必須在充實館藏內容，提高館藏質量的基礎上，有目的、有重點、有計劃地采集用戶的需要的檔案資源，并對檔案文獻資源不斷地進行優(yōu)化、組織、集成，使其系統(tǒng)化、規(guī)范化、有序化，及時、準確、高效地為用戶提供服務。

2.4.3服務方式的創(chuàng)新

如何更好地創(chuàng)新服務方式，需要我們在實踐中不斷發(fā)現(xiàn)新的檔案需求和更好滿足需求的服務方式。在工作中，要加強和提高檔案服務的主動性、針對性和及時性;要重視和加強對檔案利用者的研究，不僅研究當前的利用者，還要研究潛在的利用者，不僅研究利用者當前的需要，還要研究利用者潛在的需求，以便最大限度消除利用者利用檔案的障礙，以利用者的需求和潛在需求來加強檔案服務的創(chuàng)新，使檔案管理工作與國際接軌。

3結語

總之，檔案是人類在社會實踐活動中直接形成的原始的歷史記錄，產生于國家機構、社會組織和個人的社會實踐活動。檔案管理工作面臨很多問題，提高檔案人的檔案意識是根本，增強服務意識，勇于創(chuàng)新，全面開發(fā)檔案信息資源，才能更好為檔案工作服務。

如何提高檔案管理的效率

導語：檔案管理工作做得如何，是衡量單位工作業(yè)績與管理水平的重要尺度，是提高單位工作質量和工作效率的必要條件。為進一步促進單位科學發(fā)展提供了第一手資料。

一、檔案管理工作的重要性

(一)檔案是機關工作查考的依據

檔案是過去工作和歷史情況的記錄，它可以為機關工作提供備查的依據。檔案是歷史的真憑實證，是第一手的參考材料。首先，它是在社會實踐活動中直接形成的，而非后人編造的，這就客觀地紀錄了歷史情況，具有最可靠的憑證。

其次，它保留著真切的歷史痕跡，如有些是當事人的親筆手稿;有的留有機關領導人或有關人員的親筆簽署或批示;許多文件蓋有制發(fā)機關或個人的印信;有些材料是以照片、錄音帶、錄像帶的形式存在的，這也是檔案具有憑據作用的證明。還有一些文件材料，如合同、契約等制發(fā)的目的就是備忘，其憑證作用就更加強烈、更加明顯。

(二)檔案是宣傳教育的生動素材

近年來，我國檔案事業(yè)步入了新的歷史發(fā)展時期，各級檔案部門解放思想，改革創(chuàng)新，逐步把工作重點轉移到為社會主義物質文明和精神文明建設提供檔案的利用服務上來，通過《中華人民共和國檔案法》頒布實施，我國檔案工作重新走上了依法管理的軌道，檔案事業(yè)的宏觀管理得到全面加強;各機關、各單位檔案室，各級各類檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和現(xiàn)代化技術的運用工作扎實推進，檔案在為社會各方面服務中發(fā)揮了重要作用。

二、如何提高檔案管理工作的效率

(一)增強服務意識，提高服務水平，爭取領導重視

無論任何單位的任何一項工作，都必須得到領導的重視，才能使這項工作順利開展，檔案工作也如此。領導對檔案工作的價值和認識程度，決定著他們對檔案工作的態(tài)度，從而在很大程度上決定著檔案工作的發(fā)展。把檔案工作列入議事日程，是規(guī)范檔案工作的需要。

檔案管理人員應該充分發(fā)揮其主觀能動性，以實際行動去影響并爭取領導的重視。要使單位的檔案工作更好的發(fā)展，領導和檔案人員都必須同時重視檔案工作。檔案人員的工作態(tài)度、工作效率、工作質量、工作成果是決定檔案工作好壞的根本原因。這個根本工作是內因，領導的重視是外因，外因必須通過內因起作用。

(二)拓寬視野，加強現(xiàn)有資源的綜合利用，實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理

隨著改革的深入發(fā)展，檔案管理面臨著許多亟待解決的問題，諸如檔案數(shù)量越來越多，給保管和提供利用帶來困難。管理方法手段的落后直接影響檔案的質量，只有實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理，才能有效地解決新形勢下出現(xiàn)的問題。

1、增強責任感，提高管理意識

檔案管理是一門專業(yè)性很強的工作，管理人員既要有高度的工作責任感，良好的職業(yè)道德，細心辦事的工作態(tài)度，樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者只有涉獵廣博的專業(yè)知識，不斷開拓視野，優(yōu)化知識結構，提高綜合素質，才能做好新時期的檔案管理工作。

