檔案管理背景

大數據時代背景下的檔案管理分析
在大數據時代的發(fā)展進程中，應該將大數據的價值積極的展現出來，所以相應的管理模式需要加以進一步的變革。應該將相應的管理模式加以進一步的轉變，積極的采用大數據技術實現檔案數據信息的相互關聯，這樣才能更好的實現檔案資源的共享。相關的檔案管理部門也應該做相互協調的工作，將檔案數字資源中所蘊含的潛在價值充分的體現出來，這樣才能實現進一步的整合。傳統(tǒng)的檔案管理部門中，供給式的模式占據重要位置，而在新時期的發(fā)展下，這一思維模式應該加以進一步的轉變，從用戶面臨的問題入手，為人們的行為決策提供有益指導。以解決用戶所面臨的問題為目標整合檔案數字資源，構建起以社會利用需求為導向的檔案數字資源體系，不斷提高檔案服務與用戶需求之間的匹配程度。
構建適應大數據要求的檔案數字資源。以云計算為例，它適應了大數據時代分布式存儲與海量數據并行處理的需要，實現了計算機資源的服務化，是大數據時代檔案數字資源整合的基礎平臺和支撐技術。首先，各檔案部門應根據國家統(tǒng)一規(guī)劃以及自身基礎設施建設與檔案數據庫資源匹配程度的具體情況，靈活選擇適合的云部署方案。對于那些處在檔案數字資源整合關鍵節(jié)點的部門應架設私有云，以動態(tài)申請公有云的方式彌補自身計算能力、存儲空間等的不足。其次，云計算能統(tǒng)一各應用環(huán)境之間的業(yè)務邏輯、組織結構和表達方式等，消除信息孤島，從而建立集成的檔案數字資源管理平臺，促成檔案數字資源深層次整合與知識開發(fā)的實現。再次，云計算能實現對檔案應用的整合，并以服?盞男問較蠐沒Х⒉跡煌?時支持用戶利用各種終端設備隨時隨地訪問所需的云服務。這些都將在最大程度上發(fā)揮檔案數字資源整合的優(yōu)勢，提高檔案服務的效率和便捷性。
加強大數據時代檔案數字資源整合的安全保障體系建設。首先，應建立IAM（身份和訪問管理）和隱私保護系統(tǒng)，實現統(tǒng)一身份認證與訪問權限控制，達到用戶安全集成管理的目標，有效應對檔案數字資源整合與大數據應用過程中的安全風險。其次，通過數據加密技術保護檔案信息安全。通過SSL（Secure Sockets Layer，安全套接層協議層）加密，實現在數據集的節(jié)點和應用程序之間移動保護大數據。再次，綜合運用大數據技術手段與安全保密制度，加強對重點領域檔案數據的日常監(jiān)管，有效應對檔案數據聚集性與檔案利用需求無序性造成的檔案泄密風險。最后，實時開展檔案數字資源異地異質備份工作，提高系統(tǒng)容災能力。
最后，還要組建一支具有大數據素質的檔案從業(yè)者隊伍。大數據環(huán)境下，檔案從業(yè)者應加強自身素質建設，在檔案數字資源整合中承擔起業(yè)務專家的重任，成為檔案數字資源的提供者、組織者和導航者。作為檔案數字資源的提供者，就要求檔案從業(yè)者具有過硬的檔案專業(yè)知識與技能，能正確預判大數據給本單位數據處理各環(huán)節(jié)帶來的風險構成，給出基于檔案專業(yè)的解決方案，從而確保檔案數字資源的真實、完整與安全，最大限度地滿足檔案數字資源整合的需要，保證檔案價值的實現。

