撫順檔案信息化建設

第一條　為了加強城市建設檔案(以下簡稱城建檔案)工作，充分發(fā)揮城建檔案在城市規(guī)劃、建設及其管理中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、國務院《科學技術檔案工作條例》、《建設工程質量管理條例》和國家標準《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》等有關法律、法規(guī)，制定本辦法。第二條　本辦法所稱城建檔案，是指城市規(guī)劃、建設、管理及科研活動中直接形成的，對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、照片、錄音、錄像等各種載體的歷史記錄。第三條　凡在本市城市規(guī)劃區(qū)內(nèi)進行工程建設和形成城建檔案的公民、法人和其它組織，均應遵守本辦法。第四條　城建檔案工作按照統(tǒng)一領導，分級管理的原則，建立以市城建檔案館為中心，各形成城建檔案的單位檔案室為基礎的城建檔案管理網(wǎng)絡，確保城建檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效利用。第五條　市城鄉(xiāng)建設委員會負責全市城建檔案管理工作，業(yè)務上受市檔案行政管理部門的監(jiān)督與指導，城建檔案日常工作由市城建檔案管理辦公室(市城建檔案館)負責。城建檔案管理部門實施行政處罰后須報市檔案行政管理部門備案。第六條　市城建檔案館負責收集和保管本市需要長期和永久保存的城建檔案資料，組織開展城建檔案理論研究和專業(yè)人員培訓，建立健全城建檔案管理制度，積極開發(fā)城建檔案信息資源，為社會提供利用檔案和技術咨詢服務。
　　城建檔案利用和技術咨詢應遵循有償服務和無償服務相結合的原則，有償服務收費范圍和標準按照國家、省有關規(guī)定執(zhí)行。第七條　市城建檔案館主要接收下列建設工程的檔案：
　　(一)城市工業(yè)建筑工程(包括廠區(qū)和各種地下管線工程)；
　　(二)城市民用建筑工程(包括建筑區(qū)域或小區(qū)的各種地下管線工程)；
　　(三)城市市政基礎設施工程；
　　(四)城市公用基礎設施工程；
　　(五)城市公共交通基礎設施工程；
　　(六)城市園林建設、風景名勝建設工程；
　　(七)城市市容環(huán)境衛(wèi)生設施建設工程；
　　(八)城市防洪、抗震、人防工程；
　　(九)軍事工程檔案資料中，除軍事禁區(qū)和軍事管理區(qū)以外的穿越市區(qū)的地下管線走向和有關隱蔽工程的位置圖。第八條　市城建檔案館應收集以下與城市規(guī)劃、建設及其管理有關的城市建設基礎資料：
　　(一)城市歷史資料包括城市歷史沿革、歷史文化遺產(chǎn)、地名、各項建設事業(yè)和設施發(fā)展史等資料。
　　(二)城市自然資料包括氣象、水文、地質、地震等資料。
　　(三)城市技術經(jīng)濟資料包括城市經(jīng)濟、人口、自然資源、環(huán)境、交通、文化教育、科研、衛(wèi)生、體育、工礦、企事業(yè)的現(xiàn)狀及發(fā)展等統(tǒng)計資料。
　　(四)有關城市建設方針、政策、法規(guī)、計劃、統(tǒng)計資料，以及設計、科研、施工等技術規(guī)程規(guī)范資料。第九條　建設單位應當與城建檔案管理部門簽訂《報送建設工程竣工檔案責任書》。第十條　各建設、設計、施工單位應按有關規(guī)定建立健全工程圖紙更改、補充制度。凡更改、補充圖紙的，應當重新編制建設工程檔案，并在工程竣工后三個月內(nèi)向城市建設檔案館補交變更圖。第十一條　建筑工程、地下管線工程的竣工圖必須圖樣清晰，與建筑物實體相符，并加蓋竣工圖章。竣工圖不完整、不準確、不符合歸檔要求的建設項目，不準驗收檔案。第十二條　建設單位在建設工程竣工驗收前，須按規(guī)定提請市城建檔案管理部門對建設工程檔案進行預驗收。驗收合格的，由城建檔案管理部門出具《遼寧省建設工程竣工檔案初驗合格證》。市重點項目的建設工程，建設單位應通知市檔案行政管理部門派員參加預驗收并參加竣工檔案的驗收。第十三條　建設單位在辦理建設工程竣工驗收備案時必須提交《遼寧省建設工程竣工檔案初驗合格證》，否則建設行政主管部門不予辦理竣工驗收備案。第十四條　建設工程、地下管線工程竣工驗收后，建設單位必須按規(guī)定向城建檔案館移交完整的建設工程檔案。城建檔案館應對符合國家移交標準的，發(fā)給《遼寧省城市建設檔案合格證》。《遼寧省城市建設檔案合格證》作為有關主管部門對開發(fā)企業(yè)、施工企業(yè)資質年審和評定工程質量等級的重要內(nèi)容。第十五條　向城建檔案館移交建設工程檔案時應附有工程照片及實況錄像等檔案材料。第十六條　凡屬停建、緩建工程，工程技術資料暫由建設單位保管；建設項目發(fā)生機構并遷、業(yè)務轉移和建筑物管理、使用權變更時，要做好工程檔案資料的移交、保管，由實施竣工圖的單位負責，會同原建設單位向城建檔案館報送工程檔案。

