紙質檔案數字化加工的基本環(huán)節(jié)主要包括：檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、目錄建庫、數據掛接、數據驗收、數據備份、成果管理等。企業(yè)部門想要做好檔案數字化工作，需要充分準備好前、中、后三個階段。

　　一、掃描前期準備

　　1.檔案數字化加工流程的第一步是接收。

　　接收時要對檔案進行詳細登記，不出現漏登記或重復登記，保證檔案接收過程中數量無誤，同時也要與客戶進行書面交接并簽字確認。第一階段是數字化工作開展前的準備階段，也是檔案數字化起步的關鍵時刻，準備的內容包括紙質檔案的準備、基礎設施的準備、人員的準備及相應管理制度等。

　　2.檔案整理準備

　　檔案工作人員要能夠熟練掌握各階段檔案整理規(guī)則，整理工作包括歸檔與不歸檔鑒定、保管期限鑒定、文件頁排序、頁碼的編寫、按檔案整理方案歸檔排序、每一件蓋好歸檔章并準確無誤填寫，確保即將進行數字化加工的檔案齊全、完整、真實、準確、規(guī)范，同時要注意有些檔案需要進行拆除裝訂物，修整頁面，修補褪變、破損檔案等工作，才能進行數字化加工。

　　3.設備的準備

　　紙質檔案數字化工作需要相應的設備和場所，數字化加工場所應空間充足，布局合理，需配備消防系統(tǒng)和門禁、防盜、視頻監(jiān)控等安全系統(tǒng)。數字化加工設備需要計算機、檔案掃描儀、刻錄機及存儲介質（如磁帶、磁盤、光盤等），設備、數碼相機等，數字化加工工作同樣需要相應的軟件系統(tǒng)支撐，如操作系統(tǒng)、檔案管理軟件、掃描程序、刻錄軟件、備份軟件、病毒查殺軟件等，來保障數字化加工工作安全有保障。

　　4.人員的準備

　　檔案數字化加工人員需要具備一定的計算機知識和檔案管理知識。檔案工作人員要做好工作計劃，制定實施方案，成立檔案數字化工作領導小組，工作人員要求責任心強，細心細致，能夠嚴格把好質量關，實行數字化加工過程的全流程管理。

　　5.管理制度的完善

　　確保檔案的安全和工作的科學、規(guī)范、有序，應從這幾個方面制定相應的制度，如《檔案數字化工作管理辦法》《數字化工作流程》《檔案信息保密管理制度》《檔案數字化驗收工作細則》《數字化工作制度》《設備管理制度》等，并在紙質檔案數字化工作過程嚴格執(zhí)行。

　　二、掃描加工中階段

　　1.掃描操作

　　檔案掃描儀與計算機連接，安裝驅動和掃描軟件后即可使用。掃描操作就是將紙質檔案放入掃描儀、掃描、將檔案拿出掃描儀。但是這里還是強調不要急于掃描，在掃描前一定要對掃描方式、掃描色彩模式、掃描分辨率、圖像存儲格式進行判斷和設置，其依據為《紙質檔案數字化規(guī)范》及《紙質檔案數字化工作指南》中的相關要求。

　　2.圖像存儲：通常存儲的格式為JPG，掃描分辨率是影響檔案直觀效果的重要參數，規(guī)范中規(guī)定為300dpi以上。

　　3.圖像處理：能夠完成圖像拼接、圖像去污、裁邊、旋轉及糾偏等圖像處理工作，使圖像完整、整潔、端正。

　　三、掃描加工后階段

　　一批檔案掃描完，在移交檔案管理部門前，還有一些工作要做，包括圖像檢查、數據對接檢查、數據存儲、數據移交等工作，每項工作依次銜接完成。

　　1.圖像檢查：檢查人員首先要掌握紙質檔案數字化加工的標準要求，然后才能參與檢查。其次檢查人員要認真負責，在可能的情況下實現100%的檢查，一旦發(fā)現問題，必須進行修改。

　　2.數據對接檢查：目前，利用數字檔案的方式基本都是通過目錄來檢索數據，因此目錄與圖像及數字化副本能否一一對應，也是檢查的重要內容，檢查率應為100%，如果發(fā)現問題，必須重新修改完善。