城鄉(xiāng)居民健康檔案管理系統(tǒng)的研發(fā)背景

有效建立農村居民健康檔案并實施規(guī)范管理是深化醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的重要內容，是促進基本公共衛(wèi)生服務均等化的基礎性工作，對于改善衛(wèi)生服務公平性和轉變農村牧區(qū)衛(wèi)生服務模式具有重要意義。為農村居民建立（電子）健康檔案，在全國推行健康檔案信息平臺建設，加快實現城鄉(xiāng)居民健康檔案電子信息化管理，更是實施國家基本公共衛(wèi)生服務項目的重中之重?！缎l(wèi)生部辦公廳關于開展建立農村居民健康檔案試點工作的通知》、《國家基本公共衛(wèi)生服務規(guī)范（2011年版）》。 本產品系我公司自主研發(fā)，現全國應用該產品的地區(qū)涉及安徽（目前覆蓋全省16個地市達54個縣/區(qū)）、青海?。ǖ丶壥校汉Ｎ髅晒抛宀刈遄灾沃菹螺牭?個縣/市/行委）、河南?。ǖ丶壥校褐芸谑邢螺犛猩蚯鹂h、項城市試點）、河北省、山西省等五個省區(qū)，現正在全國各省/區(qū)全面推廣中。u 系統(tǒng)數據科學、規(guī)范，嚴格遵循國家衛(wèi)生部相關標準；u 軟件功能豐富、設計實用，著眼于區(qū)域信息化一體化充分考慮我國農村衛(wèi)生特色；u 軟件采用模塊化設計，實現動態(tài)醫(yī)療服務信息的自動追加補充；u 操作界面友好、人性化檔案摘要，方便醫(yī)療服務工作者檢索查看；u 可融合性強，與各相關系統(tǒng)無縫銜接，便于保存患者醫(yī)療記錄；u 可擴展性強，軟件升級、維護起來更方便、更快捷。 該系統(tǒng)有系統(tǒng)首頁及基礎信息、健康檔案、體檢管理、重點人群管理、其他醫(yī)療衛(wèi)生服務記錄等等八大模塊組成。u 系統(tǒng)首頁、登陸：查看相關新聞公告信息、系統(tǒng)登陸、用戶修改密碼；u 系統(tǒng)基礎信息設置：單位信息、村級地區(qū)、用戶管理等基礎信息維護管理；u 健康檔案管理：建立（編輯和刪除）家庭檔案信息、個人基礎信息管理；u 健康體檢管理：建立健康檔案及老年人、重點疾病患者等的年度健康檢查；u 重點人群管理：對重點人群的健康檢查記錄、訪視、隨訪等衛(wèi)生服務記錄；u 其他醫(yī)療衛(wèi)生服務：就接診信息及雙向轉診等進行操作、記錄；u 健康教育：健康教育活動記錄等；u 系統(tǒng)報表：對健康檔案的建檔率、體檢記錄、遺傳病史、個人既往史分布、 人口年齡結構分布和0-36周兒童生長發(fā)育曲線進行圖表統(tǒng)計與分析；u 門戶網站管理、論壇：對本地區(qū)內的行業(yè)最新動態(tài)及公告、對新聞信息進行管理，對最新動態(tài)、帖子信息、相關投訴信息進行管理。注：詳細功能系統(tǒng)/模塊請參見系統(tǒng)（V3.50版）操作手冊 （09年12月10日版）

檔案管理培訓的培訓背景

知識管理已經成為21世紀現代企業(yè)管理的一個戰(zhàn)略舉措和重要內容。檔案管理是知識管理系統(tǒng)的重要基礎。本課程旨在通過對檔案管理新觀念認知，檔案管理的工具方法論、流程和檔案管理操作實務的學習，提升檔案管理人員的專業(yè)化和職業(yè)化素養(yǎng)和檔案處理工作效率，為企業(yè)建立規(guī)范化、科學化的檔案管理系統(tǒng)，建立企業(yè)知識管理體系打造基礎！

談新背景下的高校教學檔案管理

談新背景下的高校教學檔案管理

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【論文摘要】擴招背景下,《國家中長期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要》對我國高校教育發(fā)展提出了更高的要求。而高校的教學檔案工作是其各項工作順利開展的前提和基礎。要使其更具現代化和科學化水平,就必須從檔案管理人員及管理部門的整體素質、硬件設備等方面進行提高。那么如何更好地開展高校的教學檔案管理工作,本文將試做闡述。