2、不斷加強學習，掌握管理技能

目前，電子計算機技術在檔案管理中的廣泛運用，可以系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統(tǒng)計等工作，這種現(xiàn)代化科技手段和先進操作管理技術，都迫切需要檔案管理工作者去掌握和運用。所以，檔案管理工作者要結合自己的崗位工作，邊學習邊操作，在提高業(yè)務素質的同時，特別是要注重計算機知識、信息文化的學習掌握，努力使自己具備信息知識和網絡文化的綜合型檔案管理人才。

3、利用現(xiàn)有資源，整理檔案

檔案記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作繁瑣，重復勞動多，勞動強度大。而利用計算機等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷時，立卷人根據自己的理解對文件進行分類，盡管都依照統(tǒng)一的標準，但因每個人的.理解能力不同，對同一個文件有不同的分類，因此不可避免的產生分類不準的現(xiàn)象，影響案卷的質量，給利用工作帶來不便。因此，要發(fā)揮計算機的管理優(yōu)勢，減少手工操作，提高工作效率。

三、加強檔案管理教育培訓，提高管理人員綜合素質

檔案管理人員的業(yè)務素質水平直接影響檔案管理工作的質量，為了使檔案工作人員能夠適應檔案管理工作的需要，首先要充分發(fā)揮檔案工作人員的主觀能動性、創(chuàng)造性，努力提高檔案人員的知識水平和管理能力。由于設備的現(xiàn)代化，檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷改革，因此，對檔案工作人員在業(yè)務知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。

1、提高認識水平，強化繼續(xù)教育

發(fā)展繼續(xù)教育需要解決的問題很多，首先，要解決思想認識問題。要充分認識到檔案人員繼續(xù)教育在檔案事業(yè)發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實際意義，認識當前檔案事業(yè)的發(fā)展，檔案服務質量的提高，其根本出路在于檔案人員整體素質的不斷提高。其次，必須真正培養(yǎng)檔案管理人才，將檔案管理工作者的教育培訓列入重要的議事日程。

2、加強制度建設，建立健全運行機制

加強制度建設，建立良性運行機制是開展檔案工作者教育培訓的關鍵和保證。首先，要建立和健全繼續(xù)教育的管理制度，如登記、統(tǒng)計、考核、評估、獎勵制度。其次，要建立繼續(xù)教育的約束和激勵機制。

約束和激勵機制可以促使檔案管理工作者產生緊迫感和危機感，主動地參加定期的繼續(xù)教育，更新知識，提高業(yè)務能力和水平。比如，檔案管理工作者上崗前和輪崗后的崗位培訓，檔案專業(yè)技術人員獲得的專業(yè)技術職務可由終身有效改為動態(tài)管理。這樣，便可以激發(fā)檔案工作者增強參加教育培訓的主動性和積極性。

3、加強綜合培訓，提高業(yè)務水平

從實際出發(fā)，按崗位、分層次、多渠道、多形式的開展教育培訓。堅持“學用結合，按需施教，重視實效”的方針，切實遵守學以致用的原則。一是要給檔案專業(yè)人員提供全面系統(tǒng)學習檔案專業(yè)知識的機會，盡快提高其專業(yè)水平。給檔案專業(yè)人員提高吸收、補充檔案學新理論、新方法、新觀念的機會，彌補一次性教育的不足。

二是要普及相關學科知識。檔案工作融匯了許多相關學科知識，如哲學、歷史學、心理學、行為學等，檔案工作者的繼續(xù)教育應注重對相關科學知識的補充和更新。三是要強化現(xiàn)代科技知識的學習?，F(xiàn)代科學技術的廣泛應用是檔案工作的特征之一，也是檔案現(xiàn)代化的標志之一，檔案工作者應加強對信息技術、計算機、科技軟件等新技術的學習，并靈活運用到實際工作之中。

4、建立獎懲機制，細化考核監(jiān)管

進一步提高檔案管理人員對檔案管理工作的認識，要通過各種形式對他們進行《中華人民共和國檔案法》和國家有關檔案工作規(guī)定的宣傳教育，使檔案管理人員充分認識到搞好檔案管理工作是自己應盡的法律責任和義務，增強自覺性，為提高效率創(chuàng)造條件。

把檔案材料的積累工作納入檔案管理人員的責任制，加強對檔案材料的控制、積累并進行檢查考核，做到獎罰分明。要建立一個檔案管理組織的領導體系，加強對檔案工作的領導、指導、檢查和考核，不斷提高檔案管理工作水平。

