會計檔案是企業(yè)生產經營活動結果最直觀的數據記錄，記錄了企業(yè)各項活動產生的各種經營數據。如平時最常用的費用報銷單、支出憑證、借款單等財務單據，都需要按照原始憑證所要求填列的項目逐項填列齊全，不得遺漏和省略，而會計電子檔案是指以磁性介質形式儲存的會計核算的專業(yè)材料，是記錄和反映經濟業(yè)務的重要歷史資料和證據。

　　傳統會計檔案與電子會計檔案管理模式

　　包括會計憑證在內的會計賬簿、財務會計報告等組成的會計核算專業(yè)資料，即會計檔案，是企業(yè)經營過程中不可忽視的重要經濟資料，也是維護企業(yè)經濟利益、推動有效經營決策的“定盤星”。

　　傳統的紙質會計檔案管理存在諸多不便，如：

　　１、管理成本高，海量業(yè)務及財務數據都需要打印成紙質，經人力匹配、貼票、裝訂后才可歸檔；需要占用大量物理空間，費紙費空間；

　　２、信息存儲無索引關聯，檔案資料借閱、檢索非常不便，查閱、調用困難較大，且存在丟失風險和安全隱患問題；

　?。?、財務人員的工作量大，整理檔案工作耗時耗力卻對個人而言能力提升空間較少；

　?。础⑿畔祿蚕硎艿綐O大限制，對財務的工作效率影響較大，且不利于進行數據分析并對業(yè)務做出決策支持；

　　傳統會計檔案縱然較為復雜，但在企業(yè)經濟活動中，會計檔案對于企業(yè)的經營管理至關重要。

　　因此，推進企業(yè)檔案電子化管理已成為必然趨勢。

　?。玻埃玻澳辏吃拢玻橙?，財政部、國家檔案局聯合發(fā)布的《關于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》（財會〔２０２０〕６號文）中明確規(guī)定：

　　對單位從外部接收的電子形式的各類會計憑證，包括電子發(fā)票、財政電子票據、電子客票、電子行程單、電子海關專用繳款書、銀行電子回單等電子會計憑證——“可以僅使用電子會計憑證進行報銷入賬歸檔”。

　　同時也提到：單位以電子會計憑證的紙質打印件作為報銷入賬歸檔依據的，必須同時保存打印該紙質件的電子會計憑證。

　　這些新的規(guī)定將節(jié)約大量紙質會計資料的打印、傳遞、整理成本以及歸檔后的保管成本，減少社會資源耗費，推動節(jié)能減排，有利于形成綠色環(huán)保的生產方式。

　　會計電子檔案的推行也將大力推動電子會計數據的深度開發(fā)和有效利用，為政府決策和管理提供更多維度、更具參考價值的會計信息。

　　電子會計檔案對企業(yè)的影響

　　對員工來說，檔案查詢更便利，線上即可查看只讀文件；

　　對管理者來說，檔案齊全流程清晰，分析數據更高效；

　　對于財務：

　?。保?jié)約打印及歸檔管理成本，節(jié)約人力的時間成本，更有利于培養(yǎng)人才；

　　２－便于索引和借閱，提高企業(yè)會計檔案的利用和管理的規(guī)范性；

　?。常档蜋n案丟失和損毀風險，利于對會計工作的監(jiān)督和檢查；

　?。矗瓕崿F信息數據共享，實現業(yè)務和財務數據的互聯互通。

　?。眩習r間

　　１、以電子發(fā)票的紙質打印件作為報銷依據，是否需要同時保存ＰＤＦ版電子發(fā)票，并且把發(fā)票單獨打印出來裝訂歸檔？這樣操作符合要求嗎？

　　答：使用電子會計憑證的紙質打印件作為報銷入賬歸檔憑證，必須同時保存該紙質打印件的電子會計憑證原件，并建立相應的檢索關系。

　　２、電子發(fā)票的掃描影像文件算電子會計憑證嗎？

　　答：拍照、截圖、掃描等電子影像件屬于電子副本文件，并不是電子會計憑證原件。不能僅以電子副本文件報銷入賬歸檔，仍應按紙質會計憑證的有關規(guī)定進行管理。發(fā)票地址、二維碼均不是電子會計憑證原件。電子發(fā)票等電子會計憑證原件如何認定、如何獲取，建議咨詢稅務等制證部門。

　　３、如果電子發(fā)票原版文件丟失了，只有打印的紙質版，可以用紙質掃描件電子檔來存檔嗎？電子發(fā)票紙質掃描件是有效電子檔嗎？

　　答：單位如使用電子會計憑證的紙質打印件作為報銷入賬歸檔憑證，必須同時保存該紙質打印件的電子會計憑證原件。不能僅以電子副本文件報銷入賬歸檔，仍須按紙質會計憑證的有關規(guī)定進行管理。