百年大計,教育為本。為提高國民素質、建設富強、民主、文明、和諧的社會主義現代化國家,我國去年公布了《國家中長期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要》（以下簡稱《綱要》）,《綱要》為我國的教育發(fā)展作了詳盡的規(guī)劃,對我們解決當前普通高校教育中存在的各類問題都有重大的指導意義。
同時,近幾年來,我國大多數高校在規(guī)模上快速擴張,所帶來的教學檔案管理問題也是遇到了新的挑戰(zhàn)。
一、當前我國普通高校教學檔案管理存在的普遍問題
《綱要》指出我國當前教育所存在的問題時強調:“我國教育還不完全適應國家經濟社會發(fā)展和人民群眾接受良好教育的要求,教育觀念相對落后,內容方法比較陳舊……” 這也正是我國目前高校的教學檔案管理同樣存在的問題。
（1）對教學檔案管理的重要性認識不足。高校中某些部門甚至是領導,對教學檔案管理工作重視程度不夠。從機構設置到人員配置,再到經濟投入,硬件建設上,難以滿足高校檔案工作發(fā)展所需條件。近年來,隨著高校的大范圍擴招,國家的投入增加又相當有限的情況下,不少高校只把資源用在與辦學直接相關的項目上,而對教學檔案管理難以做到按需足額投入。
（2）教學檔案管理工作的制度建設有待加強。部分高校教學檔案管理制度不健全,相關管理人員不能熟知《中華人民共和國檔案法》和《高等學校檔案管理辦法》等檔案管理相關的法律法規(guī),或者未能嚴格按法規(guī)管理檔案,檔案管理混亂、不規(guī)范,導致部分檔案材料沒有及時收集歸檔;或者臨時收集的材料類別混雜,需要時難以發(fā)揮檔案服務作用。
（3）教學檔案管理隊伍人員結構亟待調整。多數高校檔案管理人員素質參差不齊,管理意識較薄弱,隊伍結構亟待調整。教學檔案管理隊伍中,真正畢業(yè)于檔案管理專業(yè)或相關專業(yè)的人員十分缺乏,大多數來自于學校其他專業(yè)的老師,部分人員甚至是兼職管理檔案。 他們缺乏檔案管理的專業(yè)知識和理論素養(yǎng), 對檔案管理的重要性和嚴肅性認識不足。 對檔案管理如何適應新形勢變化而進行改革缺乏思考。
二、普通高校教學檔案管理的改革思路
隨著我國高等教育事業(yè)的改革和不斷發(fā)展,教學檔案作用的發(fā)揮顯得更加突出, 教學檔案管理的規(guī)范化、科學化、現代化、網絡化已成為高校檔案管理的重要內容和舉措。
如何解決高校教學檔案管理面臨的這些問題,《綱要》為我們指明了方向。嚴格教學管理,健全教學質量保障體系,改進高校教學評估”、“做好學生成長記錄,完善綜合素質評價。”具體說來包括以下幾點:
（一）提高對教學檔案管理重要性的認識
（1）高校教學檔案管理工作既是記錄高校教學工作的重要憑證,又是提高高校教學水平的主要途徑。 教學檔案有利于規(guī)范教學秩序,幫助完善教學過程,使高校教師在教學工作中能有章可循,有據可依。這樣可以大大提高教師工作的積極性,對教學工作起到一個很好的監(jiān)督作用。（2）教學檔案客觀地記錄了教師的教學工作,包含教師對每學期所任課程的教課記錄 指導學生學習的情況記錄 學生成績的評定記錄等,為學校教學評估提供了第一手資料,是高校檔案管理中必不可少的一個重要環(huán)節(jié)。（3）教學檔案是高校教學質量評估的重要依據 。高校教學質量評估需要考察一個學校的教學質量如何,教學成績如何,主要看教學檔案收集得是否齊全,教學檔案的文字資料、電子文檔是否合乎規(guī)范。
（二）強調教學檔案管理的規(guī)范性和流程性
1.明確檔案收集的范圍和收集主體
建立健全高校檔案管理制度,是做好教學檔案管理工作的基礎。面對高校教學工作中產生的各類檔案材料,有關管理部門應該根據檔案分類和用途,明確各類檔案收集的范圍,以提高檔案管理工作的效率和效果。
2.制定教學檔案收集、整理、歸檔、登記、保管、利用的流程
高校教學檔案是由形成收集、整理、歸檔、登記、保管、利用等一系列環(huán)節(jié)組成的,哪個環(huán)節(jié)的缺位都會給工作帶來不便。要保證教學檔案產生過程的連續(xù)性,必須建立一套完整的教學管理制度,統(tǒng)一格式,規(guī)范內容,做到有章可循、有據可依。
（三）提高高校教學檔案現代化管理水平
（1）加強高校電子教學檔案的`管理。隨著高校體制改革和招生規(guī)模的擴大,電子文件歸檔與電子檔案管理工作成為新時期高校檔案工作面臨的一項十分迫切的任務。
高校檔案部門應該參照國家有關標準制訂適合高校的電子文件歸檔制度,對電子文件采取集中統(tǒng)一管理,根據電子檔案的特性,從維護其真實性、完整性、安全性等各方面統(tǒng)籌考慮,制訂電子文件的接收、檢驗、保管、利用、鑒定、銷毀制度,加強監(jiān)督和指導工作,把電子文件歸檔與電子檔案管理工作作為當前的重點工作來完成。
（2）加快高校教學檔案信息網絡化建設。建設高校教學檔案信息網絡需要解決2個問題: 一是制定網絡建設的總體規(guī)劃,制定出檔案信息網絡建設的總體規(guī)劃,使工程有計劃、有步驟、有重點地進行。二是做好檔案信息網絡建設的標準化。建設高校檔案信息網絡的目的是保證用戶能高效、快捷、簡易地獲取網絡中任何檔案數據庫中的信息。
三、結束語
《綱要》指出:“全面提高高等教育質量”和“提高人才培養(yǎng)質量”,因此我們要從思想上認識高校教學檔案管理的重要性,認真學習《高等學校檔案管理辦法》,結合高校自身特點,積極配合學校教學檔案工作的開展,使教學檔案管理工作水平得到提高。使其能更好的為學校教學、科研、行政管理和其他各項工作服務。
參考文獻:
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[2]對加強高校教學檔案管理的思考,白雯,甘肅教育201107
[3]高校檔案管理時代化對策淺析,李玲,科技創(chuàng)新導報2010/21
[4]淺談高校教學檔案管理工作,劉艷娟,科技情報開發(fā)與經濟2010/20
[5]新時期我國高校檔案管理的現狀及對策研究,趙黎霞,信息系統(tǒng)工程20110720