　　3.數據存儲：存儲的內容包括檔案圖像、目錄數據、相關說明文件等，其存儲結構包括圖像文件的命名方式等應按照數字檔案管理系統(tǒng)的設計模板來建立，而相關文件說明要盡可能地齊全，包括但不限于工作流程過程中的規(guī)劃方案、人員登記表、數字化加工檔案登記表、數量統(tǒng)計表、質量檢查表、編碼說明文件、數據描述等，建立起完整的項目檔案元數據。

　　4.數據移交：將前期工作成果向檔案管理部門移交，移交的內容由檔案管理部門規(guī)定，移交過程包括移交前的驗收和辦理交接手續(xù)，此驗收由檔案管理部門來驗收，驗收合格則進行辦理交接手續(xù)，交接手續(xù)在雙方蓋章確認后，標明此次工作即圓滿完成。

　　廣西檔案掃描公司怎樣選擇

　　選擇一家合適的檔案掃描公司對于確保高質量的掃描服務和數據安全至關重要。以下是一些選擇檔案掃描公司時需要考慮的關鍵因素：

　　1.專業(yè)經驗和資質

　　選擇具有豐富經驗和專業(yè)資質的檔案掃描公司。查看其公司歷史、行業(yè)經驗以及員工培訓情況。

　　了解公司是否熟悉各種檔案類型和掃描技術，以及是否具備處理敏感信息的能力。

　　2.技術設備和能力

　　確保檔案掃描公司擁有先進的掃描設備和技術，以保證高質量的圖像和數據提取。

　　詢問公司是否能夠處理大批量掃描、彩色圖像、多頁文件等特殊需求。

　　3.數據安全和隱私保護

　　選擇重視數據安全和隱私保護的檔案掃描公司。了解其安全措施，如訪問控制、數據加密、員工背景審查等。

　　確保公司遵守相關法規(guī)和標準，保護客戶的檔案信息不被泄露。

　　4.服務質量和客戶支持

　　評估檔案掃描公司的服務質量和客戶支持水平。了解其交付時間、準確性和可靠性。

　　查看公司的客戶評價和參考案例，與現有客戶溝通以獲取他們的滿意度反饋。

　　5.報價和費用結構

　　比較不同檔案掃描公司的報價，并確保理解其費用結構。不僅要考慮掃描服務的價格，還要了解可能的額外費用，如預處理、索引編制等。

　　選擇符合預算并提供透明費用結構的公司。

　　6.適應性和靈活性

　　考慮檔案掃描公司是否能夠適應不同的項目需求和變化。他們是否能夠提供定制化的解決方案，以及是否愿意與客戶合作以滿足特定要求。

　　7.參考和推薦

　　向同事、行業(yè)協會或其他相關機構咨詢檔案掃描公司的推薦和意見。

　　參考其他客戶的經驗和評價，了解公司的口碑和信譽。

　　總之，選擇檔案掃描公司時，需要綜合考慮專業(yè)經驗、技術設備、數據安全、服務質量、報價等因素。通過仔細評估和比較不同的公司，選擇一家符合要求的檔案掃描合作伙伴，以確保高質量的服務和數據安全。

　　廣西檔案掃描的圖像處理

　　檔案是記錄生產生活的原生信息資源，具有不可再生性，所以，在檔案數字化加工過程中，每個環(huán)節(jié)都格外重要。今天，我們就一起探討一下數字化加工的第一步——圖像處理。

　　圖像處理是檔案數字化加工中是非常重要的一個環(huán)節(jié)，它是對圖像的優(yōu)化，使得圖像能更加方便檔案管理人員查閱。

　　一、為什么需要圖像處理？

　　有的檔案因保存時間較長，紙底顏色已發(fā)黃，將檔案掃描照片局部放大后發(fā)現空白部分并非純色，而是含有黑、灰、紅、藍、黃、綠等多種顏色的組合，這些多余的顏色實際上是掃描過程中產生的噪聲。圖像放大后，整個數據曲線都呈現出深淺不一、粗細不均的色澤，同時也出現了少量的非藍色像素點。

　　二、如何解決這些問題的？

　　中著影像掃描加工管理系統(tǒng)，是一款自主研發(fā)集常規(guī)影像掃描、圖像處理和管理為一體的加工系統(tǒng)。系統(tǒng)可解決大部分圖像問題，使圖像內容更清晰美觀，適用于機關企事業(yè)單位自行使用和檔案外包服務公司。多年項目實際使用經驗，操作簡單方便，功能集成度高，有效提高工作效率。

