在當今數字化時代，檔案數字化加工掃描是管理和保護重要文件的關鍵步驟。它不僅提高了文件存取的效率，還確保了信息的長期保存和安全性。下面將為您詳細介紹檔案數字化加工掃描的流程：

　　廊坊檔案數字化加工掃描

　　（一）檔案整理

　　在掃描之前，根據檔案管理情況，按下述步驟對檔案進行適當整理，并視需要作出標識，確保檔案數字化質量。

　　1、目錄數據準備

　　按照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T 18)等的要求，規(guī)范檔案中的目錄內容，包括確定檔案目錄的著錄項、字段長度和內容要求。如有錯誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、責任者、起止頁號和頁數等，應進行修改。

　　2、拆除裝訂

　　在不去除裝訂物情況下，影響掃描工作進行的檔案，應拆除裝訂物；將檔案原件的裝訂線拆除，排好順序，不得出現任何漏缺頁及順序差錯，更不能對檔案原件有任何損壞。

　　3、區(qū)分掃描件和非掃描件

　　按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區(qū)分開。普發(fā)性文件區(qū)分的原則是：無關的重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不掃描原稿。

　　4、頁面修整

　　對破損嚴重、無法直接進行掃描的檔案，應先進行技術修復、裱糊；

　　折皺不平影響掃描質量的原件應先進行相應處理(壓平或燙平等)后再進行掃描。

　　5、檔案整理登記

　　制作并填寫紙質檔案數字化加工過程登記表，詳細記錄檔案整理后每份文件的起始頁號和頁數。

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　　1、掃描方式（掃描前必須準備一臺專業(yè)的平板掃描儀）

　　根據檔案幅面的大小(A4、A3、AO等)選擇相應規(guī)格的掃描儀或專業(yè)擔描儀，如

　　工程圖紙可采用0號圖紙掃描儀進行掃描。

　　普通A4紙質文件，采用高速掃描儀的自動進紙方式掃描；

　　紙質過薄、透明的（如信紙、便簽紙）采用高速掃描儀的平板掃描；

　　紙質過厚、照片等檔案采用高速掃描儀的平板掃描；

　　對文件頁面貼有附屬小頁面、紙張時，將大小頁面單獨在平板中掃描；2、掃描模式（紙質檔案掃描一般采用黑白、灰度和彩色三種模式）

　　頁面為黑白兩色，字跡清晰的、不帶圖片的檔案材料，采用黑白方式；

　　頁面為黑白兩色，清晰度較差或者帶有圖片的檔案材料，以及頁面多為彩色文字的檔案，采用彩色或灰度模式（因情況而定）；

　　頁面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，采用彩色模式掃描。

　　3、分辨率選擇

　　采用黑白、256級灰度模式掃描的文件，其分辨率選擇為不小于300DPI；

　　采用24位為彩色模式掃描的文件，其分辨率選擇為不小于200DPI。（以上模式分辨率的設定以A4紙張為標準，其他規(guī)格紙張酌情處理）

　　掃描的線數、閥值、亮度、灰度、對比度等值可根據所掃描文件材料的清晰度進行適當的調整；

　　需要時可根據原件的清晰度適當調整掃描分辨率。如原件質量較差且尺寸較小，可適當提高分辨率；反之也可相應減少分辨率，增減的多少以掃描后圖像按原尺寸顯示后是否清晰為準；

　　粘貼折頁與表格，對于粘貼折頁，可用大幅面掃描儀掃描，或先部分掃描后拼接；對部分字體很小、字跡密集的情況，可適當提高掃描分辨率，選擇灰度掃描或彩色掃描，采用局部深化技術解決；對字跡與表格顏色深度不同的，采用局部淡化技術解決。

　　4、掃描登記

　　填寫交接登記表，登記掃描的頁數。核對每份文件的實際掃描頁數與檔案整理時填寫的文件頁數是否一致，不一致時應注明具體原因和處理方法。

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　　對圖像進行處理，以獲得最好的圖像質量，保證圖像完整、端正、無扭區(qū)、版面無暗影、無干擾信息，主要完成圖像處理包括：去黑邊、去污點、糾偏等，處理完的圖像保存格式為PDF。

