檔案數(shù)字化流程是什么意思？“檔案數(shù)字化就是把紙質(zhì)文檔通過掃描、錄入等方式將信息存儲到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫中，以實(shí)現(xiàn)檢索快捷方便、同步備份快速簡單、存儲空間小、維護(hù)方便、安全等功效。”

檔案數(shù)字化流程

一、檔案分類整理

按照檔案情況：年度、類別、長短期等進(jìn)行分類整理，部門編制不統(tǒng)一的進(jìn)行統(tǒng)一分類，以便數(shù)字化后方便查找與管理。

二、檔案交接

分類整理后的檔案按年度、類別提出，提卷時數(shù)字化加工方的提卷人員按照要求，編寫檔案的頁號和需要掃描錄入的文件頁號后及抽取不需掃描的頁面，并按實(shí)際頁數(shù)填寫詳細(xì)的檔案交接清單，并由雙方主管人員簽字。

三、索引著錄

標(biāo)引著錄為了方便查閱與管理，打印制作檔案目錄及檔案封面，對文字錄入的準(zhǔn)確性要求較高，但要錄的文本域并不是完全統(tǒng)一的在某一頁面上，一些文本域要在多個文件中選擇，標(biāo)引著錄時需按照國家檔案局有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)結(jié)合實(shí)際情況錄入。文本域錄入按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)對所需錄入的文本進(jìn)行標(biāo)引、按照錄入特征制作相應(yīng)的《文字錄入工作說明書》，供錄入員和校對人員參考。

四、檔案拆分

檔案拆分前要對檔案進(jìn)行統(tǒng)一的編號，編制總頁號后，要從中選中需要掃描的頁面。再一次編制所需掃描的頁號，兩個頁號需要用鉛筆的顏色或位置區(qū)分，以確保檔案還原時能清楚區(qū)別和核實(shí)頁數(shù)，檔案拆分時要嚴(yán)格按照要求對不需掃描的頁面進(jìn)行標(biāo)注。

五、檔案的掃描

原件的掃描與存儲格式完全按照國家檔案管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)要求掃描。

六、圖像處理

采用自動化處理和人工處理相結(jié)合的方式，確保圖像質(zhì)量的完美。通過校對系統(tǒng)對圖像進(jìn)行校對，確保圖像順序正確、去斑點(diǎn)、污漬、黑邊、偏斜處理、校驗(yàn)。

七、質(zhì)量檢驗(yàn)

對掃描處理完成后的圖像頁面進(jìn)行檢驗(yàn)，對檔案拆分、掃描、修正、去污、文本流程圖的處理、插圖、照片的處理以及文本和圖像頁的匹配進(jìn)行檢驗(yàn)等質(zhì)量進(jìn)行全面檢驗(yàn)。

八、圖像與索引掛接

文本域錄入和掃描處理檢驗(yàn)后的圖像成品，按年度進(jìn)行文字圖像與系統(tǒng)的掛接，不需手工掛接即可實(shí)現(xiàn)文本與圖像頁與系統(tǒng)的掛接。掛接到檔案管理系統(tǒng)中后，進(jìn)行再次的成品驗(yàn)收，對各種使用習(xí)慣逐頁進(jìn)行檢驗(yàn)，驗(yàn)收合格后移交驗(yàn)收小組驗(yàn)收。

九、案卷整理

檔案整理工作嚴(yán)格按照國家檔案局規(guī)定的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行有序的檔案數(shù)字化流程整理，公司安排專人負(fù)責(zé)案卷整理與還原。