　　掃描過程中產生的圖像噪聲，從圖像分析應用的角度來說，這些無效信息應該被剔除。而對圖像內容進行替換，實際上是對圖像中有效信息的強化，使存檔圖像變得更清晰易讀，因為圖像從24位彩色轉變?yōu)?位彩色，經過優(yōu)化后，圖像的存儲空間也相應地減小了，在提高圖片質量的同時還大大節(jié)約了存儲空間。優(yōu)化后，數據記錄由不同顏色、不同線條變?yōu)榫鶆?、固定顏色，與背景色、表格色區(qū)別明顯，可以直接通過RGB值自動識別提取數據曲線。

　　三、圖像處理對檔案數字化加工的重要性

　　目前，掃描文件存在圖像歪斜、污損、褪色、模糊、字跡不清晰等問題，不符合文件歸檔和服務的要求，也不利于業(yè)務應用。尤其是圖像的提取難度更大，數值提取的精度也難以保證。而檔案數字化加工是需要保證檔案的質量，出現這些問題嚴重的影響了質量，而使用圖像優(yōu)化就讓上述情況得到良好的解決。

　　廣西檔案掃描公司選擇掃描儀

　　檔案掃描，可以說是靠掃描儀吃飯的行業(yè)，掃描儀是否規(guī)范使用直接影響著掃描成果的質量和項目進程。在檔案數字化加工過程中，常用的掃描設備有平板掃描儀、零邊距掃描儀、高速掃描儀、大幅面掃描儀、高拍儀、非接觸式掃描儀等。面對這些紛雜的掃描設備，實際工作中該如何正確選擇運用？

　　首先，我們要對檔案數字化中的檔案進行統(tǒng)計、分類，然后根據檔案新舊程度、裝訂方式、紙張質量、大小、厚度等進行判斷，最后決定選擇掃描儀的類型：

　　1.檔案紙張較差，較薄、易破損，或者掃描量較少，選擇平板掃描儀。

　　平板掃描儀，又稱平臺式掃描儀、臺式掃描儀，是指由CCD或CIS等光學器件來完成掃描工作的掃描設備。掃描時需要掀開掃描儀的蓋子，檔案資料平鋪透光玻璃上再蓋上蓋子，鏡頭在透光玻璃下左右移動，達到掃描成像目的。普通企業(yè)日常辦公用得較多的掃描儀就是平板掃描儀，它能夠掃描A4、A3等大小的紙張。

　　2.如果檔案紙張可以拆訂，質量相對較好，沒有太多褶皺，沒有粘貼票據，且掃描量相對較大的項目，可以選擇饋紙式掃描儀。

　　高速掃描儀，將單張的整齊的紙張放到饋紙?zhí)?，掃描儀會自動一頁一頁地將紙張進行掃描。相對來說，高速掃描儀，高速高效，掃描成果質量好，但成本相對較高。

　　3.在掃描的檔案中，有些難以拆卷或者不允許拆卷的情況，這個時候零邊距掃描儀可以派上用場了。

　　零邊距掃描儀可以不用拆卷就能夠對檔案進行掃描，在掃描裝訂成冊的對象時，紙張不必緊貼玻璃面板，并且掃描后的圖像能夠做到不變形，不失真。

　　4.如果須對工程類的檔案或者大型圖紙進行加工，可以選擇大幅面掃描儀。

　　大幅面掃描儀能夠對A0、A1這類的大型工程圖紙進行掃描，保持圖像的完整性。

　　5.如果檔案紙張粘有票據，或者存在特殊要求，可以選擇高拍儀。

　　高拍儀可以通過拍照的方式，對圖像畫面進行掃描。高拍儀具有OCR文字識別功能，可以將掃描的圖片識別轉換成可編輯的word文檔。

　　6.對于已經裝訂成冊，不方便拆訂的書籍、卷宗等，可以選擇非接觸式掃描儀。

　　非接觸式掃描儀，也稱書刊掃描儀，通常指掃描元件與被掃描物品不直接接觸，被掃描的書籍、檔案、卷宗等擺放在置物臺上，通過線性CCD掃描對圖像進行采集。非接觸式掃描儀具有OCR文字識別功能，是專門為書籍、檔案、賬本、卷宗這種裝訂成冊并且不方便拆訂的紙張而設計的一種特殊的掃描儀。

　　在檔案數字化的實際操作中，應以文件內容無損轉化為目標，靈活選擇最適掃描儀，才能高效助力項目。