建設檔案管理信息化標準規(guī)范建設，檔案信息化是一項系統(tǒng)工程，其建設的最終目的是使各地區(qū)的檔案信息資源庫連成一體。為避免各級各地檔案信息化建設各自為政，必須出臺統(tǒng)一的規(guī)劃、法規(guī)、標準與政策。

　　建設檔案管理信息化

　　1.立法相對滯后

　　法律規(guī)范是由國家最高權力機關，按照一定的立法程序制定并依靠國家強制力保證實施的行為規(guī)范，表現(xiàn)形式一般是在有關法律文件中的禁止性條文、義務性條文、授權性條文等。

　　事實上，有關檔案信息化的法律、法規(guī)建設問題是信息時代出現(xiàn)的一個新問題，一方面我國檔案信息化建設起步較晚，基礎薄弱；信息技術發(fā)展迅速等許多未來形勢發(fā)展存在的大量不確定因素造成立法滯后。

　　另一方面由于各國政治、經(jīng)濟體制、科學技術發(fā)展水平的不同，以及文化傳統(tǒng)、價值觀念、文件與檔案管理方式的差異，迄今出臺的法律、行政與技術規(guī)范的內容不盡相同，但資源共享的共同目的又使各國朝著與國際接軌的方向努力。

　　立法滯后嚴重限制了檔案信息化的發(fā)展，我們有必要學習和借鑒其他國家的先進經(jīng)驗，努力緩解信息技術的快速發(fā)展與法律、法規(guī)相對滯后之間的矛盾。

　　2.建立標準與規(guī)范

　　標準、規(guī)范是實施檔案信息化建設的重要基礎。數(shù)字資源形式是多樣的，社會對數(shù)字資源共享的要求是廣泛的，相關技術、設備是不斷發(fā)展變化的，沒有標準規(guī)范體系，數(shù)字資源難以確保其內容的長期保存、有效操作、數(shù)據(jù)交換、長期管理、資源共享。

　　在我國至今還沒有建立一個達到數(shù)據(jù)交換的機讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡建設形成各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求。從信息化建設的科學性要求和解決目前信息化建設中突出存在的各自為政、相互封閉、重復建設的問題出發(fā)，在檔案信息化建設中必須統(tǒng)籌規(guī)劃，統(tǒng)一規(guī)范，制定統(tǒng)一的檔案信息化標準規(guī)范，這是信息化建設的第一步。

　　所謂標準，“是對重復性事物和概念所做的統(tǒng)一規(guī)定。它以科學、技術和實踐經(jīng)驗的綜合成果為基礎，經(jīng)有關方面協(xié)商，由主管機構批準，以特定形式發(fā)布，作為共同遵守的準則和依據(jù)”（《標準化基本術語》GB3935.1-83）。

　　所謂標準化，是指“在經(jīng)濟、技術、科學及管理等社會實踐中，對重復性事物和概念，通過制定、發(fā)布和實施標準，達到統(tǒng)一，以獲得最佳秩序和社會效益”（《標準化基本術語》GB3935.1-83）。

　　檔案信息化的根本目標是實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。檔案信息資源共享體系建設是一個以檔案信息資源庫建設為核心，以信息技術應用為手段，以網(wǎng)絡建設為基礎的系統(tǒng)工程。檔案信息資源共享體系建設涉及各種數(shù)據(jù)、網(wǎng)絡建設和應用體系開發(fā)等各方面，檔案信息標準是檔案信息資源共享體系建設的重要保障。標準分國際、國家、地方三類，根據(jù)國際、國內標準及行業(yè)發(fā)展趨勢制定出信息化過程中共同遵守的各項標準（原則上應與國際接軌）。

　　標準統(tǒng)一是網(wǎng)絡互聯(lián)互通、信息共享的基本要素。標準規(guī)范體系包括管理、業(yè)務、技術三個層面。管理性標準規(guī)范包括計算機安全法規(guī)與標準，工作人員、用戶及設備管理規(guī)范，利用管理規(guī)定數(shù)字檔案信息資源合法性的確認等。業(yè)務性標準規(guī)范包括術語標準以及相關電子文件和電子檔案管理的標準、規(guī)范。技術性標準規(guī)范，可分為硬件、軟件、數(shù)據(jù)標準等三方面。硬件包括計算機、網(wǎng)絡服務器、網(wǎng)絡通信等有形電子設備；軟件包括系統(tǒng)軟件和應用軟件。

　　如Windows 2000、UNIX操作系統(tǒng)及數(shù)據(jù)庫管理平臺等系統(tǒng)軟件是所有應用軟件運行的基礎，因此要求選用支持相同標準的同構平臺。數(shù)據(jù)標準是確保檔案數(shù)據(jù)的通用、共享與交換，確保在軟、硬件環(huán)境變化時檔案數(shù)據(jù)的完整、安全和有效。