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淺談知識管理背景下檔案知識共享的思考

在知識管理時代里，知識作為資本的一部分，顯然屬于競爭性資源。資本是逐利的，每個人都想獲得更多的知識資本，為成功增加更多的籌碼。檔案是知識的一種形式，但是檔案相對于其他形式的知識而言，卻具有更多的公共性和共享性，這也是檔案知識共享的基礎。在知識管理的背景下，如何在知識資本的競爭性加劇的環(huán)境里實現檔案知識的共享？這是本文所要闡述的主題。

1 知識管理下檔案知識競爭不斷加劇

學者覃兆劌從“雙元價值”的角度分析，認為檔案價值分工具價值和信息價值兩部分。前者作為一種行為方式，人類的初衷在于它的結構形式所賦予的功能被稱為工具價值;后者作為記錄或者文獻歸屬的實體，其內容的價值被稱為信息價值。工具價值是一種普遍意義的價值，而信息價值是一種個性價值;工具價值是檔案的社會屬性，信息價值是檔案的自然屬性。1969年，美國經濟學家加爾布雷斯（Galbraith，1969）提出知識資本（intellectual capital）的概念，到了20世紀90年代，管理學界出現了知識管理的提法，在知識管理時代里，檔案的工具價值由于技術和理論的發(fā)展更加彰顯，檔案的信息價值也得以更加重視。對檔案界一個最意味深長的意義在于：檔案知識競爭性加劇，知識共享成為時代追求。