怎樣做好檔案工作

應從以下幾個方面抓起： 一、增強服務意識，提高服務水平，爭取領導重視 一個單位的任何一項工作，都必須有領導的重視，才能使這項工作順利開展；領導對檔案工作的價值和認識程度，決定著他們對檔案工作的態(tài)度，從而在很大程度上決定著檔案工作的發(fā)展。因此，把檔案工作列入議事日程，是規(guī)范檔案工作的需要。對檔案管理人員來說，則應該充分發(fā)揮其主觀能動性，以自己的實際行動去影響，去爭取領導的重視。要使一個單位的檔案工作有起色，領導和檔案人員都必須重視檔案工作。就檔案工作而言，檔案人員的工作態(tài)度、工作效率、工作質量、工作成果是決定檔案工作好壞的根本原因。這個根本工作是內因，領導的重視是外因，外因必須通過內因起作用。如何發(fā)揮主觀能動性，爭取領導重視，檔案管理人員應當做到如下幾點： 1、愛崗敬業(yè)，使領導滿意自己的工作。領導是否重視檔案工作，很大程度上取決于對檔案工作人員的工作滿意不滿意。因此作為一名檔案工作人員首先要熱愛本職工作，忠于職守，在領導和群眾心目中留下一個好的印象。 2、積極宣傳，使領導增強檔案管理意識。有些單位領導對檔案工作重視不夠，很多都是因為缺乏檔案意識，認為檔案工作在一個單位可有可無，因此，對領導加強有關檔案方面的宣傳是十分必要的，要經常把有關文件、材料給領導看，在領導的腦海里留下印象，尤其是一些與本單位密切相關的材料，很可能會使領導看后受到啟發(fā)，并在實踐中加以應用。檔案管理人員要經常向領導匯報檔案工作情況，多談一些搞好檔案工作對單位的益處，使領導更加重視檔案工作。 二、綜合利用各種資源，實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理 隨著改革的深入發(fā)展，檔案管理面臨著許多亟待解決的問題，諸如檔案數(shù)量越來越多，數(shù)量的龐大給保管和提供利用帶來困難。管理方法手段的落后直接影響檔案的質量，只有實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，才能有效地解決新形勢下出現(xiàn)的新問題。 1、增強責任感，提高管理意識。檔案管理是一門專業(yè)性很強的工作，管理人員既要有高度的工作責任感，良好的職業(yè)道德，辦事細心的工作態(tài)度，樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的檔案管理的方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者只有涉獵廣博的專業(yè)知識，開拓視野，優(yōu)化知識結構，提高綜合素質，才能做好新時期的檔案管理工作。 2、掌握管理技能，提高綜合素質。以前，檔案材料的形成從文件的起草、修改、刪減到定稿打印、傳閱、整理、歸檔都是以手工抄寫為主。而電子計算機技術在檔案管理中的運用，可以系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統(tǒng)計等工作，這種現(xiàn)代化科技手段和先進操作管理技術，都迫切需要檔案管理工作者去掌握和運用。檔案管理數(shù)字化、信息化都是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案工作者的必然方向。所以，檔案管理工作者要結合自己的崗位工作，邊學習邊操作，在提高業(yè)務素質的同時，特別是要注重計算機知識、信息文化的學習掌握，努力使自己具備信息知識和網絡文化的綜合型檔案管理人才。 3、利用現(xiàn)有資源，整理檔案。檔案匯集著大量的指示，也記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作繁瑣，重復勞動多，勞動強度大。而利用計算機等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷時，立卷人根據自己的理解對文件進行分類，盡管都依照統(tǒng)一的標準，但因每個人的理解能力不同，對同一個文件有不同的分類，因此不可避免的產生分類不準的現(xiàn)象，影響案卷的質量，給利用工作帶來不便。因此，要發(fā)揮計算機的管理優(yōu)勢，減少手工操作，提高工作效率。 三、加強教育培訓，提高管理人員綜合素質 檔案管理人員的業(yè)務素質水平直接影響檔案管理工作的質量，為了使檔案工作人員能夠適應檔案管理工作的需要，首先要充分發(fā)揮檔案工作人員的主觀能動性、創(chuàng)造性，努力提高檔案人員的知識水平和管理能力。由于設備的現(xiàn)代化，檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷改革，因此，對檔案工作人員在業(yè)務知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原來那些傳統(tǒng)的業(yè)務知識與工作方法，已不能適應新的形勢，所以必須對檔案人員加強繼續(xù)教育，盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技術，又能熟悉檔案專業(yè)知識的人才，才能完成檔案管理現(xiàn)代化的任務。 1、提高認識水平，強化繼續(xù)教育。發(fā)展繼續(xù)教育需要解決的問題很多，首先，要解決思想認識問題。要充分認識到檔案人員繼續(xù)教育在檔案事業(yè)發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實際意義，認識檔案事業(yè)的發(fā)展，檔案服務質量的提高，其根本出路在于檔案人員整體素質的不斷提高。其次，21世紀的檔案管理工作者的機遇挑戰(zhàn)并存，必須真正啟動檔案人才工程，培養(yǎng)世紀人才，將檔案管理工作者的教育培訓列入重要的議事日程。 2、加強制度建設，建立運行機制。加強制度建設，建立良性運行機制是開展檔案工作者教育培訓的關鍵和保證。首先，要建立和健全繼續(xù)教育的管理制度，如登記、統(tǒng)計、考核、評估、獎勵制度。其次，要建立繼續(xù)教育的約束和激勵機制。約束和激勵機制可以促使檔案管理工作者產生緊迫感和危機感，主動地參加定期的繼續(xù)教育，更新知識，提高業(yè)務能力和水平。比如，檔案管理工作者上崗前和輪崗后的崗位培訓，檔案專業(yè)技術人員獲得的專業(yè)技術職務可由終身有效改為動態(tài)管理。這樣，便可以激發(fā)檔案工作者增強參加教育培訓的主動性和積極性。 3、開展綜合培訓，提高業(yè)務水平。應從實際出發(fā)，按崗位、分層次、多渠道、多形式的進行教育培訓。要堅持“學用結合，按需施教，重視實效”的方針，切實遵守學以致用的原則。第一要給檔案專業(yè)人員提供全面系統(tǒng)學習檔案專業(yè)知識的機會，盡快提高其專業(yè)水平。給檔案專業(yè)人員提高吸收、補充檔案學新理論、新方法、新觀念的機會，彌補一次性教育的不足。第二要普及相關學科知識。檔案工作融匯了許多相關學科知識，如哲學、歷史學、心理學、行為學、公共關系學等，檔案工作者的繼續(xù)教育應注重對相關科學知識的補充和更新。第三要強化現(xiàn)代科技知識的學習?，F(xiàn)代科學技術的廣泛應用是檔案工作的特征之一，也是檔案現(xiàn)代化的標志之一，檔案工作者應加強對信息技術、計算機、科技軟件等新技術的學習，并靈活運用到實際工作之中。 4、建立獎懲機制，細化考核監(jiān)管。要進一步提高檔案管理人員對檔案管理工作的認識，要通過各種形式對他們進行《檔案法》和國家有關檔案工作規(guī)定的宣傳教育，使檔案管理人員充分認識到搞好檔案管理工作是自己應盡的法律責任和義務，增強自覺性，為提高效率創(chuàng)造條件。把檔案材料的積累工作納入檔案管理人員的責任制，加強對檔案材料的控制、積累并進行檢查考核，做到獎罰分明。要建立一個檔案管理組織的領導體系，加強對檔案工作的領導、檢查和考核，不斷提高檔案管理工作水平。

