檔案數(shù)字化存儲是一種利用現(xiàn)代信息技術，將傳統(tǒng)紙質檔案轉化為電子形式的檔案管理方式。數(shù)字化存儲不僅提高了檔案的可訪問性和安全性，還大大節(jié)省了物理空間和管理成本。

　　檔案數(shù)字化儲存條件格式：

　　(一)存儲格式：批量掃描后形成的圖像文件在存儲時一般應進行壓縮。圖像壓縮指消除圖像冗余或對圖像近似的任一種過程，其目的是對圖像以更緊湊的形式表示。紙質檔案數(shù)字化過程中，較常見的有TIFF(G4)、JPEG等壓縮格式。采用黑白二值模式掃描的圖像文件，一般采用TIFF(G4)格式存儲。采用灰模式和彩色模式掃描的文件，一般采用JPEG 格式存儲。存儲時壓縮率的選擇，應以保證掃描的圖像清晰可讀的前提下，盡量減小存儲容量為準則。提供網絡查詢的掃描圖像，也可存儲為 CEB、PDF 或其他格式。具體細分：

　　1.電子公文正本、定稿、公文處理單應以版式文件格式，其他電子文件、電子文件組件可以版式文件、RTF、WPS、DOCX、JPG、TIF、PNG等通用格式歸檔;b)電子文件及其組件按順序合并轉換為一個版式文件。

　　2.計算機輔助設計與制造過程中形成的科技類電子文件：

　　(1)二維矢量文件以SVG、SWF、WMF、EMF、EPS、DXF等格式歸檔;

　　(2)三維矢量文件，需永久保存的應轉換為STEP格式歸檔，其他可根據(jù)需要按給出的要求轉為二維矢量文件歸檔。

　　3.以數(shù)握庫文件形成的科技、專業(yè)類電子文件，應根據(jù)數(shù)據(jù)庫表結構及電子檔案管理要求轉換為以下格式歸檔：

　　(1)以ET、XLS、DBF、XML等任一格式歸檔;

　　(2)參照紙質表單或電子表單版面格式，將應歸檔數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)轉換為版式文件歸檔。

　　4.照片類電子文件以JPG、TIF等格式歸檔;

　　5.錄音類電子文件以WAV、MP3等格式歸檔;

　　6.錄像類電子文件以MPG、MP4、FLV、AVI等格式歸檔，珍貴且需永久保存的可收集、歸檔一套MXF格式文件。

　　7.公務電子郵件以EML格式

　　8.網頁、社交媒體類電子文件以HTML等格式歸檔。

　　(二)圖像文件的命名：紙質檔案目錄數(shù)據(jù)庫中的每一份文件，都有一個與之相對應的唯一檔號，以該檔號為這份文件掃描后的圖像文件命名。多頁文件可采用該檔號建立相應文件夾，按頁碼順序對圖像文件命名。

　　檔案數(shù)字化儲存條件：

　　(一)存儲設備

　　大容量硬盤陣列：數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)量龐大，需要具備高容量的存儲設備。企業(yè)級的大容量硬盤陣列能夠提供 TB 甚至 PB 級別的存儲容量，滿足大量檔案數(shù)據(jù)的存儲需求。例如，大型檔案館可能需要存儲數(shù)百萬份檔案的數(shù)字化副本，使用多塊大容量硬盤組成的 RAID 陣列，不僅能擴充存儲容量，還可通過冗余技術保障數(shù)據(jù)安全，防止因單塊硬盤故障導致數(shù)據(jù)丟失。

　　磁帶庫：對于需要長期保存且訪問頻率較低的檔案數(shù)據(jù)，磁帶庫是一種經濟且可靠的選擇。磁帶具有存儲密度高、成本低的特點，適合進行數(shù)據(jù)的離線備份。一些重要的歷史檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)，可定期備份到磁帶庫中，并存儲于異地，以應對可能出現(xiàn)的自然災害、硬件故障等極端情況，確保數(shù)據(jù)的長期安全性。

　　(二)服務器

　　高性能服務器：檔案數(shù)字化存儲系統(tǒng)需要高性能服務器來支撐數(shù)據(jù)的存儲、管理和訪問。服務器應具備強大的計算能力，能夠快速處理用戶的查詢請求，確保檔案數(shù)據(jù)的高效檢索。例如，配備多核心 CPU、大容量內存和高速硬盤的服務器，能夠在短時間內對海量檔案數(shù)據(jù)進行索引構建和數(shù)據(jù)檢索，滿足用戶快速獲取檔案信息的需求。

　　服務器冗余：為保證系統(tǒng)的穩(wěn)定性和連續(xù)性，采用服務器冗余技術至關重要。通過集群技術將多臺服務器連接在一起，當其中一臺服務器出現(xiàn)故障時，其他服務器能夠自動接管其工作，確保檔案數(shù)字化存儲系統(tǒng)不間斷運行。這對于一些對檔案數(shù)據(jù)實時可用性要求較高的單位，如政府部門、金融機構等，尤為重要。

　　最后，儲存是檔案數(shù)字化加工過程中十分重要的一個環(huán)節(jié)。良好的儲存數(shù)字化檔案成果，可以為后續(xù)對數(shù)字化檔案的管理、查詢和利用工作奠定良好的基礎。因此，在檔案掃描過程中應嚴格遵守檔案數(shù)字化儲存條件，以確保數(shù)字化檔案成果的質量。