　?。?、如果只保留電子會計憑證的形式，企業(yè)內部的會計核算系統需要具備哪些功能？

　　答：企業(yè)的會計核算系統能夠接收、讀取和輸出符合要求的電子會計憑證，且設定了經辦、審核、審批等必要的審簽程序，采取了風險控制手段。同時，由于電子會計憑證具有易復制且難察覺的特點，會計核算系統應當設置必要的程序或功能，防止重復利用同一電子會計憑證的原件及其復制件報銷入賬。

　　中博奧科技耕耘多年，推出“中博奧會計檔案管理系統”，綜合運用海量數據歸檔存儲、多介質分級存儲、設備監(jiān)控預警等手段實現電子檔案的長久、安全存儲。

　　中博奧為企業(yè)檔案管理生命周期全過程提供信息化支撐，幫助企業(yè)實現會計檔案的無紙化、標準化、規(guī)范化和專業(yè)化管理，徹底解決了企業(yè)在傳統會計檔案管理中遇到的困難，實現了電子檔案的憑證抽取、附件收集、整理、保管、利用、銷毀的全生命周期管理。

　　通過實施會計檔案電子化管理，企業(yè)能夠有機會實現更高的企業(yè)財務和會計信息資產管理價值。我們有理由相信，這也是會計檔案管理電子化將區(qū)別于傳統會計檔案管理價值的最大之處。

　　會計檔案電子化

　　會計檔案電子化即電子會計檔案是與當今企業(yè)數字化、智能化、網聯化同步的財務管理新趨勢，其重要意義不僅在于利用電子化技術手段對會計檔案起到方便檢索、保障安全、提升效率作用，亦使會計檔案電子化管理日益科學、合理、高效。

　　一、實現會計檔案電子化的意義：

　　財政部力推的會計檔案電子化試點看起來是會計檔案管理形式上的變化，其實質是促進財務智能化實質性的變革。通過會計檔案的電子化管理推動實現了業(yè)務數據的安全高效采集，業(yè)務數據將直接轉化為財務、檔案數據，通過業(yè)務、財務、檔案一體化流程打通，最終實現企業(yè)整體的業(yè)財檔案數字化轉型，其實這就是一條業(yè)財一體化路徑。

　　同時，業(yè)財檔案的數字化轉型，對于新環(huán)境下的財務及檔案管理提供了最新的智能計算，從而杜絕數據誤差，使業(yè)務與財務真正實現一個平臺對話，基于同一數據的分析、判斷與決策，即時調整業(yè)務行為，達成業(yè)務目標。

　　當然，會計檔案電子化對于財務部門本身來說，其作用不可小覷，首先，會計檔案電子的智能組裝、自動歸檔功能使得企業(yè)的報銷業(yè)務流程得到大大優(yōu)化，同時實現對檔案的多維檢索，并且通過設置借閱權限，實現可視化監(jiān)督。

　　其次，由于實現了會計檔案電子化，從而改變了紙質會計檔案的整理、裝訂、歸檔傳統工作方法。再次，會計檔案電子化，通過組織數據分離與分布存儲，加密技術以及防篡改預警功能，更好地保證了電子檔案的合規(guī)性與安全性。

　　二、實現會計檔案電子化的途徑：

　　（一）建立管理制度。明確管理職責和要求，規(guī)范管理流程。制度應當包括會計電子檔案形成、整理、移交等日常業(yè)務方面的內容，還包括電子數據備份管理、數據防篡改管控、信息系統運營安全等內容。需要信息化部門或第三方服務機構、檔案管理部門、財務部門及其他相關部門的專業(yè)人員共同參與，以使制度得以執(zhí)行。

　　（二）開發(fā)管理系統。對現有系統進行全面升級，實現與現有會計核算系統相結合，根據本企業(yè)業(yè)務運作特點，開發(fā)完善的會計檔案電子化管理系統。

　?。ㄈ┡囵B(yǎng)管理人才。從紙質文件的看護保管，變?yōu)榫W絡資源、數據庫，甚至是“檔案云”的管理、使用、維護，要求引進或招聘具備財務管理、計算機應用等復合性人才，一專多能，要求財務人員既能做財務管理，也能維護會計檔案電子化管理系統。

　?。ㄋ模┍Ｕ线\行環(huán)境。會計檔案電子化，安全的運行環(huán)境至關重要。一要保障存儲介質安全，以標準格式定期備份，計算機硬件設備和存儲介質要放在指定場所，避免外界因素導致數據丟失。

　　二要保證信息系統安全，系統維護商應當定期完善、維護信息安全管理體系、保密體系、技術體系，以保證會計檔案信息系統安全、網絡安全。提升檔案管理人員的電子化管理意識和安全防護能力，意識到位、能力到位、執(zhí)行到位。