一、檔案的重要性檔案工作是一項記錄歷史、傳承文明、服務社會的重要工作。京滬處檔案室存放著自建設期至運營期所形成的文書、科技、會計、照片、聲像等檔案資料，為京滬今后的發(fā)展及領導決策提供了依據。檔案管理人員應意識到當前檔案工作的重要性，切實將檔案工作收齊、管好、用活，為維護京滬處的歷史真實面貌和今后的發(fā)展作出新的更大的貢獻。二、檔案的收集為確保檔案材料的完整性，并能夠及時、有效地提供利用，這就要求我們做好檔案資料的收集工作。檔案資料的完整收集，需要各科室（單位）的緊密配合與支持。各科室（單位）要指定一名檔案員負責本科室文件材料的收集，一方面要根據檔案管理規(guī)定抓好上級來文的傳閱和歸檔，定期對文件材料進行清查，確保材料齊全；另一方面，要抓好本單位活動所形成的文件材料的收集，確保文件材料的作用得到充分發(fā)揮。檔案人員在做好檔案資料收集工作的同時，還要做到統(tǒng)一收發(fā)。凡是往來文件，檔案人員應統(tǒng)一拆封、統(tǒng)一登記、統(tǒng)一管理，防止文件材料的散失。文件材料的收集除了領導重視，各科室配合外，更重要的是檔案人員要積極主動，盡職盡責的做好檔案收集工作。

