檔案管理工作的思考

辦公室檔案作為重要的檔案資料,充分運用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)對其進行管理,逐漸被人們所重視,將網(wǎng)絡(luò)信息化應(yīng)用于辦公室的檔案管理工作中,不僅更有利于為資料的保存管理,而且對業(yè)務(wù)部門的工作也有重要的推動作用。以下是我為大家精心準備的：提高辦公室檔案管理工作效率的思考相關(guān)論文。內(nèi)容僅供參考，歡迎閱讀!

提高辦公室檔案管理工作效率的思考全文如下：

[摘 要] 一直以來，辦公室檔案工作一直維持著傳統(tǒng)的模式，而這種模式也必然會隨著社會的發(fā)展而改變。信息網(wǎng)絡(luò)化就是一種改變，它會使辦公室檔案工作更加有秩序，更加準確，同時也可以提高企業(yè)相關(guān)員工的工作效率。但任何事物都是把雙刃劍，信息網(wǎng)絡(luò)化也同樣如此，它在為我們帶來方便的同時，也會存在一些弊端，下面我們將會就這些問題展開討論。

時代的發(fā)展要求原有的辦公室檔案管理工作一定要進行一下改變，傳統(tǒng)的東西要適應(yīng)時代的發(fā)展才可以長久的生存，這個時代是信息的時代，是網(wǎng)絡(luò)的時代，網(wǎng)絡(luò)信息化已經(jīng)逐漸的出現(xiàn)在各個領(lǐng)域，針對原有的辦公室檔案管理模式的一些弊端，信息網(wǎng)絡(luò)化的應(yīng)用已經(jīng)迫不及待，這樣才能使辦公室檔案工作更加完善。

一、辦公室檔案管理的弊端

進行辦公室檔案管理的目的是使檔案更加完整，更加有秩序，這樣才能使利用者更加方便的工作，而檔案管理也才能達到本身的目的。但現(xiàn)在的檔案管理卻并不那么完善，以下幾個問題在辦公室檔案管理中就很常見：

(一)淡薄的管理意識和落后的管理方式

淡薄的管理意識主要是針對我國從事辦公室檔案管理的工作人員講的，這些工作人員中的很大一部分都是來自兼職人員，專業(yè)素質(zhì)低，導致工作效率以及工作水平也很低，對檔案管理工作的完善造成影響的同時，也就造成了管理方式越來越落后。時代在發(fā)展，為了辦公室檔案管理工作更好的進行，有必要在這一領(lǐng)域進行改革，既把現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)應(yīng)用到其中。

(二)專業(yè)水平有待提高的管理人員

首先，管理人員專業(yè)水平的低下以及專業(yè)知識的缺乏使管理人員及辦公室的檔案管理越來越不能適應(yīng)時代的發(fā)展，提高管理人員的素質(zhì)成為了當務(wù)之急。其次，傳統(tǒng)的辦公室檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)這個時代的要求，信息化時代要求辦公室的檔案管理這個領(lǐng)域也要實現(xiàn)信息化，這就在無形中對工作人員的素質(zhì)的要求也上升了一個臺階，而只有信息網(wǎng)絡(luò)化與具有專業(yè)素質(zhì)的工作人員結(jié)合起來，才能是檔案管理的效率進一步提高，使我國的檔案管理工作更上一層樓。

(三)亟需強化網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)在辦公室檔案管理領(lǐng)域的發(fā)展

首先，作為辦公室檔案管理人員，在基本要求的基礎(chǔ)之上還要能夠把各個時段以及各個種類的檔案進行整理，管理人員如果繼續(xù)應(yīng)用傳統(tǒng)的檔案管理模式，根本無法適應(yīng)辦公室檔案管理的發(fā)展。其次，目前在檔案管理工作中應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)只是一個開始，有很多地方還不夠完善，導致目前還存在信息化檔案與紙質(zhì)的檔案并存的現(xiàn)象，這一點同樣有待于改善。再次，現(xiàn)階段的檔案管理模式不夠系統(tǒng)化，不夠?qū)I(yè)化，許多應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)信息化的管理模式只是在初步的階段，并未形成規(guī)模，因此會對檔案管理工作造成諸如保存不善之類的不便。

二、如何提高辦公室檔案管理工作的效率

辦公室的檔案管理工作在企業(yè)中是非常重要的一項內(nèi)容，它與辦公室的各項業(yè)務(wù)息息相關(guān)，一旦辦公室檔案管理工作做不好，其他的工作也會受到不同程度的影響。辦公室檔案管理工作往往比較復雜，因為需要管理的檔案通常屬于不同的種類，因此，如何提高辦公室檔案管理工作的效率便變得尤為重要，以下是幾點在這項工作中需要改進的地方：