檔案信息化基礎建設的核心內(nèi)容主要是什么？

　　檔案信息化建設主要包括：基礎設施建設、檔案信息資源建設、應用系統(tǒng)建設、標準規(guī)范建設和人才隊伍建設等五個方面的內(nèi)容。
　　1、
基礎設施建設。主要指檔案信息網(wǎng)絡系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設備。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎條件，只有建設先進的檔案信息網(wǎng)絡，才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。
　　2、檔案信息資源建設。檔案信息資源建設是檔案信息化建設的基礎和核心，是一項長期的工作。檔案信息是國民經(jīng)濟和社會發(fā)展的戰(zhàn)略資源之一，它的開發(fā)和利用是檔案信息化建設取得成敗的關鍵，也是衡量檔案信息化水平的一個重要標志。檔案信息資源建設主要內(nèi)容包括館藏檔案的數(shù)字化和電子文件的采集和接收。檔案信息資源建設主要形式包括館藏檔案目錄中心數(shù)據(jù)庫建設、各種數(shù)字化檔案全文及專門數(shù)據(jù)庫建設。
　　3、應用系統(tǒng)建設。應用系統(tǒng)建設主要內(nèi)容包括檔案信息的收集、檔案信息的管理、檔案信息的利用、檔案信息的安全等方面，它關系到檔案信息化建設的速度與質量、集中體現(xiàn)了檔案信息化建設的效益和檔案信息服務的效果。
　　4、標準規(guī)范建設。是對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標識、描述、存儲、查詢、交換、網(wǎng)上傳輸和管理等方面，制定標準、規(guī)范，并指導實施的過程。檔案信息化的標準、規(guī)范相當于信息高速公路上的“交通規(guī)則”，對于確保計算機管理的檔案信息和網(wǎng)絡運行的安全、暢通，具有十分重大的意義。
　　5、人才隊伍建設。檔案信息化建設，人才是關鍵。人才是最寶貴的資源。它不僅需要檔案專業(yè)人才，計算機專業(yè)人才，更需要既懂檔案業(yè)務，又熟悉信息技術的復合型人才。

如何進行檔案信息化管理

導語：在現(xiàn)代化社會發(fā)展中，檔案管理工作具有多樣性、便捷性、廣泛性以及服務性特點，人們對于檔案管理工作提出了越來越高的要求，不管是檔案保存方面還是管理理念的選擇方面，都發(fā)生了質方面的飛躍，隨著社會的發(fā)展以及經(jīng)濟水平的提高，信息化是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。

一、配備統(tǒng)一的管理設備實現(xiàn)計算機在檔案部門的全覆蓋。

要為機關檔案發(fā)展提供快、準、全的檔案信息，計算機給我們提供了一個強有力的工具。利用計算機檔案管理系統(tǒng)可實現(xiàn)：檔案自動編目和檢索、檔案自動全文存儲與檢索、檔案業(yè)務工作管理、計算機輔助立卷、檔案自動標引，以及文檔一體化管理等。因此，只有實現(xiàn)統(tǒng)一型號、統(tǒng)一規(guī)格的計算機全面覆蓋，才能為機關檔案管理實現(xiàn)信息化提供硬件保障。采用高容量的存儲載體。隨著機關檔案數(shù)量的增加，檔案部門面臨著沉重的庫房壓力，以及檔案自然老化和人為損害的難題，這就需要使用大容量的檔案存儲載體。利用計算機的磁盤存儲系統(tǒng)和光盤存儲系統(tǒng)，特別是光盤存儲系統(tǒng)，可以解決檔案信息存儲難的問題。采用高容量的存儲載體不但可減輕管理人員的工作量，而且能提高檔案工作效率。