科學規(guī)范的檔案管理只有堅持與時俱進，才能適應新形勢的需要，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面，很多人在認識上存在一個誤區(qū)，那就是檔案管理工作可有可無，對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識。其實，檔案管理工作對我國現(xiàn)代企業(yè)制度的健康發(fā)展起著至關重要的作用。要做好檔案管理工作，就必須立足于我國現(xiàn)代企業(yè)管理的現(xiàn)狀，吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應檔案管理工作的新形勢，逐步完善檔案管理工作，培養(yǎng)檔案管理工作人員的歷史責任感感和使命感，進而激發(fā)廣大檔案管理工作人員工作熱情。使檔案管理工作走上科學化、規(guī)范化和法制化的道路。
一、做好檔案管理工作的重要意義
為什么要在做好檔案管理工作呢？這個問題是擺在每一個檔案管理工作人員面前所必須必須解決的問題。本文認為：
做好檔案管理工作一個企業(yè)健康發(fā)展的需要，檔案管理工作是企業(yè)管理工作的一部分，是提高企業(yè)工作質量和工作效率的必要條件，是維護歷史真實面貌的一項重要工作。科學規(guī)范的管理檔案，是衡量一個企業(yè)業(yè)績與管理水平的重要尺度。企業(yè)檔案記載著這個企業(yè)發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對研究本企業(yè)的經營業(yè)績和科學發(fā)展提供了第一手資料，是進行科學分析，揚長避短，制定發(fā)展方向的好教材。檔案管理工作做好了，一方面為企業(yè)高層管理人員及時了解企業(yè)整體經營狀況，適時調整經營策略提供準確依據，為經營決策提供支持性證據；另一方面有利于社會各方準確認定企業(yè)經營成果，為企業(yè)與各有關方面進行有益合作奠定堅實的基礎。在我國經濟全面發(fā)展的歷史背景下，做好檔案管理工作，不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，以全面、真實地反映企業(yè)整體發(fā)展狀況和經營成果。檔案管理成果同企業(yè)經營管理的有機結合決定了該企業(yè)資源配置的取向和模式，決定著企業(yè)的商業(yè)版圖和未來發(fā)展，對于實現(xiàn)該企業(yè)經營戰(zhàn)略，不斷提高管理效率具有深遠的影響。因此，做好檔案管理工作對于促進經濟社會的全面發(fā)展、不斷提升企業(yè)在市場經濟中競爭力具有重要意義。
二、檔案管理工作的邊緣化危險
隨著計算機技術的飛速發(fā)展，檔案管理工作的重要性進一步淡化，很多人對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識，認為檔案管理工作可有可無。再加上一些企業(yè)的檔案管理工作人員自身就對檔案管理工作沒有給予高度重視，在檔案管理工作中缺乏高度的工作責任感，良好的職業(yè)道德，辦事細心的工作態(tài)度，樂于奉獻的工作精神，又沒有積累扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，因而不能充分認識到檔案事業(yè)在社會發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實際意義。工作中存在失位現(xiàn)象，工作責任心不強，對檔案管理工作重要性的宣傳力度不夠，檔案管理無用論在本部門滋生蔓延到整個企業(yè)。不利于形成企業(yè)管理層關心、重視檔案管理工作的氛圍，整個企業(yè)的檔案意識進一步弱化。從而導致檔案管理工作在管理方式新舊更替的歷史進程遇到新的障礙，在整個企業(yè)發(fā)展進程中有邊緣化危險。
三、堅持依法治檔是做好檔案管理工作的必由之路
3.1立足于法，搞好建章立制工作
法制化是做好檔案管理工作的基礎，要做好檔案管理工作就必須以依法治檔為根本，實現(xiàn)檔案管理制度化。檔案管理設備的現(xiàn)代化，檔案種類和載體的多樣化特點決定了檔案管理方法要不斷改革，只有堅持與時俱進，才能適應新形勢，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。因此，日新月異的形勢對檔案工作人員在業(yè)務知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。檔案事業(yè)的發(fā)展必須堅持走依法治檔的道路。只有實現(xiàn)檔案管理的制度化，檔案管理工作才能發(fā)揮應有的作用。為了加強對檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護和利用檔案，為社會主義現(xiàn)代化建設服務，《中華人民共和國檔案法》應運而生，經過二十多年的發(fā)展，為我國檔案管理工作的良性發(fā)展打下了堅實的基礎。然而，新的形勢對檔案管理工作提出了更高的要求，這就要求各地方要充分利用地方的立法權限，建立一整套有地方特色的檔案法律法規(guī)，是檔案管理工作與時俱進，有法可依。在此基礎上，各部門都要建立健全檔案管理規(guī)章制度，項制度要管理，項制度要效益，只有這樣，檔案管理工作才能做到因地制宜、靈活有效。