(一)辦公室檔案管理制度需要完善

檔案管理工作的落后有一點原因是其在過去并未受到重視，因此檔案管理制度的完善程度就有所欠缺，加之與其想聯(lián)系的文件管理的工作也有所欠缺，因此要想使檔案管理工作能夠協(xié)調(diào)有序的進行，就要對檔案管理及文件管理工作同時加以重視，并且積極使其得到完善。這就要做到以下幾點：首先，為解決檔案的安全性問題，要對重要的文件進行保密處理，并且針對不同等級的保密文件采取不同的 措施 ，這樣才能是檔案的__更加徹底，更加有效。其次，為解決檔案管理工作因檔案種類繁多造成的無秩序的問題，應(yīng)采取分類管理的措施，這樣有利于以后的使用及查找。再次，監(jiān)督工作在檔案管理工作領(lǐng)域中也非常重要，因此此項工作應(yīng)由兩個人同時完成，既保證了團隊合作又可以保證互相監(jiān)督，更加確保了檔案的安全性，加強了檔案管理制度的完善性

(二)相關(guān)人員及單位的檔案管理意識需要加強

目前檔案管理工作沒有明顯的進展，有一方面是因為相關(guān)單位對其重視程度還不夠，缺乏足夠的管理意識，然而為了使檔案管理工作正常有序的進行，加強單位對此項工作重要性的認識是非常必要的，因此有關(guān)單位應(yīng)做到，管理意識加強，管理方式改進，管理理念與時俱進等，這樣才能使檔案管理工作有明顯的起色。

(三)檔案管理人員的專業(yè)水平還不夠高

檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不夠高會導致辦公室的檔案管理工作無法跟緊時代的發(fā)展，對辦公室的檔案管理工作是十分不利的，為了增強管理人員的專業(yè)水平，一方面要從根源開始，選拔高素質(zhì)人才，一方面就是對原有的工作人員進行專業(yè)素質(zhì)的培訓，使其適應(yīng)時代的發(fā)展以及工作的需要。

(四)檔案收集工作不夠強化

不夠強化的檔案收集工作會導致檔案的管理工作無法有秩序的進行，因此一定要加強辦公室的檔案收集，從類別或時間等不同的角度進行整理收集，并用計算機進行有效的管理。

(五)檔案管理需要與網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)相結(jié)合

將檔案管理與網(wǎng)絡(luò)信息化相結(jié)合可以有效的提高管理人員的工作效率，是管理工作快速有序的進行，網(wǎng)絡(luò)信息化的應(yīng)用會使檔案管理工作更加方便快捷，同時也改變了低效率的紙質(zhì)管理模式，加強了檔案管理工作的秩序性，準確性，及快捷性。

三、結(jié)語

辦公室檔案管理工作對于單位其他工作的完善具有輔助性作用，所以加強管理人員的管理意識，完善管理制度，實現(xiàn)信息化管理等，在提高檔案管理效率及單位工作效率中變得非常重要，也逐漸成為了現(xiàn)代化檔案管理的一個必然趨勢。

