對人員要求

非管理人員不得擅自進入庫房，且?guī)旆?、辦公、閱覽科要做到“三分開”。需要查詢檔案的人員應按照國家有關規(guī)定辦理書面證明材料，且查詢人應出示身份證明。

任何單位和個人不得盜取、偽造、損毀、涂改和擅自銷毀、標注、抄錄、復印、抽取、添加、轉借登記檔案。檔案管理人員應當定期對檔案庫(室)及檔案進行安全檢查和維護。發(fā)現(xiàn)檔案破損、毀壞等情況，應當及時采取修補、復制等搶救措施。發(fā)現(xiàn)其他問題，及時處理。

對環(huán)境的要求

檔案整理工作區(qū)和庫房內嚴禁吸煙，嚴禁攜帶易燃易爆、易腐蝕品入內，禁止使用明火。定期開窗通風，調節(jié)科內溫度、濕度。庫房要做到防高溫、防潮、防蟲、防盜、防塵、防水、防鼠、防火、防光、防污染、防有害生物；保持庫房內清潔衛(wèi)生，干凈、整潔，無蠕滋生物，要定期投放防蟲劑和滅鼠藥等。

對設備設施要求

要經(jīng)常對庫房的設施和安全進行檢查，保持設施完好無損。消防器材應放在明顯的位置，并按要求定期檢查、更換，保持良好狀態(tài)。庫房內柜架要排列有序，歸檔的案卷、圖書、圖紙、資料排列整齊、美觀、規(guī)范，與檔案數(shù)據(jù)庫中的目錄一一對應，以便于查找利用。