3.2實現(xiàn)檔案管理同現(xiàn)代技術的有機結合
隨著計算機網絡技術的進一步發(fā)展，對如何做好檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)，本文認為：只有正視這個挑戰(zhàn)，實現(xiàn)檔案管理同現(xiàn)代技術的有機結合，檔案管理工作才能走上良性發(fā)展的軌道。檔案管理工作是一門專業(yè)性很強的工作，要求檔案管理人員既要有檔案管理者應具備服務意識，又要掌握現(xiàn)代化管理技能。檔案匯集著大量的指示，也記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作繁瑣，重復勞動多，勞動強度大。而利用計算機等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。在高科技情況下的檔案管理可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計算機的管理優(yōu)勢，減少了手工操作，提高了工作效率。在檔案管理中要注重檔案信息的組織化、系統(tǒng)化，在輸入檢索詞時再點查找范圍，檢索得出的文件就是與事件密切相關的，既準確又不浪費時間，只有這樣，豐富的庫藏資源才能得到充分利用。然而，現(xiàn)代科技的一大弊端是計算機網絡系統(tǒng)的安全系數(shù)會隨著時間的推移而降低。為了保證安全，就必須制定嚴密電子文件安全管理制度，完善電子文件流轉跟蹤登錄管理。在電子文件管理系統(tǒng)中建立有效的操作權限管理體系，按照信息安全、人員職責、設備管理等因素，對電子文件管理系統(tǒng)的操作權限進行合理劃分，在工作模式和軟件功能上周密設計。同時結合電子簽章、口令管理、活體指紋識別等新技術，提高身份認定的精度。其中應重點對最常用的口令方式進行嚴格管理。設置自動啟動的電子文件操作日志，以備日后進行安全查考或真實性鑒定時作為依據。
3.3檔案管理的根本目的在于檔案利用
檔案運用的合理有效是經濟社會又好又快發(fā)展的一項基礎性工作。對于把握經濟活動的基本規(guī)律和未來發(fā)展方向具有很強的借鑒意義。全面加強檔案管理工作的根本目的在于充分發(fā)揮檔案的作用，為實現(xiàn)建設小康社會的目標服務。檔案利用工作是檔案自身價值得以實現(xiàn)的直接手段，做好檔案的開發(fā)和利用是檔案管理自身價值的重要體現(xiàn)，檔案開發(fā)利用已經成為全社會重要的不可或缺的信息資源。要加強檔案的開發(fā)利用，實現(xiàn)信息資源的共享。就必須加強檔案基礎管理。檔案員除了在檔案收集、整理、鑒定、保管等方面下功夫外，應著重做好檔案的編目、檢索、編研工作，編制較適用的檢索工具，建立健全檢索體系和檔案文件匯編等參考資料，及時、系統(tǒng)、完整地提供、滿足檔案利用工作的需要。在此基礎上加強對檔案的保管工作，隨時準備為利用者提供所急需的檔案。重要、珍貴的檔案要備有微縮或復制件，以代替檔案原件提供利用。同時加強檔案庫房設施建設，減少外界條件對檔案造成的損害。在管理好檔案的基礎上，檔案管理工作也要適應社會需求的變化，尋求更為有效的服務新途徑，以提高檔案利用的質量和水平，把“死”檔案變成“活”檔案，更好地發(fā)揮檔案的作用，在創(chuàng)造社會效益的同時，促進檔案事業(yè)的發(fā)展。因此，只有全力做好檔案管理工作，才能為社會的全面進步，經濟又好又快地發(fā)展提供優(yōu)質、高效的檔案服務。
綜上所述，科學規(guī)范的檔案管理只有堅持與時俱進，才能適應新形勢的需要，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面?？茖W規(guī)范的檔案管理可以不斷地提升一個企業(yè)的管理水平，做好檔案的開發(fā)和利用工作，不但可以實現(xiàn)檔案管理工作的自身價值，而且可以為經濟發(fā)展和社會進步做出應有的貢獻。展望未來，機遇和挑戰(zhàn)共存，機遇大于挑戰(zhàn)，只要我們搶抓機遇，避免消極因素帶來的不利影響，充分發(fā)揮我國特有的管理優(yōu)勢，堅持走中國特色社會主義檔案管理道路，一定會實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化、科學化、法制化。