二、建立規(guī)范的管理機制在檔案信息化建設過程中，為明晰相關責任，保障網(wǎng)絡及數(shù)據(jù)的安全運行，還需要從實際出發(fā)建立規(guī)范的管理機制。

創(chuàng)新檔案管理制度。有關檔案管理部門應該根據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，制定適應信息化建設的檔案管理制度。

一是健全和完善檔案管理業(yè)務流程和技術規(guī)范，細化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟;

二是制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。統(tǒng)一檔案管理標準。標準規(guī)范化是檔案信息化建設的重要基礎之一。

檔案管理標準化包括：

檔案整理標準、統(tǒng)計標準、服務標準、各項技術標準等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標準，檔案數(shù)據(jù)庫中的信息資源就無法建立;如果相關檔案部門不按統(tǒng)一的標準去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網(wǎng)絡就無法暢通，資源共享也就難以實現(xiàn)。

三、建設復合型的管理隊伍提高檔案管理人員的信息化意識。

信息時代文件的自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡傳遞和安全利用都是在計算機上實現(xiàn)的。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計算機系統(tǒng)和網(wǎng)絡安全防護知識，以確保檔案信息的完整性與信息的安全性。檔案管理人員還應立足本職工作，強化自我學習意識，積極參與信息化教育培訓，不斷更新專業(yè)知識，提高自身的業(yè)務素質和工作水平。提高檔案管理人員信息化工作技能。為盡快實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉變，政府部門應有計劃地對本系統(tǒng)的檔案管理人員進行信息化技能培訓，培訓內(nèi)容涵蓋計算機、網(wǎng)絡、信息工程等方面的知識。相關檔案管理部門還應創(chuàng)造必要的條件，讓檔案管理人員及時了解檔案發(fā)展趨勢和現(xiàn)代科技在檔案工作中的應用，不斷提高他們的工作技能。

一、 轉變傳統(tǒng)的檔案管理模式，把實體管理變?yōu)樾畔⒐芾?/p>

傳統(tǒng)的`檔案管理，就是以紙質、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實體，以手工操作為主完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統(tǒng)計和提供利用等方面的檔案管理過程，其工作量巨大，步驟之繁瑣。因為存儲量大，檔案管理部門不能對已經(jīng)歸檔的檔案材料，進行信息的提煉和加工處理，檔案信息資源在很大程度上被閑置甚至浪費。隨著現(xiàn)代化管理技術和設備的引進，特別是計算機、光盤、縮微、多媒體等技術的發(fā)展為檔案管理的現(xiàn)代化提供了良好的的客觀環(huán)境，現(xiàn)代技術促使傳統(tǒng)的檔案管理模式面臨著新的挑戰(zhàn)。當前，檔案管理工作的重點也應適應數(shù)字化管理的需要，從實體檔案管理轉變?yōu)閷π畔①Y源的管理，以信息為管理對象，對形成的各種門類的檔案進行數(shù)字化加工，利用現(xiàn)代化技術手段對檔案信息資源進行管理。經(jīng)過信息化的檔案資源是可重復、多平臺利用的信息資源，檔案資源只有通過信息化、才能真正實現(xiàn)檔案資源信息的價值和使用價值，它能為經(jīng)濟發(fā)展、科技進步、社會繁榮等諸多領域提供更全面、更高效、更快捷的服務;它能創(chuàng)造最佳的社會效益和經(jīng)濟效益，使之真正成為未來信息社會國 民經(jīng)濟和社會發(fā)展的寶貴戰(zhàn)略資源。