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如何做好新時期檔案工作的思考

干部人事檔案工作只有與時俱進，采取措施，立足實際，切實抓好干部人事檔案管理以提高檔案質(zhì)量，才能更高效地為人事干部工作服務(wù)。而檔案材料的收集與整理工作是否齊全規(guī)范，將直接影響著干部人事檔案的質(zhì)量。因此，做好收集與整理工作是干部人事檔案工作中的重中之重。
一、檔案材料的收集是做好干部人事檔案工作之關(guān)鍵
1.主動收集。目前，有些檔案材料形成部門和個人的檔案意識淡薄，材料產(chǎn)生后把材料據(jù)為己有，不及時移交管檔部門。因此，作為管檔部門要隨時了解干部人事檔案材料產(chǎn)生的信息，應(yīng)主動深入材料形成部門收集歸檔，不能被動等待，避免材料形成時間過長未及時收集或經(jīng)辦人員崗位變動造成檔案材料丟失。
2.建立部門人員網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系圖，重點收集。管檔人員建立部門人員網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系圖，各部門設(shè)立一名聯(lián)絡(luò)員，再根據(jù)干部人事檔案分類法的十項分類，擬出十類重點收集的材料。如：三類考核材料，四類學籍材料、職稱評聘材料、培訓材料，五類政審材料，六類加入黨團組織材料，九類工資材料、干部任免材料、調(diào)動錄用材料、聘用合同書及退休審批表等重要材料，及時與聯(lián)絡(luò)員聯(lián)系，盡快收集歸檔，以防止散落在部門或個人手中，從而影響檔案的完整性。
3.追蹤收集與經(jīng)常收集。檔案管理人員要經(jīng)常關(guān)注個人基本信息，隨時掌握所有人員的變化情況，工作中做到“口勤、腿勤、手勤”。如：學歷深造、參加各類培訓所掌握的技能、出國等相關(guān)信息，廣泛收集材料。對新進入單位人員，要認真審查檔案材料，發(fā)現(xiàn)缺漏的材料，要及時與相關(guān)人員或單位取得聯(lián)系，盡快把所缺材料補齊入檔，避免時間過長造成檔案材料無法收集歸檔。
二、檔案材料的整理是干部人事檔案工作之基礎(chǔ)
1.材料鑒定。凡需組織審查蓋章或個人簽字的，一定要蓋章或簽字后方可歸檔。如收集時發(fā)現(xiàn)未蓋章或簽字的，應(yīng)及時與歸檔單位或個人取得聯(lián)系，盡量避免長時間擺放或先歸檔不及時完善手續(xù)，導致材料形成不歸范。對不屬于歸檔范圍的材料及時轉(zhuǎn)送或按有關(guān)規(guī)定進行銷毀。對弄虛作假者堅決反對，以確保檔案的真實性。
2.技術(shù)加工，分類準確，編排有序。對折皺、破損的材料進行裱糊，對過長或過寬的材料，在不影響或損害檔案材料文字內(nèi)容和保持檔案歷史原貌的前提下，對其進行裁剪。裁剪時注意上下左右，避免裁到內(nèi)容，如內(nèi)容太多會被裁到可對檔案材料進行折疊后貼在備用紙上，做到裁剪仔細。對小于檔案規(guī)格的干部人事檔案材料，要進行加邊或包邊，加邊后的檔案材料上、下、左、右邊沿要和本卷其它材料相等。裝訂整齊，高標準對檔案材料進行技術(shù)加工，嚴把技術(shù)質(zhì)量關(guān)，通過整理，使每卷檔案達到完整、真實、條理、精煉、方便利用。
3.及時、準確做好目錄，錄入計算機。對于每年每個人常規(guī)產(chǎn)生的檔案材料，如年度考核表、工資晉升表，可進行集中整理，而對于年中不定期產(chǎn)生的材料，可采取隨時產(chǎn)生隨時整理的方式，及時裝入檔案，以避免材料的丟失，確保檔案的完整。
三、檔案從業(yè)者的職業(yè)素質(zhì)是干部人事檔案工作之必須
1.人事檔案工作具有很強的政策性。干部人事檔案工作目標考核中明確指出：檔案管理干部必須是中共黨員。這就要求檔案人員要有較高的思想政治素養(yǎng)、作風正派、腳踏實地、責任心強，用科學發(fā)展觀來指引自己的工作，起好黨員模范先鋒帶頭作用，永葆共產(chǎn)黨員先進性。
2.人事檔案工作具有很強的專業(yè)性。干部人事檔案工作目標考核中要求：檔案人員具有中專（高中）以上學歷，熟練掌握檔案材料的收集、鑒別、歸檔、整理、提供利用以及檔案的保管保護知識和技能。從事干部檔案管理工作，要不斷學習人事工作及檔案工作方面的新政策、新知識、新理論、新規(guī)范、新技術(shù)，這就要求檔案人員要有一定的學習能力，才能準確領(lǐng)會、掌握和運用相關(guān)知識及理論指導。檔案人員要經(jīng)常與檔案材料形成部門聯(lián)系，開展好檔案材料收集工作。要完成好這些工作，都需要我們的檔案人員有較好的協(xié)調(diào)與溝通能力，并且具有極強的工作責任意識，把當前檔案工作局面變被動為主動，保證工作順利開展。檔案人員還必須具備一定的計算機操作能力，掌握現(xiàn)代化管理技術(shù)并能熟練運用于實際工作中。
3.人事檔案工作具有保密性、服務(wù)性。檔案人員要忠于職守，一絲不茍，樂于奉獻。要有高尚的職業(yè)道德，嚴于律己，認真負責，堅持原則，做到不該說的堅決不說。要不斷思考、勇于創(chuàng)新，結(jié)合本單位實際情況積極探索出適合現(xiàn)代化的檔案管理措施，以便更好地為人事干部工作服務(wù)。

企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀及思考

企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀及思考
檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究(見檔案文獻編纂)、檔案提供利用。

這8項工作的劃分只是相對穩(wěn)定而不是絕對的，也有分為 6個環(huán)節(jié)的，也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復雜的系統(tǒng)，故也有按多層次進行劃分的方法。其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發(fā)兩個子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。
檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻匯編和編寫參考資料構(gòu)成，信息輸出由提供閱覽、復制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項服務(wù)活動構(gòu)成。

檔案管理方面的論文

隨著社會的不斷進步和發(fā)展,社會各項事業(yè)對檔案的依賴性越來越強,檔案在社會各項事務(wù)中的作用也顯得越來越重要。下面是我為大家整理的檔案管理方面的論文，供大家參考。

檔案管理方面的論文 范文 一：人事檔案管理思考

摘要：近年來，隨著我國社會的不斷發(fā)展與進步，人們對人事檔案管理工作新的認識，人事檔案管理的重要性也越來越被人們重視。在目前，人事檔案管理工作中還存在諸多不足，急需改進。本文就人事檔案管理中存在的不足進行分析，并就這些問題提出了一些自己的看法。