創(chuàng)新檔案工作需要解決的主要問題
首先，要在思想觀念上創(chuàng)新。任何工作的跨越和創(chuàng)新，都必須有一個嶄新的有創(chuàng)意的思想觀念作前導。要充分認識創(chuàng)新是檔案工作發(fā)展的動力，創(chuàng)新是檔案工作題中應有之意，檔案工作的建立、發(fā)展、壯大離不開創(chuàng)新。而現(xiàn)實工作中，創(chuàng)新檔案工作面臨著許多思想障礙和框框套套。有的片面強調原則，習慣照既定的框框辦事。思想上患得患失，工作上畏首畏尾，改革怕出亂子，創(chuàng)新怕?lián)L險；有的片面強調繼承，缺乏辯證的觀點，對過去的經驗、做法一味照搬照套，食而不化。所有這些，在本質上都是思想僵化、觀念陳舊的表現(xiàn)，導致在工作上墨守成規(guī)，按部就班，出不了新意，邁不開步子，到頭來，怨天憂人，落伍于形勢，打不開局面。
其次，要在宏觀管理上創(chuàng)新。宏觀管理包括檔案工作的方針政策、法律、法規(guī)和發(fā)展方向，檔案工作的宏觀決策及人員素質的培養(yǎng)。宏觀管理創(chuàng)新，一是由近到遠的創(chuàng)新，即把近期發(fā)展目標定在未來發(fā)展需要的基礎上。二是實現(xiàn)由小到大的創(chuàng)新，就是走出檔案工作單純是檔案部門之事的誤區(qū)，把檔案工作定位在全社會各項事業(yè)之必需的基點上。三是由淺到深的創(chuàng)新，就是檔案不但要保管好，而且更要利用好。把檔案工作的重點放在開發(fā)利用，全方位為社會搞好深層次的服務上。四是由低到高的創(chuàng)新，把檔案工作的著眼點放在現(xiàn)代化管理水平高、檔案工作人員素質好的基點上。五是實現(xiàn)由單一向全方位的創(chuàng)新，即改變過去單純面向機關的現(xiàn)象，逐步能做到為全社會服務。改變過去主要管理和利用文書檔案的現(xiàn)象，逐步做到保管和開發(fā)利用多種信息資源，特別是加強科技檔案，專業(yè)檔案和特色檔案的征集、保管和開發(fā)利用的工作。
第三，要在微觀管理上的創(chuàng)新。微觀管理，主要包括一個單位的檔案管理或一個方面的檔案管理。檔案的微觀管理包括檔案的收集，整理、鑒定、保管到開發(fā)利用?；A工作是為利用工作創(chuàng)造物質基礎和工作條件的，利用工作則是直接為社會服務的。即為機關工作服務，為生產建設，科學技術工作以及社會各項事業(yè)服務和為人民群眾服務，這是我們檔案工作的根本宗旨和目的。
第四、在服務的觀念上要創(chuàng)新。檔案工作的服務性是檔案工作賴以存在和發(fā)展的基本因素。就檔案服務來說，一是要真正樹立市場經濟意識，特別是知識經濟的意識。要采取積極有效的措施，擴大宣傳，擴大檔案工作的知名度，讓更多的人了解檔案，進而讓更多人利用檔案。二是要全面認識檔案的利用價值。不斷豐富館藏，特別是加強科技檔案、專業(yè)檔案和特色檔案的收藏，提供給利用者為現(xiàn)實服務。三是重視和加強對利用者的研究。不僅研究當前的利用者，還要研究潛在的利用者，不僅研究利用者當前的需要，還要研究利用者潛在的需求，以便最大限度消除利用者利用檔案的障礙，以利用者的需求和潛在需求來加強檔案服務的創(chuàng)新。
第五、在服務的內容和范圍上要創(chuàng)新。隨著檔案工作的發(fā)展，檔案服務范圍和內容不斷擴大，從編史修志到歷史研究，從證明年齡身份到處理經濟合同，作用越來越大，應用的范圍越來越廣。在檔案服務的范圍和內容上，特別是要增強和提高檔案服務的主動性、針對性和及時性。一是圍繞黨和政府的中心工作，為各級