二、應建立有效的文件檔案管理計算機信息系統(tǒng)，充分、合理、安全地使用電子檔案

要實現(xiàn)檔案信息化，就必須建立有效的文件檔案管理計算機信息系統(tǒng)，為此，人們要做好以下幾項工作：首先，改進和規(guī)范在應用計算機條件下文件檔案管理工作流程，使之適應檔案熔化管理的需要;其次，依據(jù)文件處理流程來進行檔案信息化系統(tǒng)軟件功能設計;再次，在信息系統(tǒng)中建立完善的內(nèi)部控制制度，確保檔案的安全。另外，在電子檔案使用過程當中，我們也應注意到一是電子檔案安全性問題。因為計算機網(wǎng)絡化的快速發(fā)展，電子檔案涉及范圍迅速擴展，數(shù)量也急劇增加，特別是計算機網(wǎng)絡化的快速發(fā)展，隨之而來的問題就是如何在網(wǎng)絡下防范計算機病毒以及黑客的攻擊，確保電子檔案的安全。二是電子檔案的真實性問題。在實際工作中，由于從電子文件的生成到歸檔缺少規(guī)范化和程序化管理;相當數(shù)量的草稿性電子文件處于自生自滅的狀況，多數(shù)電子檔案與其相對應的紙質檔案之間未建立統(tǒng)一的管理方法;儲存電子檔案選用的載體不耐久等原因，影響了檔案的完整性、可靠性，從而影響了檔案的真實性。三是電子檔案的法律效力問題，通常檔案的法律效力都是與其載體相關來確定，電子檔案由于沒有固定的載體，所以，制定相應的法律認定條文就有一定的困難，這也就是光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案未被法律認定的原因。

三、提高檔案管理人員的素質，實現(xiàn)檔案管理科學化

現(xiàn)代化的設備需要人來操作，檔案工作信息化需要人來實現(xiàn)。檔案管理人員必須具備多元化知識背景才能適應要求，現(xiàn)代化知識將成為每一位檔案工作者知識構成的要素，同時，也深刻地影響檔案工作隊伍的結構和檔案管理人員的知識結構。

因此，建立一支具有現(xiàn)代科學技術知識和業(yè)務知識的專業(yè)隊伍是至關重要的：

首先，檔案工作者必須具有多元化的知識結構，現(xiàn)代科學成果在檔案管理中在大量運用迫使檔案工作人員支學習和掌握理論、文化和管理等有關知識，其中尤為重要的是計算機、數(shù)學、生物學等學科的知識，它們對檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化具有直接作用。

其次，全面掌握檔案專業(yè)知識，如具備檔案學、檔案管理學、文書學、目錄學、檔案自動化管理以及檔案著錄、標引、檢索、編研、復制、修裱等有關檔案專業(yè)知識和基本技能。

再次，從檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展趨勢看，檔案工作人員必須具備掌握檔案管理現(xiàn)代化技術、進行檔案信息分析與研究、提供高層次檔案信息服務與咨詢等三方面的能力。檔案管理人員必須學習、學習、再學習，上級檔案管理部門要積極創(chuàng)造條件，有計劃的選送檔案管理人員進行深造，進行離崗培訓，還可以采取以老帶新、以強帶弱的辦法，互幫互學等建立復合型人才群和梯隊型人才結構。