關(guān)鍵詞：人事檔案;管理;信息化

一、目前人事檔案管理中存在的問題與不足

1.對人事檔案管理的重要性認識不足

近年來，隨著各項人事制度的不斷改善，很多單位對人事方面的工作越來越重視，但對人事檔案管理工作的認識與投入力度卻還存在一定不足。有些單位對人事檔案管理工作只停留在表面，認為人事檔案管理工作難以獲取利益，認為檔案管理工作不如其他工作重要，往往忽視人事檔案管理工作的重要性。而領(lǐng)導的這種不重視，導致對檔案管理工作投入不足，從而使其相關(guān)工作人員敷衍了事，致使人事檔案管理工作處于被動狀態(tài)，不能更好地為單位人事隊伍服務(wù)。

2.檔案管理方式過于單一

目前，我國企事業(yè)單位和機關(guān)部門的人事檔案管理方式較為單一，都采用統(tǒng)一的格式，統(tǒng)一的分類進行管理，而不能根據(jù)企業(yè)自身的特點及具體情況采取不同的管理模式，這種過于單一的管理模式，使人事檔案管理千篇一律，缺乏特色。

3.人事檔案管理 方法 比較滯后

目前，在人事檔案管理中，現(xiàn)代化管理方式運用較少，其管理方法存在很大的滯后性，多數(shù)部門和企業(yè)仍采用傳統(tǒng)管理方法，工作比較繁瑣，且不易操作。當前的人事檔案管理方法已不能很好地適應(yīng)社會發(fā)展的新要求，導致人事檔案的管理不能很好地對人才進行全方面、深度的考核。

4.人事檔案管理人員的創(chuàng)新性不強

隨著社會與知識經(jīng)濟的不斷進步，各行各業(yè)都在不斷地進行著創(chuàng)新與改革，以更好地適應(yīng)社會發(fā)展。而人事檔案管理工作也需要不斷地進行創(chuàng)新與改革，從而使更加適應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展。然而，目前，多數(shù)單位的人事檔案管理人員相對較為守舊，缺乏足夠的創(chuàng)新性和主動性，仍重保管輕服務(wù)，處于被動低調(diào)的狀態(tài)，在一定程度上難以配合迅速發(fā)展的技術(shù)，不能適應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展需求，嚴重阻礙檔案管理的創(chuàng)新與變革。

二、加強人事檔案管理的 措施 研究

1.加強對人事檔案管理的認識

在新形勢下，要想提高人事檔案管理的效率，就要加強對人事檔案管理的認識，充分發(fā)揮人事檔案管理工作人員的積極性，從而更好地促進人事檔案管理的發(fā)展。首先，要提高管理人員的對人事檔案管理的認識與重視。在單位中，管理層人員要加強對人事檔案管理重要性的認識，以積極的態(tài)度來面對人事檔案管理，投入較多的精力來關(guān)注人事檔案管理。其次，要加大對人事檔案管理的投入力度，加強對人事檔案管理工作人員的重視，提高工作人員待遇，從而不斷提升人事檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。

2.加強對人事檔案材料的完善管理

要加強對人事檔案材料的完善，從而使人事檔案管理工作可以更好地與社會發(fā)展相適應(yīng)。對人事檔案材料的管理，要在檔案資料具有真實可靠的前提下，不斷提升人事檔案資料的科學價值。對人事檔案資料的管理，要從收集、整理、歸檔等各個方面來規(guī)范地完成，對所有人事檔案材料的收集要具有真實性、可靠性，進而全面提高人事檔案管理質(zhì)量。

3.提高檔案管理信息化水平

由于人事檔案在一定程度上是人才信息資源庫，為了合理利用各種人力資源,從而更好地發(fā)揮其作用，企事業(yè)單位相關(guān)管理人員首先需要與時俱進，將先進的科學技術(shù)手段應(yīng)用于人事檔案管理,從而提高工作效率，延長人事檔案的壽命。只有應(yīng)用高科技的檔案管理信息系統(tǒng)，將人事檔案和計算機、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和技術(shù)相結(jié)合，使文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，從而實現(xiàn)無紙化檔案，使人事檔案的紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存，提高相關(guān)人事部門閱覽檔案的便利性，提高管理效率。在人事檔案管理中，要加強計算機在人事檔案管理過程中的運用。隨著科學技術(shù)的不斷發(fā)展，計算機技術(shù)在各個行業(yè)中的運用越來越普及，利用計算機自身的優(yōu)勢，可以加強人事檔案管理電子檔案的建立，從而加快電子信息化檔案建設(shè)管理的實現(xiàn)。

4.加強提升人事檔案管理人員的整體素質(zhì)