領導決策服務，為改革開放和現(xiàn)代化建設服務，為滿足廣大人民群眾服務的要求，結合館藏內容，主動地開展深層次的加工，主動地為社會各方面服務。二是結合黨和政府的中心工作，有針對性地為有關部門和社會各界提供文檔信息服務。三是依托現(xiàn)代化設備和手段，充分挖掘檔案信息資源，提高服務的及時性。。
第六、在服務機制上要創(chuàng)新。檔案工作服務機制只有不斷創(chuàng)新，檔案工作才能生機勃勃，檔案部門的服務水平，才能隨著形勢，任務的變化發(fā)展得到不斷提高。在當前，檔案服務機制的創(chuàng)新和改革，應為領導決策，為經濟建設和各部門工作提供服務，為社會各界和人民群眾提供服務工作為主要內容；以開展能夠公開的現(xiàn)行文件利用工作為主要方面，把為加強社會基層組織建設服務為主要途徑。通過服務機制的不斷創(chuàng)新和改革，實現(xiàn)檔案工作服務由被動向主動服務轉變，由單一服務向全方位服務轉變，由一般服務向深層次服務轉變。真正做到經濟建設和社會事業(yè)發(fā)展到哪里，檔案工作就服務到哪里，為經濟社會的全面發(fā)展進步做出應有的貢獻。隨著高技術的廣泛應用，檔案的保管條件逐步改善，利用范圍越來越廣，我們的服務方式也應隨著形勢的變化不斷創(chuàng)新。走向社會宣傳檔案意識，宣傳檔案工作，變“看攤守業(yè)，等客上門”等被動式服務為“招客上門”主動式的服務。創(chuàng)特色，抓實效，使檔案服務真正走進社會，走近群眾。
三、創(chuàng)新檔案工作主要措施
創(chuàng)新檔案工作是應對時代變革，開創(chuàng)檔案工作新局面的必由之路和必然選擇。**市檔案工作要實現(xiàn)創(chuàng)新，我個人認為要抓好以下幾項工作：
(一)抓調研，在工作思路上創(chuàng)新
調查研究是謀事之基、成事之道，是一個檔案部門領導者應具備的基本功。檔案工作要創(chuàng)新，就要大興調查研究之風，調研出思路，調研出對策，調研出成果。通過調研開拓視野、掌握實情，通過調研形成科學的認識，并在實踐中大膽實驗，形成創(chuàng)新的成果，以達到加強和促進檔案工作發(fā)展的目的。
(二)抓規(guī)范，在工作機制上創(chuàng)新
檔案工作要創(chuàng)新，必須有健全、完善的工作機制和工作保證。創(chuàng)新工作機制，就是要克服和防止工作的隨意性和盲目性，加強法律、法規(guī)和制度建設，做到有法可依，有法必依，執(zhí)法必嚴，違法必究。促進檔案工作的制度化、程序化和規(guī)范化。要形成系統(tǒng)完整的工作程序，用于指導和規(guī)范檔案工作，要完善崗位責任制度，嚴明崗位紀律，真正形成一套職責明確，程序嚴謹，落實有力，運轉靈活的工作機制，為檔案工作各項任務的圓滿完成提供堅實的保證。
(三)抓服務，在服務意識上創(chuàng)新
增強服務意識，檔案工作就有了市場，收集工作要改變過去“坐等收集”為“主動收集”，如“一事一案”要形成制度，同時要從基層檔案室抓起，變一家的積極性為千家萬戶的積極性。整理工作要改變過去先收后整為邊收邊整，并重點放在基層檔案室進行，使檔案歸檔工作從源頭抓起。查閱利用工作要改變過去“等客上門”為“主動送信息上門”。開發(fā)利用工作要改變過去以檔案部門利用館藏檔案資料搞編研為主，為以組織社會力量搞合作會戰(zhàn)，開發(fā)利用社會檔案資源，利用網上信息，研究市場經濟新課題為主，由關門服務向開門服務、上門服務、網上服務轉變，從根本上提高檔案信息的利用效率。
(四)抓特色，在館（室）藏檔案結構上創(chuàng)新
客觀地說各部門、各單位工作業(yè)務千差萬別，所形成的檔案也各具特色。建立各具特色的檔案結構體系，應該是完全可能的。就目前情況來看，豐富檔案內容應從機關文書檔案為主體的基礎上加強專門檔案的建設，加強專業(yè)檔案建設及“聲像檔案、電子檔案”等不同載體的檔案建設。檔案部門的業(yè)務指導必須分類進行，根據不同層次、不同行業(yè)的特點，突出不同的重點，形成與各自工作特點相對應的檔案結構體系。
(五)抓隊伍建設，在知識技能上創(chuàng)新
作為信息產業(yè)組成部分的檔案工作，急需高素質人才。就目前情況來看，檔案部門引進人才的能力不強，還必須走“自我提高、自我發(fā)展”的道路，通過各種培訓和研討活動，采取“請進來”“走出去”的辦法，開闊眼界，擴展視野，更新知識，提高技能，盡快培養(yǎng)一支新型的高素質檔案干部隊伍，以適應新形勢的需要。
(六)抓典型，在整體工作上創(chuàng)新
通過樹立方方面面的典型，推動檔案工作的全面展開，促進整體工作上臺階、上水平。要全方位樹立各條戰(zhàn)線、各個層次的典型，采取扶持、幫助、指導的辦法，總結典型經驗，不斷培植新的典型，及時排解典型存在的問題和困難，著力構筑檔案工作的先進群體，以典型帶動面上工作，整體推進。