撫順市人民政府關于印發(fā)《撫順市檔案管理辦法》的通知

第一章　總則第一條　為加強檔案管理，有效地保護和利用檔案，使其成為經(jīng)濟建設和社會發(fā)展服務，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《遼寧省檔案條例》及有關法律、法規(guī)，結合本市實際，制定本辦法。第二條　本市行政區(qū)域內(nèi)的機關、團體、企事業(yè)單位、其他組織及個人，均應遵守本辦法。第三條　各級人民政府應當加強對本行政區(qū)域內(nèi)檔案工作的領導，把檔案事業(yè)建設列入國民經(jīng)濟和社會發(fā)展計劃中，建立健全檔案機構，保障檔案事業(yè)發(fā)展所需經(jīng)費。
　　機關、團體、企事業(yè)單位和其他組織應當加強本單位檔案工作的領導，建立健全檔案機構，將檔案工作納入年度工作計劃及長遠發(fā)展規(guī)劃，保障檔案工作依法開展。各級人民政府有關部門應當按照各自的職責，配合檔案行政管理部門做好檔案工作。第四條　檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理的原則，維護檔案的完整、準確與安全，保守國家機密，便于社會利用。第五條　各級人民政府、檔案行政管理部門及有關單位應當按《中華人民共和國檔案法實施辦法》，對檔案工作做出顯著成績和重要貢獻的單位和個人給予獎勵。第二章　檔案機構及其職責第六條　市人民政府檔案行政管理部門主管本市行政區(qū)域內(nèi)的檔案事業(yè)，其職責是：
　?。ㄒ唬└鶕?jù)有關法律、法規(guī)和國家有關方針政策，研究、制定檔案工作規(guī)章制度；
　?。ǘ┲贫ㄈ袡n案事業(yè)發(fā)展綜合規(guī)劃和專項計劃，并組織實施；
　　（三）對有關法律、法規(guī)和國家有關方針政策的實施情況進行監(jiān)督檢查，依法查處檔案違法行為；
　?。ㄋ模Ρ拘姓^(qū)域內(nèi)縣（區(qū)）檔案局（館）的檔案工作，中直、省直、市直部門和單位的檔案工作，實施監(jiān)督和指導；
　?。ㄎ澹┙M織、指導檔案理論與科學技術研究、檔案宣傳與檔案教育、檔案工作人員培訓。第七條　縣（區(qū)）人民政府檔案行政管理部門主管本行政區(qū)域內(nèi)的檔案事業(yè)，其職責是：
　　（一）貫徹執(zhí)行國家、省、市有關方針政策和有關法律、法規(guī)；
　　（二）制定本行政區(qū)域內(nèi)的檔案事業(yè)發(fā)展計劃和檔案規(guī)章制度，并組織實施；
　?。ㄈ┍O(jiān)督、指導本行政區(qū)域所屬機關、團體、企事業(yè)單位、鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）、街道和其他組織的檔案工作，依法查處檔案違法行為；
　?。ㄋ模┙M織、指導檔案理論與科學技術研究、檔案宣傳與檔案教育、檔案工作人員培訓。
　　撫順經(jīng)濟開發(fā)區(qū)、撫順勝利經(jīng)濟開發(fā)區(qū)應當根據(jù)市人民政府授予的行政管理權力，指定專門部門管理本區(qū)域內(nèi)檔案事業(yè)，具體履行上述職責。第八條　機關、團體、企事業(yè)單位和其他組織的檔案機構，除按隸屬關系接受本系統(tǒng)、本行業(yè)檔案主管部門的監(jiān)督、指導外，應當接受本行政區(qū)域相應的人民政府檔案行政管理部門的監(jiān)督、指導，其職責是：
　　（一）貫徹執(zhí)行國家、省、市有關方針政策和有關法律、法規(guī)，建立健全本單位的檔案工作規(guī)章制度；
　?。ǘ┲笇П締挝晃募?、資料的形成、積累和歸檔工作；
　?。ㄈ┙y(tǒng)一管理本單位的檔案，按照規(guī)定向有關檔案館移交檔案；
　?。ㄋ模┍O(jiān)督、指導所屬機構的檔案工作。
　　鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）人民政府、街道辦事處的檔案機構，除履行上述職責外，還應當在縣（區(qū)）以上檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導下，加強基層檔案工作，完成上級部署的工作任務。
　　村民委員會應確定人員負責檔案工作，確保檔案完整、安全和提供利用。第九條　市、縣（區(qū)）綜合檔案館，是集中保存、管理檔案的文化事業(yè)機構，負責收集和接收本館保管范圍內(nèi)對國家和社會有保存價值的檔案；對所保存的檔案應嚴格按照規(guī)定整理和保管；采取各種形式開發(fā)檔案資源，為社會利用檔案資源提供服務。
　　按照國家有關規(guī)定，經(jīng)批準成立的其他各類檔案館，可以承擔上述工作任務。第十條　綜合檔案館收集檔案的范圍，按國家、省檔案行政管理部門的規(guī)定辦理。專門檔案館和部門檔案館收集檔案的范圍，由其主管部門提出意見，經(jīng)市檔案行政管理部門核準。企事業(yè)單位檔案館按照國家有關規(guī)定確定收集的范圍，報市檔案行政管理部門備案。第十一條　各單位應選配政治素質好、具備專業(yè)知識、取得檔案管理崗位資格證書的人員從事檔案工作。
　　從事檔案咨詢、鑒定、評估等業(yè)務的機構或人員，必須經(jīng)市以上檔案行政管理部門資質認定。