　　糾偏：對掃描過程中出現的偏斜圖像進行整體糾正，包括自校和手校，保證數字圖像的偏斜角度小于1度（圖像偏斜不超過頁面內半個文字）；

　　旋轉：按方字方向將圖片旋轉至正確方向，沒有文字的圖片，判斷其方向后進行左旋、右旋、翻轉、旋轉等工具；

　　去污：對圖像頁面中出現的影響圖像質量的雜質，去除數字圖像中影響可懂度的雜質，如去除黑邊、多余邊、污點；

　　裁邊：采用彩色模式掃描的圖像應進行裁邊處理，去除多余的白邊，以有效縮小圖像文件的容量，節(jié)省存儲空間。

　　刪除空白頁：將掃描后頁面之間的空白頁進行刪除；

　　斷字修補：對部分文字不清楚可進行修補；

　　反白字修正：將部分反白文字可進行描述；

　　分割：將A3幅面的文件分割為兩份A4幅面的文件；

　　拼接：對大幅面檔案進行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，應進行拼接處理，合并為一個完整的圖像，以保證檔案數字化圖像的整體性。

　?。ㄋ模﹫D像處理質檢

　　主要對完成圖像深處理的檢查，不合要求的返回上一環(huán)節(jié)重新處理，如以下問題：

　　由于操作不當，造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識別時，應重新掃描；

　　對圖像偏斜度、清晰度、失真度等進行檢查。發(fā)現不符合圖像質量要求時，應重新進行圖像的處理；

　　圖像處理的是否得當，嚴重的應重掃，處理不當的應重新處理；

　　掃描圖像頁碼順序是否與原文件一致，有無漏掃、多掃（重復）、紙張倒置等情況；

　　順序：如果頁碼不連續(xù)，與原文不一致，需對頁面進行排序；

　　漏掃：將漏掃的頁面重新掃描，并插入到正確的位置；

　　多掃：將多掃頁面刪除；

　　倒置：不符合要求的需進行調整，保持與原文一致。

　　（五）圖像存儲

　　紙質檔案目錄數據庫中的每一份文件，都有一個與之相對應的唯一檔號，以該檔號為這份文件掃描后的圖像文件命名。多頁文件要合并為一個PDF，保存到指定的路徑，便于準確掛接入庫，與檔案管理軟件中的目錄建立一一對應的關系。再將所有文檔批量轉換為可以復制、檢索利用的雙層PDF格式，然后進行光盤刻錄，確保刻錄好的光盤能正確地讀出，并做好標識標簽。

　　注：禁止用Word文檔保存掃描圖像。

　　（六）目錄建庫

　　按照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T 18)的要求進行著錄，建立檔案目錄數據庫。目錄建庫應選擇通用的數據格式。所選定的數據格式應能直接或間接通過XML文檔進行數據交換。

　　注：采用人工校對或軟件自動校對的方式，對目錄數據庫的建庫質量進行檢查。核對著錄項目是否完整、著錄內容是否規(guī)范、準確，發(fā)現不合格的數據應要求進行修改或重錄。

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　　1、掛接前的數據關聯(lián)檢查

　　以紙質檔案目錄數據庫為依據，將每一份紙質檔案文件掃描所得的一個或多個圖像存儲為一份圖像文件。將圖像文件存儲到相應文件夾時，要認真核查每一份圖像文件的名稱與檔案目錄數據庫中該份文件的檔號是否相同，圖像文件的頁數與檔案目錄數據庫中該份文件的頁數是否一致，圖像文件的總數與目錄數據庫中文件的總數是否相同等。通過每一份圖像文件的文件名與檔案目錄數據庫中該份文件的檔號的一致性和唯一性，建立起一一對應的關聯(lián)關系，為實現檔案目錄數據庫與圖像文件的批量掛接提供條件。

　　2、匯總掛接

　　檔案數字化轉換過程中形成的目錄數據庫與圖像數據庫，通過質檢環(huán)節(jié)確認為"合格"后，通過網絡及時加載到數據服務器端匯總。通過編制程序或借助相應軟件，可實現目錄數據對相關聯(lián)的數字圖像的自動搜索、加入對應的電子地址信息等，實現批量、快速掛接。