1.1 知識管理下技術和理論的發(fā)展更加突出了檔案的工具價值。 第一，技術發(fā)展拓展了檔案的處理空間。檔案電子化之前，對檔案的處理主要是對實物檔案的存儲，由于實物檔案本身重量大，搬運、移挪都很不方便，因此，一些重要的檔案都是重保存輕利用。而且即使被利用，開發(fā)程度也很低，僅限于復印和翻印。技術的發(fā)展帶來了知識存儲翻天覆地的變化，信息處理設備的普及極大地釋放了檔案管理的空間，檔案的生命周期得到大幅度延伸。電子化的存儲方式重新賦予了檔案管理新的職能，正如在第十五屆國際檔案大會上達成的共識一樣：檔案機構應該在管理和知識中定位，在觀念更新和技術革新中起到有意義的帶頭作用。第二，知識管理理念有助于實現檔案知識的共享。知識管理強調學習、共享和組織文化，是通過吸納組織有效信息和對信息的再開發(fā)來實現組織的知識塑造，以達成組織運轉更有效的目的。檔案是知識的重要組成部分，檔案自有的公共性決定了檔案知識的共享性，特別是檔案電子化的普及為知識積累和知識共享提供了強大的技術支撐，加速了檔案知識共享的進程。

1.2 知識管理背景下檔案信息價值被更加充分認可。 第一，檔案知識屬性發(fā)生改變：由文獻走向答案。知識經濟時代以前，檔案學界普遍認為檔案是“知識存貯的一種載體”，并且也已認識到“貯存和傳播知識的檔案財富，無愧為人類社會進行精神再生產和物質再生產的一種智力資源”。步入知識經濟時代，知識已成為重要的戰(zhàn)略資源，甚至被認為是“唯一有意義的資源”。檔案知識管理不但要為用戶提供相關的文獻資料，更重要的是要為用戶千方百計地提供解決問題的答案（知識）。正如麗貝卡?巴克利所說：“我們不需要更多的文獻，我們需要的是更多的答案。 毫無疑問，關注知識服務，是檔案管理理論與實踐應該探討的問題，它將是檔案專業(yè)職能定位的新起點?！钡诙?，電子文檔的普及擴大了檔案的內涵。電子文檔的出現使文件與檔案之間的區(qū)別極大縮小，客觀上使得檔案的內涵得到極大擴大，由此也促發(fā)了檔案界和社會對檔案知識屬性和知識價值的新思考。英國知識管理大師安妮?布魯金在《企業(yè)記憶――知識管理戰(zhàn)略》一書中指出，檔案資源在知識管理中的核心地位以及知識管理為檔案管理實現跨越式發(fā)展提供了前所未有的空間，能否從檔案中獲取有用的信息和資源已經成為是否具備較高學習能力和信息處理能力的標志，檔案不再是堆積在一起的泛黃的故紙，而是閃耀著智慧的資源庫。

可以說，在知識管理背景下，檔案的使用日益便利和充分，技術發(fā)展拓寬了檔案的使用空間，而知識管理理論的不斷推進使檔案知識共享深入人心。正是由于充分認識到檔案價值，更多人想從檔案中找到想要的問題答案，檔案管理者才需要不斷供給更加優(yōu)質的檔案知識資源。一旦這種供給跟不上社會的需求，將會陷入一種競爭性索取的狀態(tài)，這種狀態(tài)又將放大檔案知識的價值，引發(fā)更加嚴重的索取。

2 競爭的本質

從檔案“雙元價值”的角度分析知識管理時代下的檔案價值，檔案的工具價值也即檔案的社會屬性屬于檔案利用的向度，反映了人們對檔案開發(fā)利用的程度;而檔案的自然屬性卻反映了知識的本初價值。檔案在起源上來說是人類對憑證信息的合目的的控制，這里的“控制”，強調了檔案從根本上是一種功能，人們可以借以維護憑證信息的證據力，其表現為有利于顯示其憑證價值的資源組織、價值鑒定、保管和利用;“合目的”強調了人類借助檔案功能的心理需求以及管理技術上的主觀能動性，其表現為鮮明的時代特征;“憑證信息”則是對通常定義中“原始記錄”或“原生性”的拓展。

所以，檔案的工具價值是檔案屬性的根本，而在知識管理時代下，我們需要更加放大檔案的工具價值，更加充分地開發(fā)檔案使用價值，這樣才會符合檔案的時代定位，才能在基于知識競爭的語境下獲得更多的知識。而依據對目前存在的檔案競爭性問題的分析，顯然，我們對檔案知識的開發(fā)還未到位，檔案知識供給并不能滿足人們對知識的渴望。故此，我們可以說，對檔案知識的競爭性索取，其實質是：檔案部門對檔案的`開發(fā)并沒有跟得上社會需求，檔案知識供給短缺，導致無法實現檔案知識共享。

