文書檔案數(shù)字化驗收是指將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文書檔案轉(zhuǎn)化為電子形式，并對其進行驗收和確認的過程。在進行數(shù)字化驗收之前，需要做好一系列準備工作，以確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量和可靠性。這些準備工作包括數(shù)量統(tǒng)計、裝訂裝盒、打印紙質(zhì)目錄等。

　　聊城文書檔案數(shù)字化

　　1、數(shù)量統(tǒng)計

　　檔案數(shù)字化項目的驗收不僅僅是質(zhì)量的驗收，也是對數(shù)字化成果數(shù)量的驗收。數(shù)量統(tǒng)計需要滿足以下幾點要求：

　　（1）既要有總量，更要有分量，即每個門類、全宗、分類、年度、期限的數(shù)量；

　　（2）不僅有數(shù)字化掃描的數(shù)量，也要有整理、著錄的數(shù)量；

　?。?）如果是插卷進行數(shù)字化的，還需要標識插卷部分的卷件號范圍；

　?。?）確保統(tǒng)計數(shù)據(jù)的真實性和有效性，如隱藏文件、無效文件、重復(fù)文件不能計算在掃描數(shù)量中，重復(fù)目錄、空白目錄不能記錄在著錄數(shù)量中等。

　　2、裝訂裝盒完畢

　　開展檔案數(shù)字化驗收即表示項目工作已經(jīng)完成，各項流程的工作應(yīng)已經(jīng)全部完成，即將準備移交入庫。裝訂、裝盒時，需要注意以下幾個細節(jié)：

　?。?）各類型檔案按照相應(yīng)的整理規(guī)則進行整理加工；

　?。?）數(shù)字化完畢應(yīng)立即裝訂、裝盒，注意需要按照統(tǒng)一標準進行操作，如直角裝訂、三孔一線、盒內(nèi)檔案排列順序、背脊填寫等；

　?。?）將裝盒后的檔案，有序放入臨時架進行擺放待驗收，注意做好分類標識。

　　3、打印紙質(zhì)目錄

　　文書檔案按照《歸檔文件整理規(guī)則》打印歸檔文件目錄，其他門類檔案按照相應(yīng)規(guī)則標準打印對應(yīng)目錄，不能等到驗收結(jié)束之后再打印。打印目錄時，需注意：

　?。?）著錄的目錄數(shù)據(jù)要符合著錄規(guī)則要求，無明顯錯誤；

　?。?）按要求打印一套紙質(zhì)目錄，注意字體、字號、每頁目錄數(shù)量、行距、頁邊距、正反面設(shè)置等要求；

　?。?）使用規(guī)范目錄夾進行裝訂，裝訂整齊美觀；

　?。?）裝訂時注意檔案門類、全宗、分類、年度、期限的區(qū)分；

　　（5）平時質(zhì)檢、抽查、驗收過程中發(fā)現(xiàn)有錯誤的，要及時更正電子數(shù)據(jù)，同步調(diào)整紙質(zhì)目錄，如錯誤量大將全部重新打印。

　　4、數(shù)據(jù)備份

　　為保證檔案數(shù)字化成果的安全，需要及時對目錄數(shù)據(jù)、原文數(shù)據(jù)進行備份。驗收前需要按照相關(guān)要求，制作一套完整的數(shù)據(jù)備份。

　　（1）檔案目錄數(shù)據(jù)要轉(zhuǎn)換成XML、EXECL等格式；

　　（2）檔案原文要能夠有一份三套掃描件，即原始掃描件、圖像處理掃描件、PDF合并利用掃描件，三套掃描件要能夠數(shù)量一一對應(yīng)；

　?。?）掃描件需要命名規(guī)范，存儲路徑要符合標準要求；

　?。?）備份的載體使用脫機的大容量硬盤，推薦使用大廠、名牌產(chǎn)品。

　　5、項目工作文檔

　　本次檔案數(shù)字化項目開展過程中所形成的文檔資料，需要收集齊全，整理規(guī)范。項目工作文檔是驗收的重要組成部分，是否規(guī)范，是本次項目驗收能否通過的條件之一。

　?。?）檔案數(shù)字化過程中形成的各種數(shù)字化工作文件、記錄，工作日志、工作流程單、前處理工作單、掃描工作單、圖像處理工作單、數(shù)據(jù)錄入工作單等；

　?。?）各種工作人員名單、訪客名單、設(shè)備登記表、安全審查報告、保密承諾書、檔案交接單、項目驗收報告等。

　　6、申請報告

　　項目參與企業(yè)要認真總結(jié)，撰寫申請報告，及時提交業(yè)主單位，便于項目驗收的開展。

　?。?）申請報告主要包括：公司介紹、項目介紹、項目開展情況、項目完成情況、項目驗收的計劃安排等；

　?。?）項目負責經(jīng)理要簽字，項目公司要加蓋公章；

　?。?）及時提交業(yè)主單位，等待驗收工作開展。

　　文書檔案數(shù)字化驗收的準備工作是確保數(shù)字化檔案成功轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。通過合理規(guī)劃和準備，可以提高數(shù)字化檔案的質(zhì)量、效率和可持續(xù)性。同時，數(shù)字化檔案的建設(shè)要堅持科學、規(guī)范和可追溯的原則，注重信息安全和隱私保護。只有經(jīng)過充分的準備工作，才能順利完成文書檔案的數(shù)字化驗收，并為檔案管理和利用提供更加便捷和高效的方式。