　　（八）數據驗收

　　一個全宗的檔案，數字化轉換質量抽檢的合格率達到95%以上（含95%）時，給予以驗收“通過”。目錄數據庫與圖像文件掛接錯誤，或目錄數據庫、圖像文件之一出現不完整、不清晰、有錯誤等質量問題時，抽檢標記為"不合格"。

　　驗收"通過"的結論，必須經分管領導審核、簽字后方有效。

　　填寫紙質檔案數字化交接登記表。

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　　經驗收合格的完整數據應及時進行備份。著錄條目和全文數據進行一式兩份DVD光盤刻錄。移交前檢測光盤讀取性能，抽查刻錄好的光盤影像質量，主要包括備份數據能否打開、數據信息是否完整、文件數量是否準確等。不合格的需重新刻錄。數據備份后應在備份介質上標注好盤內文件內容、類別、存入日期及光盤編號等，以便查找和管理。對保密的需標明密級。

　?。ㄊ┭b訂

　　掃描工作完成后，拆除過裝訂物的檔案應按檔案保管的要求重新裝訂?；謴脱b訂時，應注意保持檔案的排列順序不變，做到安全、準確、無遺漏。

　　裝訂不能損害檔案原件。裝訂時應按原有順序裝訂，案卷不掉頁、左邊和底邊整齊，保持拆卷前的原貌，并認真做好檔案頁碼、頁數的檢查對較。

　　（十一）掃描注意事項

　　掃描前必需對文檔進行拆除裝訂物，并檢查文檔內是否藏有干擾物（如釘書釘、碎紙等），以免產生卡紙、損壞掃描儀，務必保持文檔干凈送入掃描儀中；

　　對破損嚴重、無法進行掃描的原件要先進行修復、裱糊；

　　褶皺不平影響掃描質量的原件應先壓平再進行掃描；

　　對紙質過薄、透明的（如信紙、便簽紙）、紙質過厚、照片等采用高速掃描儀的平板掃描；

　　對文件頁面貼有附屬小頁面、紙張時，將大小頁面單獨在平板中掃描；

　　掃描完每一份文件，要對照原文仔細檢查掃描是否清晰、完整；

　　按要求使用掃描儀、清洗，并對每次使用完掃描儀進行保潔，檢查是否關閉電源；

　　紙質檔案數字化成果提供網上檢索利用時，應有制作單位的電子標識，并根據具體情況分別采用可下載或不可下載的數據格式。

　　總之，檔案數字化加工掃描流程涵蓋了從準備工作到掃描操作、質量控制再到后期處理和存儲管理的全過程。通過科技的應用和嚴格的操作流程，可以有效提升檔案管理的效率和安全性，確保歷史和重要信息的永久保存和便捷使用。

　　檔案數字化加工掃描要求

　　在進行檔案數字化加工掃描時，需注意一些關鍵要求和步驟，以確保最終結果的質量和可持續(xù)性。以下是一些重要的要求：

　　1.清晰度和分辨率：掃描圖像的清晰度和分辨率必須足夠高，以保證文件內容的準確性和可讀性。

　　2.文件格式：確定適合存檔和使用的文件格式，如PDF/A或TIFF，以確保長期保存和訪問的可持續(xù)性。

　　3.元數據標準：確保每個文檔都有完整的元數據，包括文件名、日期、作者、關鍵詞等信息，便于檢索和管理。

　　4.保密性和安全性：處理過程中需遵循保密性和安全性標準，特別是涉及敏感信息或個人數據時更應如此。

　　5.掃描設備和技術選擇：選擇適合文檔類型和尺寸的掃描設備，并確保使用先進的技術，如雙面掃描或自動文檔進紙器，以提高效率和質量。

　　6.掃描前準備工作：對文件進行預處理，包括去除訂書釘、修復損壞的頁面或邊緣，以確保掃描的順利進行和最終結果的完整性。

　　7.質量控制和檢驗：在掃描過程中實施嚴格的質量控制措施，包括檢查每個掃描的清晰度和完整性，及時處理可能出現的問題或錯誤。

　　8.歸檔和存儲策略：制定有效的歸檔和存儲策略，確保數字化文檔可以長期保存并隨時訪問，包括備份和災難恢復計劃。

　　在檔案數字化加工掃描的過程中，以上要求和步驟不僅是保證操作效率和準確性的關鍵因素，更是確保文檔長期保存和可持續(xù)訪問的基礎。通過精心設計的流程和嚴格遵循的標準，可以有效地管理和利用文檔資料，滿足各種學術、法律和行政需求。