3 緩解競爭，實現檔案知識共享的建議

供給和需求是資源的必然邏輯，尤其是當知識成為資本后，對知識的追逐更加強勁。在知識管理背景下，檔案使用者或大眾需要更多的檔案知識，同時日新月異的信息處理技術也便利了檔案管理者對檔案的開發(fā)，可以說，擴大檔案知識供給順應時勢，而我們要做到的就是順勢而為。

對于檔案知識開發(fā)而言，在知識管理時代下，檔案管理者們更需要提高自身管理水平，緊跟時代要求，掌握更多的信息技術開發(fā)本領，拓寬視野，最大限度開發(fā)檔案價值，更充足供給檔案信息價值，以進一步實現檔案知識的共享。

3.1 提高檔案管理人員管理水平，契合社會需要。 知識管理以前的檔案管理重點工作是保管檔案，知識管理背景下的檔案管理則是更快地從紛繁復雜的檔案中開發(fā)出有價值的信息和知識，并加以利用和共享。檔案管理人員已經轉化為知識的提供者和篩選者，成為組織中不可缺少的知識管理者、學習資源提供者。而檔案的共享趨勢使檔案管理者由幕后站到臺前，由保管信息到開發(fā)信息，這些變化促使檔案管理者掌握更多的知識，不僅具備檔案專業(yè)知識技能，更要掌握檔案機構的歷史沿革、發(fā)展趨勢、管理流程、未來動向以及其他組織的發(fā)展動態(tài)。在對檔案的篩選利用中還要求理解社會、經濟發(fā)展趨勢，政府的政策意向和本組織運行發(fā)展的關聯性，這已經使得檔案管理人員成為一個具備發(fā)展戰(zhàn)略眼光、管理學知識、經濟學知識、計算機信息技術、檔案學知識的復合型人才。只有這樣，才能和社會需求的檔案管理人員的素質相契合。

3.2 重視檔案知識開發(fā)，實現知識資源供給。 知識開發(fā)是利用多種處理技術對所獲取的知識進行系統(tǒng)的分析、加工、處理、存儲、整合的過程，使無序的知識轉化為適合于組織利用的知識體系。對檔案的開發(fā)一方面要注重知識的采集，一方面注重知識的開發(fā)。對檔案知識的采集需要檔案管理人員從浩瀚的檔案資源中找到當今社會所需要的信息知識，這需要知識開發(fā)人員具備寬廣的視野、深邃的眼光和敏銳的嗅覺去采集知識，找到社會需要的檔案知識;知識開發(fā)則是對采集到的知識進行系統(tǒng)的分析、加工、處理、存儲、整合的過程，使無序的知識轉化為適合于組織利用的知識體系，重新發(fā)現檔案知識的價值，運用于社會。這就要求檔案管理人員緊跟時代發(fā)展要求，運用檔案管理技術和理論開發(fā)更多的優(yōu)質檔案知識，實現優(yōu)質的資源供給，滿足社會需求，為實現知識共享打下質量基礎。

3.3 重視用戶需求分析，是實現知識共享的保證。 知識管理和信息管理最大的不同在于，知識管理重視知識與人的管理，是對用戶需求分析基礎上的主動交流、共享來實現知識創(chuàng)新的目的，是一種雙向的交流、互動和學習。共享的基礎是互動和交流，只有了解了社會需求，才能更好地供給資源。對于檔案的開發(fā)也是如此，自媒體時代下，互聯網思維的關鍵在于服務理念的全覆蓋，重視用戶需求分析，及時進行用戶體驗互動是贏得市場的關鍵。在當下時代里的檔案開發(fā)過程中，開發(fā)知識的前提是確認開發(fā)的知識是否需要的，只有有目的的開發(fā)才是有效的，才有可能實現知識共享。我們不光要做事，還必須做正確的事。而如何知道是否正確，就是需要分析用戶需求。