隨著科學技術(shù)與社會時代的不斷發(fā)展，人事檔案管理的方式也發(fā)生了巨大變化。而對人事檔案管理人員來說，其不再是簡單的整理、查詢檔案，而應(yīng)成為既懂得人事檔案管理專業(yè)知識，又會運用現(xiàn)代化管理方式的綜合性人才。因此，我們要不斷地提高人事檔案管理人員的整體素質(zhì)，使其更加符合現(xiàn)代化人事檔案管理的需求與社會需要，從而更好地推動人事檔案管理事業(yè)的發(fā)展。同時，任用人事檔案管理人員，要選拔責任心強、作風嚴謹?shù)娜藛T。人事檔案管理人員也要不斷通過各項技能的學習來完善自身的業(yè)務(wù)知識，同時，要加強人事檔案管理工作的服務(wù)意識。

三、結(jié)語

加強人事檔案管理的創(chuàng)新，可以更好地提升檔案在實際工作中的作用，而人事檔案管理工作又是一項政策性、專業(yè)性都比較強的工作，因此，我們要不斷加強對人事檔案管理工作中遇到的問題進行分析，從而把人事檔案管理工作做得更好。

參考文獻：

[1]姜以敏,于霞.加強人事檔案管理信息化建設(shè)[J].黑龍江檔案,2008(3).

[2]朱曉楠.企業(yè)人事檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)[D].大連:大連理工大學,2013.

檔案管理方面的論文范文二：事業(yè)單位人事檔案管理水平提升建議

【摘要】提升事業(yè)單位人事檔案管理水平是目前人事單位管理部門很重要的工作,目前人事檔案管理出現(xiàn)了很多問題:人事檔案管理資料不齊全;人事檔案管理資料不及時更新;人事檔案管理人員不專業(yè)等等。面對這些問題，本文會提出一些提升事業(yè)單位人事檔案管理水平的建議。

【關(guān)鍵詞】人事檔案管理;提升工作水平;建議

事業(yè)單位相關(guān)部門繁多，人員資料復雜，這對人事檔案的管理增加了難度。檔案用來詳細記述相關(guān)人員的基本信息、社會經(jīng)歷、品德表現(xiàn)等資料。很多相關(guān)部門會根據(jù)人事檔案作為選拔、培養(yǎng)、使用人員的依據(jù)。

一、事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題

隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，事業(yè)單位人事檔案管理制度也在進步一部完善。人事檔案管理都是對人事檔案進行校對、整理、歸納等比較枯燥、煩瑣的工作，都需要工作人員的細心和耐心。這些工作能夠?qū)τ萌藛挝坏氖褂闷鸬椒e極作用，推動人力資源工作的進程。但是，多年來，目前的人事檔案管理的制度中存在很多的問題和瑕疵，為了能夠讓事業(yè)單位人事檔案管理制度更加符合社會的需求，我們必須先發(fā)現(xiàn)目前事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題，然后想出對策對癥下藥。

1、基礎(chǔ)設(shè)施不完善

現(xiàn)在人事檔案由兩種形式存在，一種是一直以來很傳統(tǒng)的紙質(zhì)版人事資料，另一種是隨著多媒體出現(xiàn)的電子檔案。每個地方的部門對人事檔案信息化的需求是不一樣的，它們都是相對獨立的，每個地方部門都是各自為政，彼此是不相互干涉的。各個部門使用的軟件不能相互聯(lián)系和交流，使得規(guī)?；?、通用化的管理軟件起不到很好的作用。為了完善相應(yīng)的電子錄用檔案的基本配備設(shè)施也是不齊全的，如計算機、掃描儀、以及網(wǎng)絡(luò)等硬件設(shè)備等，基礎(chǔ)儀器不夠，造成人事檔案信息化滯后，限制了事業(yè)單位人事檔案管理的信息化發(fā)展。

2、管理標準忽視對教師的管理

沒有規(guī)范化、統(tǒng)一化的管理標準是目前事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)的重要問題所在。如果做一件事情是沒有標準來作為目標和依據(jù)，那么事業(yè)單位人事檔案管理的工作就可能質(zhì)量得不到保證，而且做事效率也得不到提高。在目前的人事檔案管理工作中，各個部門都是根據(jù)部門自身問題和特點出發(fā)進行管理，跟 其它 部門都是互不干涉，每一個部門的管理標準都是不一樣的，因此，就無法形成統(tǒng)一規(guī)范的管理標準，也就不可能實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的共享。

3、人事檔案利用水平較低

人事檔案的管理工作主要是為人事部門人事工作提供相關(guān)的材料，這些工作能夠?qū)τ萌藛挝坏氖褂闷鸬椒e極作用，推動人力資源工作的進程。在之前的檔案管理中檔案的內(nèi)容資料是比較安全和保密的。因此，面對這種檔案不輕易被調(diào)處理使用得情況下，人事檔案管理的工作人員對于人事檔案就不太重視，忽視其根本的重要性。人事檔案本來就是為各級部門服務(wù)的，它可以保存很多重要信息，是我們查閱相關(guān)資料的重要來源，但是現(xiàn)在的問題是人事檔案利用率低下，使人事檔案成為一個擺設(shè)，人事檔案服務(wù)使用意識差，認識不到其重要性。