　　檔案數字化加工掃描標準

　　在數字化時代，檔案數字化加工與掃描成為保存和管理重要歷史文獻的關鍵步驟。制定合適的掃描標準對于確保檔案數字化質量，提高信息利用效率至關重要。

　　1.分辨率與圖像質量：

　　合適的分辨率是數字化檔案質量的基礎。一般而言，文本類檔案建議使用300 DPI的分辨率，而圖像或細節(jié)豐富的檔案則可能需要更高的分辨率以保留細節(jié)。

　　圖像質量要求高，確保掃描后的文檔清晰、可讀，并盡可能減少噪點和失真。

　　2.文件格式選擇：

　　常見的文件格式如PDF、TIFF等，應根據檔案的具體需求選擇合適的格式。PDF通常用于易于傳輸和查閱的文檔，而TIFF則更適合需要保留高質量圖像的檔案。

　　3.彩色處理與灰度設置：

　　對于彩色文件和灰度文件的處理需要根據原始檔案的特性來調整，確保在數字化過程中保持原始文件的色彩和灰度層次。

　　4.文件命名與元數據：

　　設定清晰、一致的文件命名規(guī)則，有助于后續(xù)檢索和管理。同時，添加適當的元數據如日期、作者、關鍵詞等，提升信息的整合和利用價值。

　　5.設備和環(huán)境要求：

　　使用高質量的掃描設備，確保設備的穩(wěn)定性和長期可靠性。適宜的掃描環(huán)境也至關重要，避免光線過強或過弱、溫濕度波動大等因素對掃描質量的影響。

　　總之，檔案數字化加工與掃描標準的制定不僅是技術問題，更是對歷史文獻保護和利用的責任。只有通過嚴格的標準和細致的操作，才能確保數字化檔案的長期保存和可持續(xù)利用。

　　檔案數字化加工掃描好處

　　隨著科技的發(fā)展和信息化進程的加速推進，檔案數字化加工掃描作為一種現代化管理手段，正日益受到各行各業(yè)的重視和應用。其帶來的諸多好處不僅提升了檔案管理效率，還改善了信息利用的便捷性和安全性。

　　1.提升管理效率：

　　快速檢索與查找：數字化檔案可以通過關鍵詞搜索迅速定位信息，節(jié)省了大量查找時間，提高了工作效率。

　　減少空間占用：電子檔案不再需要大量的實體空間存放，節(jié)約了檔案館的空間成本，提高了空間利用效率。

　　2.信息保護與安全：

　　防止災難性損失：數字化檔案可以進行多重備份，即使原始文件遭到損壞或丟失，也能夠保證數據的安全性和完整性。

　　權限控制：可以設置不同級別的訪問權限，保護重要信息不被未授權人員訪問，提升了信息的安全性。

　　3.促進信息共享與合作：

　　便捷共享：數字化檔案可以輕松地通過網絡共享給需要的人群，加強了內部和外部的溝通與合作。

　　跨地域協(xié)作：不受地理位置限制，多地的工作人員可以同時訪問和編輯同一份檔案，促進了多部門之間的協(xié)同工作。

　　4.環(huán)境友好與可持續(xù)發(fā)展：

　　減少紙張消耗：數字化檔案減少了對紙張的需求和使用，有利于減少森林砍伐和紙張生產的環(huán)境影響，符合可持續(xù)發(fā)展的理念。

　　綜上所述，檔案數字化加工掃描不僅在提升管理效率、增強信息安全性、促進信息共享與合作方面發(fā)揮了重要作用，同時也是推動環(huán)境友好型辦公和可持續(xù)發(fā)展的一種實際舉措。