在檔案整理之前，檔案員應學習戶籍檔案整理規(guī)范，力求做實做細戶籍檔案日常的整理工作。在整理過程中，戶籍員嚴格按照《戶籍檔案管理規(guī)定》，做到每項業(yè)務有記錄、有依據(jù)、有資料、有審批，確保每項業(yè)務信息不丟失，以便于查找、使用為目的，將各類戶籍檔案按照姓氏、年份、受理時間進行分類歸檔、編寫目錄、規(guī)范裝訂，使戶籍檔案一目了然。

　　戶籍檔案整理規(guī)范

　　一、檔案整理概述

　　檔案整理，就是按照一定原則對檔案實體進行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號和編目，使之有序化的過程。

　　（一）檔案整理的類型檔案整理可以分為三種類型：系統(tǒng)排列和編目、局部調整和全過程整理。

　?。ǘn案整理的內容和步驟

　　檔案整理的內容，包括系統(tǒng)化和編目兩部分。檔案整理工作的主要步驟有：區(qū)分全宗-全宗內檔案的分類--立卷（組件）--案卷（件）的排列--檔號的編制--案卷目錄（歸檔文件目錄）的編制。

　?。ㄈn案整理的原則

　　按照檔案的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的歷史聯(lián)系，充分利用原有的整理基礎，便于檔案的管理和利用。所謂文件之間的歷史聯(lián)系，是指文件在產(chǎn)生和處理過程中所形成的內在聯(lián)系，主要表現(xiàn)在文件的來源、時間、內容和形式等方面。

　　二、全宗

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　　全宗是一個國家機構、社會組織或個人形成的具有有機聯(lián)系的檔案整體。全宗的基本含義有三方面：全宗是一個有機整體；全宗是在一定的歷史活動中形成的；全宗是以一定的社會單位為基礎而構成的。

　　（二）立檔單位及其構成條件

　　立檔單位，又稱全宗構成者，是指形成全宗的單位或個人。立檔單位的構成條件：可以獨立行使職權，并能以自己的名義單獨對外行文；是一個會計單位或經(jīng)濟核算單位，獨立編制預算；設有管理人事的機構或人員，有一定的人事任免權。

　?。ㄈ┝n單位變化對全宗劃分的影響

　　１．政權更迭的全宗處理；

　　２．立檔單位職能發(fā)生根本性變化的全宗處理；

　?。常n單位其他變化情況的全宗處理。

　?。ㄋ模┤诘难a充形式

　　全宗的補充形式。主要有：聯(lián)合全宗；匯集全宗；檔案匯集。

　?。ㄎ澹┡卸n案所屬全宗

　　判定檔案所屬全宗，關鍵是確定檔案的形成者，具體分發(fā)文、收文和內部文件三種情況。

　　三、全宗內檔案的分類

　　（一）分類的基本要求客觀性；邏輯性；可操作性。

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　　檔案分類法，是具體劃分全宗內檔案異同點的標準和根據(jù)，歸納起來有按來源分類、按時間分類、按內容分類和按形式分類等類型。

　　（三）分類方案的編制

　?。保畽C關全宗分類方案的編制機關檔案分類方案中，第一層次的分類一般采用門類分類法，將全部檔案分為文書類、業(yè)務（專門）類、科技類、會計類、特殊載體類等類目，每個一級類目再根據(jù)其檔案的特點，劃分二、三級類目。

　?。玻髽I(yè)全宗分類方案的編制

　　工業(yè)企業(yè)檔案分類一般設置十個一級類目，即黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術管理類、產(chǎn)品類、科學技術研究類、基本建設類、設備儀器類、會計檔案類、干部職工檔案類。

　　四、檔號和目錄的編制

　　（一）檔號編制原則

　　檔號是檔案館（室）在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。檔號是存取檔案的標記，并具有統(tǒng)計監(jiān)督作用。檔號的編制應遵循以下原則：唯一性原則；合理性原則；穩(wěn)定性原則；擴充性原則；簡單性原則。

　　（二）檔號的結構

　　分為三種：第一種結構為：全宗號-案卷目錄號-案卷號-件、頁（張）號。第二種結構為：全宗號-類別號-案卷號-件、頁（張）號。第三種結構為：類別號-項目號-案卷號-件、頁（張）號。

　?。ㄈn號的編制方法

　　全宗號、案卷目錄號、類別號、項目號、案卷號、年度、保管期限、組織機構或問題、件號、頁（張）號的編制方法。

　?。ㄋ模┠夸浀木幹凭幹颇夸浭钦砉ぷ鞯淖詈笠徊?。立卷整理應編制案卷目錄，組件整理應編制歸檔文件目錄。

　　戶籍檔案整理及數(shù)字化

　　開展戶籍檔案數(shù)字化掃描工作之前，應根據(jù)紙質檔案實際情況，按步驟對檔案實體進行整理鑒別，對需要說明、修裱、掃描等內容進行標識，以確保掃描加工質量和效率。

　　1、分件

　　按傳統(tǒng)方法整理的檔案，應將案卷拆分為件進行掃描。件的劃分應遵照DA/T22的規(guī)定進行，注意保持文件的齊全、完整，盡量避免以組合件的方式進行掃描。按新方法整理的檔案，件的劃分遵循檔案形成規(guī)律和DA/T22的要求。

　　分件過程中，應注意理順文件的排列順序。對文件形成過程中產(chǎn)生的，除正本以外的一般性修改稿、底稿、重復件及沒有保存意義的制表說明等不予掃描的頁面，應加以標注。

　　為便于數(shù)字檔案（正文）的利用，應將文件處理簽或領導（職能部門）簽署的意見、有本級黨政領導親自批示和審改內容的文件底稿等不便提供利用的文件，在檔案目錄數(shù)據(jù)庫中進行標識。

　　2、編頁

　　沒有編頁或編頁不規(guī)范的檔案，原則上應重新進行編頁。文書檔案正面頁號應編在右下角、背面頁號應編在左下角，科技檔案頁號應統(tǒng)一編在右下角，沒有信息的檔案頁面不編號。

　　頁號不應壓蓋檔案內容；重新編寫頁號時，應將原頁號用鉛筆劃去,以示區(qū)分

　　3、裝訂物處理

　　對已裝訂成冊，不去除裝訂物會影響掃描工作進行的檔案，應拆除裝訂物。拆除裝訂物時,應注意保護檔案不受損害。

　　對已裝訂成冊，不去除裝訂物不影響掃描工作進行的檔案，應維持原樣。

　　4、頁面修整

　　對破損嚴重無法掃描或折皺不平影響圖像質量的紙質檔案，應先進行技術修復或壓平等相應處理后再進行掃描。

　　5、裝訂還原

　　紙質檔案掃描加工完成后，對拆除過裝訂物的檔案實體進行裝訂還原。裝訂還原應符合國家檔案裝訂規(guī)范，要保持案卷整齊、卷內文件排列順序正確、不掉頁、不壓字等。

　　對裝訂還原的檔案實體進行質量檢查、登記，出現(xiàn)卷內文件不完整、前后順序排列不正確及裝訂不符合國家規(guī)范等情況，應退回重新整理。

　　6、交接登記

　　檔案整理及數(shù)字化過程需要交接的環(huán)節(jié),應當填寫檔案調還卷登記表，確保交接清楚，手續(xù)完備，有據(jù)可查。