4、管理的方式相對落后

現(xiàn)代社會已經(jīng)全面進入到一個信息化快速發(fā)展的時代，檔案管理的方式也是需要隨著社會發(fā)展而發(fā)展。目前很多的事業(yè)單位人事檔案管理錄用工作還是手工、半手工操作，雖然也利用計算機將紙質(zhì)版變成電子檔案，但是也只是保留人事人員的在基本信息，缺乏系統(tǒng)的管理與操作，對于提高人事檔案的管理水平和工作效率并未有真正的提高。而且現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關(guān)規(guī)定已不能很好適應(yīng)事業(yè)單位人事檔案數(shù)字化的要求。

二、事業(yè)單位人事檔案管理改進的對策

隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，事業(yè)單位人事檔案管理制度也需要進行改革。人事檔案管理都是對人事檔案進行校對、整理、歸納等比較枯燥、煩瑣的工作，都需要工作人員的細心和耐心。這些工作能夠?qū)τ萌藛挝坏氖褂闷鸬椒e極作用，推動人力資源工作的進程。但是，多年來，目前的人事檔案管理的制度中存在很多的問題和瑕疵，為了能夠讓事業(yè)單位人事檔案管理制度更加符合社會的需求，提出以下對策。

1、建立健全人事檔案信息化的管理機制

1.1完善基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施

基礎(chǔ)設(shè)備完善是做好人事檔案管理工作的前提，根據(jù)工作的實際情況處理好人事檔案管理工作的信息化需要，建立健全人事檔案管理信息化工作制度與機制。人事檔案管理中電子檔案必須能夠使各級地方部門都能夠?qū)崿F(xiàn)共享。每個地方的部門對人事檔案信息化的需求是不一樣的，它們都是相對獨立的，每個地方部門都是各自為政，彼此是不相互干涉的。各個部門使用的軟件不能相互聯(lián)系和交流，使得規(guī)?；⑼ㄓ没墓芾碥浖鸩坏胶芎玫淖饔?。因此，為了解決這個問題，應(yīng)當完善相應(yīng)的電子錄用檔案的基本配備設(shè)施，使基本設(shè)施配備齊全，如計算機、掃描儀、以及網(wǎng)絡(luò)等硬件設(shè)備等，基礎(chǔ)儀器充足，就不會造成人事檔案信息化滯后，限制事業(yè)單位人事檔案管理的信息化發(fā)展。

1.2標準化、規(guī)范化的管理機制

規(guī)范化、統(tǒng)一化的管理標準是目前事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵所在。如果做一件事情是沒有標準來作為目標和依據(jù)，那么事業(yè)單位人事檔案管理的工作就可能質(zhì)量得不到保證，而且做事效率也得不到提高。處理每一件事情都需要對策下藥，找出問題才能解決問題。面對事業(yè)單位檔案管理的問題，要結(jié)合目前實際的問題進行有目的、有計劃、有效率地處理各種人事檔案管理問題，要靈活應(yīng)對人事檔案管理的各種問題，因此，建立健全的人事單位檔案管理制度是很有必要的。在目前的人事檔案管理工作中，各個部門都是根據(jù)部門自身問題和特點出發(fā)進行管理，跟其它部門都是也要進行適當?shù)臏贤ê徒涣鳎纬山y(tǒng)一規(guī)范的管理標準，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的共享。

2、重視人事檔案利用

在目前的人事檔案管理中，檔案管理中檔案的內(nèi)容資料是比較安全和保密的。因此，面對這種檔案不輕易被調(diào)處理使用得情況下，人事檔案管理的工作人員對于人事檔案就不太重視，忽視其根本的重要性。人事檔案就是為各級部門服務(wù)的，它可以保存很多重要信息，是我們查閱相關(guān)資料的重要來源，所以我們提高人事檔案的利用率，使人事檔案成為一個真正為人民服務(wù)的工具，人事檔案服務(wù)使用意識要提高，認識到其重要性。管理者可以放寬檔案中某些不重要信息，以便為需要的人員提供方便。人事檔案中人員的基本履歷、職稱、工資等都是可以開放的，加大對人事檔案的開放程度，提高人事檔案的利用效率，這都可以使人事檔案發(fā)揮自己的作用，也有利于提高管理人員對人事檔案的保管和重視的思想意識，從而發(fā)揮人事檔案的最大價值。