檔案管理的作用和意義是什么？

檔案管理的作用和意義是什么？

檔案管理的作用和意義

1、準確反映企業(yè)的成長歷程

檔案記錄著企業(yè)成長的點點滴滴，何時開業(yè)，創(chuàng)業(yè)者是誰，何時盈利，何時擴張，戰(zhàn)略目標調整過幾次、掌門人有無變動等等都可以從企業(yè)檔案中找到答案。企業(yè)發(fā)展何時平穩(wěn)、何時動蕩，原因何在，也可以從中找到規(guī)律和解答。

2、防患企業(yè)商業(yè)秘密外泄

企業(yè)檔案無不涉及商業(yè)機密，如果沒有統(tǒng)一管理，任憑管理人員個人處置，勢必容易丟失，丟失就有泄密可能。檔案不僅要統(tǒng)一管理，而且還有要保密意識。

3、決策制訂的參謀和幫手

企業(yè)做決策、出方案，往往都要查找歷史數據，進行同比分析或方案對比，沒有檔案就無法進行。檔案管理良好的企業(yè)，死檔案強過活幫手。好記性不如爛筆頭。人腦記憶總有誤差的時候。做決策離不開檔案資料。

4、企業(yè)文化的活標本

很多企業(yè)搞企業(yè)文化建設總喜歡請專家?guī)兔?，殊不知，企業(yè)文化是企業(yè)成員思想意識在企業(yè)制度規(guī)范、員工行為、廠容廠貌等諸多方面的投射或反映。是企業(yè)員工自己培養(yǎng)創(chuàng)建起來的，是不假外求的東西。做好檔案管理的企業(yè)，在整理完善企業(yè)文化時，不需要搜索枯腸，不需要絞盡腦汁，不需要編造，只需要將全體員工認可的價值觀、制度規(guī)范、行為準則梳理、補充、完善，企業(yè)文化的基本內容就有了。再結合企業(yè)發(fā)展史上的重要事件的整理、以及優(yōu)秀員工代表的事跡總結，企業(yè)文化就豐富起來了。

5、企業(yè)宣傳的資料庫

檔案管理好的企業(yè)需要進行宣傳時，只需在檔案室調取資料就行了，不需要臨時抱佛腳，打亂正常工作，也不需要像演員彩排似的，勞命傷財，準備道具、背景。檔案管理好的企業(yè)，宣傳資料真實可信，對宣傳和擴大企業(yè)影響力有百利而無一害。檔案管理實在是一舉多得的事情。

6、員工成長的斷代史

很多企業(yè)員工進來時一張表，出去時還是一張表。更有甚者，這個員工一走，這一張表也不知什么時候就消失得無影無蹤了。這實在是大錯特錯的事。人事部門對于已經離職的`員工檔案應該定期移交檔案管理部門。離職員工不一定都是企業(yè)的敵人，說不定哪一天企業(yè)的員工成了名人，他的檔案可就成了珍貴史料。這有點夸張，但并非沒有可能。人事部門應該加強員工檔案管理，每年補充、更新員工檔案內容，準確及時記錄員工成長的腳步。員工在企業(yè)多少年，檔案就應該記載多少年的主要成長歷程。企業(yè)人事檔案應該成為員工成長的斷代史。

綜上所述，實現檔案管理規(guī)范化，可以提高檔案業(yè)務工作的效率、降低檔案管理者的勞動強度，降低管理成本。而實現檔案管理的電子化，更是可以將檔案管理達到事半功倍的效果，使用電子軟件管理檔案通過網絡就可以隨時隨地的進行檔案檢索、借閱，亦可進行檔案業(yè)務管理工作。不僅可以提高效率，還能減少檔案丟失、泄密的危險。也能為企業(yè)變革管理,配合組織、流程、信息一體化的整合,集團檔案知識管理將從傳統(tǒng)檔案管理模式轉化為以價值為導向的檔案知識管理模式,以實現企業(yè)戰(zhàn)略為目標的價值管理模式,達到集團檔案知識管理模式的進一步創(chuàng)新。

致得E6協同文檔管理系統(tǒng)基于6E的設計思想，以"協同辦公、文檔管理"為核心，將文檔管理、紙質文檔管理、多媒體管理、圖文檔管理、安全加密、協同辦公等各種應用與管理全面整合，各功能間相互關聯，全程無縫管理，實現高效協同辦公、輕松企業(yè)運營。