3、加強人事檔案信息化管理的安全性

檔案管理的一個重要關(guān)鍵是確保事檔案的保密性和安全性。因此，加強人事檔案管理的安全性是很有必要的，建立人事檔案信息化管理的制度法規(guī)和安全標準，不斷完善信息安全的保障體系。建立人事檔案數(shù)據(jù)備份和恢復機制，規(guī)范借閱機制，保證檔案信息的存儲安全與使用安全。其次，從人員上保證安全。加強人事檔案信息化管理工作人員的安全性 教育 和安全技術(shù)培訓，增強信息保密安全意識及安全使用技能。最后，存儲上保證安全。數(shù)字檔案和紙質(zhì)檔案要在物理上分開存儲，數(shù)字檔案的存儲和檔案的使用也盡量在物理上分開。

4、建立人事檔案管理信息化的人才機制

任何事業(yè)的發(fā)展都必須需要人才，只有人才才能推動社會、企業(yè)的發(fā)展。如果不重視人事檔案管理的工作，很難充分、有效地管理和開發(fā)人力資源。因此，為了建立良好的檔案管理人才機制，必須從上而下的對檔案人事部門的各級工作人員進行思想上教育，改變他們對檔案管理不重視的思想。首先，需要各級員工都充分認識人事檔案工作的特點、地位、作用，支持和重視人事檔案工作。事業(yè)單位不但要建立健全 規(guī)章制度 ，配備專業(yè)的人員設(shè)備，而且要把人事檔案管理作為重要的基礎(chǔ)性工作。同時，針對檔案管理人員隊伍新人多、兼職多的現(xiàn)狀，力求實用，找準開展工作的切入點，使人事檔案管理工作效率得到提高，完善人事檔案管理的步驟。

5、完善管理機制，靈活處理人事檔案

處理每一件事情都需要對策下藥，找出問題才能解決問題。面對事業(yè)單位檔案管理的問題，要結(jié)合目前實際的問題進行有目的、有計劃、有效率地處理各種人事檔案管理問題，要靈活應(yīng)對人事檔案管理的各種問題，因此，建立健全的人事單位檔案管理制度是很有必要的。事業(yè)單位的管理者和人力資源部門必須管好、用好檔案材料，不要讓檔案成為擺設(shè)，要利用好人事檔案，發(fā)揮人事檔案在識人用人中的基礎(chǔ)作用，善于利用檔案材料推進事業(yè)單位人力資源的開發(fā)和利用。靈活的處理人事檔案，對人事檔案的內(nèi)容也可以靈活的進行開放和查閱。

三、結(jié)論

人事檔案管理是事業(yè)單位挑選人才的重要依據(jù)。制度改革必須順應(yīng)時代潮流，堅持科學發(fā)展觀，提升人事檔案管理的工作效率，明白人事檔案管理對于事業(yè)單位的重要意義和作用，在工作中努力解決問題、提高工作效率，為事業(yè)單位的快速發(fā)展做出貢獻。

參考文獻

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談當前人事檔案管理的現(xiàn)狀及幾點建議

人事檔案管理的現(xiàn)狀及幾點建議
一、人事檔案現(xiàn)狀及存在的問題
1.對檔案的重視程度不夠。長期以來，相當一部分人包括部分領(lǐng)導干部對檔案工作的認識都存在一些誤區(qū)，認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。這表明一些人對檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作，這種輕視檔案工作的思想已無法適應(yīng)現(xiàn)在的管理需求。
2.人事檔案交接手續(xù)不嚴密，重視不夠。檔案管理人員大多不是專職的，所以在離崗或調(diào)動工作時，移交檔案、手續(xù)不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽字的不簽字，導致檔案數(shù)量、材料等問題責任不明、界限不清。甚至有人認為，檔案交接只是一串鑰匙的問題，使得人事檔案交接工作前后脫節(jié)，出現(xiàn)人事檔案管理硬件設(shè)施不完善、檔案管理人員培訓不到位等現(xiàn)象。
3.管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。大部分工作人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求，檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識淡薄。而且大多數(shù)檔案管理人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足。一些歸檔的材料還不夠真實準確，歸檔材料未能及時、準確地得到補充，使存檔的材料不能真實地反映本人現(xiàn)實情況，導致人事檔案的不完整。
4.檔案管理人員對檔案的重要性宣傳不到位。一是檔案管理人員對人事檔案的重要性未進行廣泛宣傳，使得本人和檔案管理人員對檔案中缺少的材料不能及時補充、完善、更新；二是人事檔案管理基本上是兼管，屬于非專業(yè)人員管理。由于受專業(yè)和時間限制，檔案管理人員也不能及時地掌握檔案管理工作的新知識、新技術(shù)。
5.檔案管理人員對人事檔案重要性認識不足。認為只要有一份好工作就行了，檔案可有可無。對個人檔案采取忽視的態(tài)度，有些人連自己的人事檔案在哪里都不清楚，甚至有人認為自己的檔案不應(yīng)在本人所屬的單位，而由本人保管；有些應(yīng)該歸檔的材料不能及時交檔案管理人員存檔。這些思想和觀念必然導致人事檔案材料不全或缺失。
6.人事檔案管理手段落后。在檔案管理手段上，沒有單獨的計算機和檔案管理軟件，查閱人事檔案信息仍采用手工查找。檔案的存儲依舊使用古老的鐵皮柜，占地面積大，使用空間也不能完全合理應(yīng)用。
二、人事檔案管理對策及思考
1.嚴格按程序交接。人事檔案交接是一項認真細致、手續(xù)嚴密、責任重大的工作，應(yīng)按程序辦理。檔案交接手續(xù)：一是對所保管的檔案進行一次全面清理，做到賬務(wù)相符；二是對借出的檔案要及時催還，整理好借據(jù)，并在借據(jù)上注明原因及催還情況；三是對未整理的零散文件材料要分類存放、清理排序后及時歸檔；四是按檔案移交要求進行移交，并在交接手續(xù)上注明交接時間、地點和監(jiān)交人、移交人、接收人的姓名職務(wù)及移交清冊、頁數(shù)等，還應(yīng)在移交文件上簽字蓋章，要做到對交接工作負責。
2.強化檔案管理意識，嚴格檔案管理程序。強化領(lǐng)導干部的檔案管理意識，完善檔案管理硬件設(shè)備，增加檔案庫房，購買空調(diào)、除濕機、檔案密集架和電腦。引進計算機管理軟件，建立人事檔案的信息存儲和檢索系統(tǒng)。檔案管理是人事管理工作的重要環(huán)節(jié)，與工資福利、職稱評聘等個人利益息息相關(guān)，因此應(yīng)提高檔案管理人員綜合素質(zhì)，提高工作主動性，從根本上確保人事檔案材料準確完備、及時歸檔。此外，還應(yīng)建立健全檔案管理制度，努力做到檔案收集齊全完整、內(nèi)容真實可靠。
3.健全檔案管理制度。建立檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學性。建立起來的規(guī)章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，以適應(yīng)單位檔案管理的需要。第二，簡明實用。制度必須具有可操作性，其建立應(yīng)以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發(fā)揮制度的指導和規(guī)范作用。第三，堅持制度約束的雙向性。既約束領(lǐng)導又約束職工。領(lǐng)導的行為和形象直接影響著制度的順利執(zhí)行，而職工是單位的主要構(gòu)成群體，是制度的主要約束對象和執(zhí)行者。第四，堅持制度執(zhí)行的嚴肅性。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。
4.建章立制，有章可循，規(guī)范操作。積極主動做好檔案收集工作，做到制度上墻，操作人員有章可循。建立職工借閱檔案登記簿，職工檔案轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出登記簿，職工檔案材料轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出登記簿，檔案材料移交表等。對由于歷史原因，確實收集不到的檔案材料，要查明原因，登記說明，為以后的查找工作提供方便。因此，我們在收集檔案資料時要做到口勤、手勤、腳勤，及時追補和補充新的資料，真正起到人事檔案的依據(jù)作用。
5.積極做好宣傳工作，加強檔案管理人員的事業(yè)心、責任感。積極做好宣傳工作，對收集的材料要認真核實，把真實可靠的材料收入人事檔案，把好質(zhì)量關(guān)。在檔案鑒別過程中，檔案管理人員要認真負責、確保檔案真實完整，充分認識到職工人事檔案管理工作在人才資源開發(fā)中的重要性，不斷改進工作方式、工作方法，創(chuàng)新工作模式，提高工作效率，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。在鑒別過程中，能明辨是非，堅決把那些虛假的資料拒之門外，維護人事檔案的真實性、可靠性、完整性。
6.提高人民群眾對檔案材料重要性的認識。一是加大宣傳力度，提高對人事檔案重要性的認識，做好咨詢服務(wù)工作，利用多種渠道向群眾宣傳有關(guān)人事檔案的管理知識，使其認識到，人事檔案并不是可有可無的，它對本人今后工作有著重要的影響。二是加強對人事檔案的規(guī)范化管理，做到檔案的收集、整理、鑒定和保管等各個環(huán)節(jié)科學規(guī)范。三是加強收集工作，完善檔案內(nèi)容，及時補充檔案缺失材料，提高檔案的利用價值。
7.加快檔案信息化進程，提高工作效率。如何利用計算機技術(shù)對人事檔案進行信息存儲、檢索，進而實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，已經(jīng)成為人事檔案管理工作的重要課題。這就要求盡快建立人事檔案數(shù)據(jù)庫，使人事檔案的管理實現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化。同時，在規(guī)定相應(yīng)使用權(quán)限的情況下，部分信息對部門和個人開放，建立公開、透明的人事檔案管理機制。如此一來，不僅能使大家增強檔案意識，增加人事檔案管理工作的透明度，還為單位發(fā)現(xiàn)人才、培養(yǎng)人才和使用人才奠定了信息基礎(chǔ)。
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